難しいメール

「書きたくないメール」こそテクニックが効く

🔄 Quick Recall: レッスン4で敬語とトーンのコントロールを学びました。今回はその応用 — 感情的にも技術的にも難しいメールの書き方です。

謝罪、催促、断り、クレーム対応。こういうメールは書くのにストレスがかかります。だからこそ、型を知っておくと楽になります。

難しいメール1：謝罪

謝罪メールの4ステップ

① 非を認める（言い訳なしで）
② 原因を説明する（簡潔に）
③ 対策を提示する（具体的に）
④ 再発防止策を伝える

例：納品遅延の謝罪

件名：【お詫び】○○納品遅延のご報告と対応について

ABC株式会社
営業部 田中太郎様

平素より大変お世話になっております。
株式会社XYZの鈴木です。

このたび、○月○日納品予定の△△について、
2日間の遅延が発生する見込みとなりました。
多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

【原因】
製造工程における品質検査で基準を満たさない
ロットが発見され、再製造が必要となりました。

【対応】
・修正後の納品日：○月○日（2日後）
・品質確認済みの製品を優先出荷いたします

【再発防止】
今後は中間検査のチェックポイントを追加し、
同様の問題が早期に発見できる体制を整えます。

重ねてお詫び申し上げます。
ご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。

NG： 「社内の事情により」だけで具体的な原因を示さない。相手は原因がわからないと不安が解消されません。

✅ Quick Check: 謝罪メールで「言い訳」と「原因説明」の違いは？（言い訳は責任を回避しようとする。原因説明は責任を認めた上で「なぜ起きたか」を客観的に伝える）

難しいメール2：催促

催促のポイントは「責めずにリマインドする」こと。

催促メールの型

① 前回のメールを参照（「先日お送りした〜の件ですが」）
② 状況を確認する形で（「ご確認いただけましたでしょうか」）
③ 相手の事情を想定して配慮（「ご多忙のところ恐れ入りますが」）
④ 期限を再提示する

例：見積もり回答の催促

件名：【再送】○○お見積もりについてのご確認

お世話になっております。XYZの鈴木です。

先日お送りいたしました○○のお見積もりについて、
ご確認状況はいかがでしょうか。

ご多忙のところ恐れ入りますが、
社内の手続き上○月○日までに回答をいただけますと
大変助かります。

ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

表現の使い分け：

催促の段階	表現
1回目（やわらかく）	「その後、ご状況はいかがでしょうか」
2回目（少し明確に）	「念のためご連絡いたしました」
3回目（期限を明示）	「○日までにご回答いただけますと幸いです」

難しいメール3：断り

日本のビジネスでは「直接的なNo」を避ける文化があります。でもメールでは曖昧にしすぎると伝わりません。

断りメールの型

① 感謝（提案・依頼への感謝）
② 理由（簡潔に。詳細すぎると言い訳に聞こえる）
③ 断り（丁寧だが明確に）
④ 代替案（可能であれば）
⑤ 関係維持（今後もよろしくの一言）

例：提案を断る

件名：【ご返答】○○サービスのご提案について

お世話になっております。XYZの鈴木です。

先日は○○サービスのご提案をいただき、
誠にありがとうございました。社内で検討いたしました。

大変魅力的なご提案ではございましたが、
今期は別の施策を優先することとなり、
今回は見送らせていただきたく存じます。

もし来期以降に再度ご提案いただける機会がございましたら、
改めて検討させていただければ幸いです。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

✅ Quick Check: 断りメールで「検討の結果、難しいです」とだけ書くのは適切ですか？（不十分。感謝 + 理由 + 代替案があると、相手の心証が大きく違う）

AIで難しいメールを効率化する

以下の状況に合った謝罪メールのドラフトを作成してください。

状況：
- 納品が2日遅延する
- 原因：品質検査で基準未達のロット発見
- 相手：取引先の営業部長（継続取引あり）
- 修正後の納品日：2月20日

要件：
- 謝罪 → 原因 → 対策 → 再発防止の4ステップ構成
- 敬語レベル：ビジネス敬語
- 言い訳がましくならないよう注意
- 具体的な対策と日程を含める

AIに型と状況を伝えれば、適切なドラフトが出てきます。感情的に書きにくいメールこそ、AIの「冷静さ」が役立ちます。

Key Takeaways

謝罪：「認める → 原因 → 対策 → 再発防止」の4ステップ
催促：責めずにリマインド。段階的に表現を強める
断り：感謝 + 理由 + 断り + 代替案 + 関係維持
難しいメールこそ「型」を持っていると冷静に書ける
AIは感情的に書きにくいメールのドラフト作成に特に有効

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