レッスン 7 15分

メールテンプレート

よく使うメールをテンプレート化して、品質を維持しながら作成時間を大幅に短縮する方法を学びます。

テンプレートは「手抜き」ではなく「品質管理」

🔄 Quick Recall: レッスン2〜6で、メールの構成、件名、敬語、難しいメール、フォローアップの書き方を学びました。これらの知識をテンプレートに落とし込めば、毎回ゼロから考えなくて済みます。

テンプレートを使う=手を抜く、ではありません。テンプレートは「最低品質を保証する仕組み」です。疲れていても忙しくても、テンプレートがあれば一定レベル以上のメールが書けます。

テンプレートの設計ルール

ルール1:固定部分と可変部分を分ける

固定部分 → そのまま使う構成・定型表現
可変部分 → [角括弧] で囲む(毎回書き換え)

ルール2:可変部分は最小限に

書き換える箇所が多いと、テンプレートの意味がなくなります。3〜5箇所が理想。

ルール3:使う場面をテンプレート名に入れる

✅ 「見積もり送付_社外」「日程調整_社内」「催促_1回目」
❌ 「テンプレート1」「メール雛形」

ビジネスメールテンプレート5選

テンプレート1:日程調整(社外)

件名:【ご相談】[打ち合わせ名]の日程について

[会社名]
[部署名] [氏名]様

お世話になっております。[自社名]の[自分の名前]です。

[目的]のお打ち合わせの日程をご相談させてください。

以下の日程でご都合のよいお時間帯がございましたら
お知らせいただけますと幸いです。

1. [日付1] [時間帯1]
2. [日付2] [時間帯2]
3. [日付3] [時間帯3]

上記以外でも対応可能ですので、
ご希望がございましたらお気軽にお申し付けください。

何卒よろしくお願いいたします。

テンプレート2:見積もり送付

件名:[商品/サービス名]お見積書のご送付

[会社名]
[部署名] [氏名]様

お世話になっております。[自社名]の[自分の名前]です。

ご依頼いただきました[商品/サービス名]のお見積書を
添付にてお送りいたします。

■ お見積もり概要
・件名:[案件名]
・金額:[金額]円(税別)
・有効期限:[日付]まで

ご不明点やご質問がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。

ご検討のほどよろしくお願いいたします。

テンプレート3:謝罪(納期遅延)

件名:【お詫び】[案件名]納品遅延のご報告

[会社名]
[部署名] [氏名]様

平素より大変お世話になっております。
[自社名]の[自分の名前]です。

このたび、[日付]納品予定の[案件名]について、
[遅延日数]日間の遅延が生じる見込みとなりました。
多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

【原因】[原因の説明]
【修正後の納品日】[新しい納品日]
【再発防止策】[防止策]

重ねてお詫び申し上げます。
ご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。

テンプレート4:お礼(打ち合わせ後)

件名:本日のお打ち合わせのお礼

[会社名]
[部署名] [氏名]様

お世話になっております。[自社名]の[自分の名前]です。

本日はお忙しい中、お時間をいただき
誠にありがとうございました。

[打ち合わせの主なポイント1〜2行]

次のステップとして、[ネクストアクション]を
[期限]までに対応いたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

テンプレート5:断り

件名:【ご返答】[提案/依頼の件名]について

[会社名]
[部署名] [氏名]様

お世話になっております。[自社名]の[自分の名前]です。

先日は[提案/依頼の内容]をいただき、
誠にありがとうございました。

社内で検討いたしましたが、
[理由]の関係で、今回は見送らせていただきたく存じます。

[代替案があれば記載]

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

Quick Check: 5つのテンプレートに共通する構成は何ですか?(宛名 → 挨拶 → 名乗り → 用件 → 詳細 → 結び。レッスン2の7ブロック構成がベース)

AIでテンプレートを生成する

以下の業務でよく使うメールのテンプレートを作成してください。

業務:[あなたの業務内容]
よく送るメールの種類:
1. [種類1]
2. [種類2]
3. [種類3]

各テンプレートの要件:
- 日本のビジネスメールの標準構成(7ブロック)に準拠
- 可変部分は [角括弧] で明示
- 敬語レベル:ビジネス敬語
- 可変部分は5箇所以内に

AIに自分の業務に合ったテンプレートを一括生成させれば、すぐに使い始められます。

Key Takeaways

  • テンプレートは「品質の底上げ」と「時短」を同時に実現する仕組み
  • 固定部分と可変部分を [角括弧] で明確に分ける
  • 可変部分は3〜5箇所が理想
  • テンプレート名に「場面」を含めると管理しやすい
  • AIで自分の業務に合ったテンプレートを一括生成できる

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最終レッスンです。ここまで学んだすべてを統合して、あなた専用のメールテンプレートライブラリを構築するプロジェクトに取り組みます。

理解度チェック

1. メールテンプレートで [角括弧] を使う理由は?

2. テンプレートを使う最大のメリットは?

すべての問題に答えてから確認できます

まず上のクイズを完了してください

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