読み手に合わせるスタイル術

同じ内容、違う伝え方

🔄 前のレッスンで、文章を明快に編集する技術を学んだ。今回は、磨いた文章を「誰に向けるか」に応じて調整する方法を学ぶ。

同じ情報でも、相手が違えば見せ方が変わる。

エンジニアチームへの技術アップデートと、経営層への同じアップデートは別物だ。新規クライアントへのメッセージと、長年の取引先へのメッセージも違う。

これは嘘をつくことではない。効果的に伝えるということだ。

読み手への5つの質問

書く前に答えよう：

何を知っている？（わかっていることを説明しない。わかっていないことを前提にしない）
何を必要としている？（情報？判断？行動？）
この情報をどう使う？（読んで保管？すぐ行動？他者に共有？）
関係性は？（初対面？長い付き合い？フォーマル？カジュアル？）
どれだけ時間がある？（ざっと読み？じっくり読み？）

この答えがすべてを形作る： 長さ、詳細度、トーン、構成。

詳細度の調整

技術系の読み手：

相手が理解する専門用語を使う
「どうやって」と技術的詳細を含める
根拠を示す
深さを求めている

非技術系の読み手：

専門用語は避けるか説明する
「何が」「だから何が」に集中する
技術的詳細は省く
意味と影響を求めている

例：同じアップデート、違う読み手

エンジニアチーム向け：「PostgreSQL 15にアップグレード完了。分析テーブルのクエリが25%高速化し、新ダッシュボードに必要な並列クエリ機能が利用可能に。マイグレーションは4時間、データロスなし。」

経営チーム向け：「データベースのアップグレードが完了しました。分析が25%高速化し、新ダッシュボードの機能が使えるようになります。サービスの中断はありませんでした。」

同じ出来事。異なるフレーミング。各読み手に適切な詳細度。

フォーマリティの調整

フォーマルなトーン：

完全な文
ビジネス語彙
丁寧語・敬語
構造化された文章

カジュアルなトーン：

体言止めOK
日常的な語彙
常体（だ・である）
会話調

よりフォーマルにすべき場面：

初対面の相手
社外コミュニケーション（クライアント、パートナー）
悪い知らせやシリアスなトピック
相手の期待がわからないとき

カジュアルでいい場面：

チーム内のやり取り
長い付き合いの相手
軽い共有・更新
良い知らせや祝い

例：

フォーマル：「お問い合わせいただきありがとうございます。ご都合のよろしい時間にお打ち合わせの場を設けさせていただければ幸いです。」

カジュアル：「連絡ありがとう！いつでも話せるよ。今週の都合はどう？」

どちらもプロフェッショナル。関係性の文脈が違うだけだ。

AIでスタイルを調整する

既存の文章を調整する：

この文章を別の読み手に合わせて書き直してください。

元の文章（[元の読み手]向け）：
[テキスト]

新しい読み手：[誰か]
その人が知っていること：[背景]
その人が必要としていること：[この文章から]
トーン：[フォーマル/カジュアル/技術的/平易]

適切に調整してください。

特定の読み手向けに生成する：

[読み手]向けに[文書タイプ]を書いてください。

読み手：[誰か]
知識レベル：[専門家/理解あり/初心者]
関心事：[何を気にしているか]
関係性：[初対面/長い付き合い/社内]
トーン：[フォーマル/ビジネス/カジュアル]

> ✅ **確認チェック：** 自分が最近書いたメールを1通思い出して、「読み手への5つの質問」に答えてみよう。もし違う読み手に同じ情報を伝えるなら、何が変わるだろうか？

内容：[伝えたいこと]

専門用語の判断

専門用語はショートカット——ただし、全員が知っている場合に限る。

専門用語を使うとき：

読み手が確実にその用語を知っている
専門用語のほうが代替表現より正確
説明を大幅に省略できる

専門用語を避けるとき：

読み手が知らない可能性がある
平易な言葉でも十分伝わる
「賢そうに見せる」ために使おうとしている

テスト： 注釈で説明が必要なら、使わないほうがいいかもしれない。

場面別の書き方

良い知らせを伝えるとき：

率直に、エネルギーを込めて
相手に喜んでもらう余白を
詳細が重要でなければ簡潔に

悪い知らせを伝えるとき：

それでも率直に——埋もれさせない
影響を認める
「次にどうなるか」を含める
謝りすぎない

行動を依頼するとき：

何が必要かを明確に述べる
なぜ重要かを手短に説明する
「はい」と言いやすくする
期限があれば伝える

フォローアップ：

元の文脈を参照する
依頼を再度明確にする
簡潔に——相手は覚えている

トーンの微調整

トーンを確認する質問：

対面で同じように言えるか？
冷たくまたは失礼に誤読される可能性はないか？
普段のコミュニケーションのトーンと合っているか？
ボイスメッセージで言ったら、意図したトーンが伝わるか？

迷ったら： 少し温かめが、少し冷ため寄り安全。「ありがとうございます！」は「ありがとうございます。」より良い印象を与えることが多い。

読み手ペルソナの作成

よく書く相手のために：

[読み手]のペルソナを作ってください。

この人たちは[役割/私との関係]です。
普段書くもの：[コンテンツの種類]
彼らの優先事項：[何を気にするか]
彼らの制約：[時間、知識、関心]

短いペルソナを作ってください。
含めるもの：トーン、詳細度、構成、強調すべきこと。

このペルソナを、その読み手向けに書くときのプロンプトに加える。

エクササイズ：1つのメッセージを変換する

すでに書いたものを1つ選ぼう。

元の読み手を特定する
同じ情報が必要な別の読み手を特定する
読み手2には何が変わるかリストアップする
新しい読み手向けに書き直す

コアメッセージは同じまま、プレゼンテーションが変わることに気づくはずだ。

Key Takeaways

同じ情報でも、読み手が違えば見せ方が変わる
まず答える：何を知っている？何が必要？どう使う？
詳細度を調整する：技術系は深さを、経営層は意味と影響を求める
フォーマリティを調整する：関係性と文脈に合わせる
専門用語は、読み手が確実に理解する場合にのみ効果的
AIは、異なる読み手向けにコンテンツを調整するのに役立つ
よく書く相手にはペルソナを作っておく

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