メールテンプレート
よく使うメールをテンプレート化して、品質を維持しながら作成時間を大幅に短縮する方法を学びます。
テンプレートは「手抜き」ではなく「品質管理」
🔄 Quick Recall: レッスン2〜6で、メールの構成、件名、敬語、難しいメール、フォローアップの書き方を学びました。これらの知識をテンプレートに落とし込めば、毎回ゼロから考えなくて済みます。
テンプレートを使う=手を抜く、ではありません。テンプレートは「最低品質を保証する仕組み」です。疲れていても忙しくても、テンプレートがあれば一定レベル以上のメールが書けます。
テンプレートの設計ルール
ルール1:固定部分と可変部分を分ける
固定部分 → そのまま使う構成・定型表現
可変部分 → [角括弧] で囲む(毎回書き換え)
ルール2:可変部分は最小限に
書き換える箇所が多いと、テンプレートの意味がなくなります。3〜5箇所が理想。
ルール3:使う場面をテンプレート名に入れる
✅ 「見積もり送付_社外」「日程調整_社内」「催促_1回目」
❌ 「テンプレート1」「メール雛形」
ビジネスメールテンプレート5選
テンプレート1:日程調整(社外)
件名:【ご相談】[打ち合わせ名]の日程について
[会社名]
[部署名] [氏名]様
お世話になっております。[自社名]の[自分の名前]です。
[目的]のお打ち合わせの日程をご相談させてください。
以下の日程でご都合のよいお時間帯がございましたら
お知らせいただけますと幸いです。
1. [日付1] [時間帯1]
2. [日付2] [時間帯2]
3. [日付3] [時間帯3]
上記以外でも対応可能ですので、
ご希望がございましたらお気軽にお申し付けください。
何卒よろしくお願いいたします。
テンプレート2:見積もり送付
件名:[商品/サービス名]お見積書のご送付
[会社名]
[部署名] [氏名]様
お世話になっております。[自社名]の[自分の名前]です。
ご依頼いただきました[商品/サービス名]のお見積書を
添付にてお送りいたします。
■ お見積もり概要
・件名:[案件名]
・金額:[金額]円(税別)
・有効期限:[日付]まで
ご不明点やご質問がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
テンプレート3:謝罪(納期遅延)
件名:【お詫び】[案件名]納品遅延のご報告
[会社名]
[部署名] [氏名]様
平素より大変お世話になっております。
[自社名]の[自分の名前]です。
このたび、[日付]納品予定の[案件名]について、
[遅延日数]日間の遅延が生じる見込みとなりました。
多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
【原因】[原因の説明]
【修正後の納品日】[新しい納品日]
【再発防止策】[防止策]
重ねてお詫び申し上げます。
ご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。
テンプレート4:お礼(打ち合わせ後)
件名:本日のお打ち合わせのお礼
[会社名]
[部署名] [氏名]様
お世話になっております。[自社名]の[自分の名前]です。
本日はお忙しい中、お時間をいただき
誠にありがとうございました。
[打ち合わせの主なポイント1〜2行]
次のステップとして、[ネクストアクション]を
[期限]までに対応いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
テンプレート5:断り
件名:【ご返答】[提案/依頼の件名]について
[会社名]
[部署名] [氏名]様
お世話になっております。[自社名]の[自分の名前]です。
先日は[提案/依頼の内容]をいただき、
誠にありがとうございました。
社内で検討いたしましたが、
[理由]の関係で、今回は見送らせていただきたく存じます。
[代替案があれば記載]
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
✅ Quick Check: 5つのテンプレートに共通する構成は何ですか?(宛名 → 挨拶 → 名乗り → 用件 → 詳細 → 結び。レッスン2の7ブロック構成がベース)
AIでテンプレートを生成する
以下の業務でよく使うメールのテンプレートを作成してください。
業務:[あなたの業務内容]
よく送るメールの種類:
1. [種類1]
2. [種類2]
3. [種類3]
各テンプレートの要件:
- 日本のビジネスメールの標準構成(7ブロック)に準拠
- 可変部分は [角括弧] で明示
- 敬語レベル:ビジネス敬語
- 可変部分は5箇所以内に
AIに自分の業務に合ったテンプレートを一括生成させれば、すぐに使い始められます。
Key Takeaways
- テンプレートは「品質の底上げ」と「時短」を同時に実現する仕組み
- 固定部分と可変部分を [角括弧] で明確に分ける
- 可変部分は3〜5箇所が理想
- テンプレート名に「場面」を含めると管理しやすい
- AIで自分の業務に合ったテンプレートを一括生成できる
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最終レッスンです。ここまで学んだすべてを統合して、あなた専用のメールテンプレートライブラリを構築するプロジェクトに取り組みます。
理解度チェック
まず上のクイズを完了してください
レッスン完了!