業者マネジメント

🔄 前回のおさらい: レッスン4で逆算計画法、依存関係、クリティカルパスを学びました。ここでは業者の選定から管理までの全プロセスを学びます。

業者カテゴリと手配時期

業者選定の6ステップ

1. リサーチ＆ショートリスト

AIに「○○エリアのケータリング業者を10社リストアップして、価格帯と得意ジャンルを比較して」と依頼。

2. RFP（提案依頼書）の送付

AIにRFPテンプレートを作成させ、各業者に同じ条件で見積もりを依頼。

3. 提案のスコアリング評価

4. 契約書レビュー

AIに契約書の要約＋リスク分析を依頼。キャンセル条項、責任範囲、含まれるサービスを重点確認。

5. 継続的コミュニケーション

マイルストーンごとに確認メールを送信。AIにテンプレートを作成させて効率化。

6. 当日のコーディネーション

各業者の到着時間、セットアップ時間、担当者名、緊急連絡先を一覧化。

業者トラブルへの対処

✅ 確認クイズ: 業者選定でスコアリングマトリクスを使う利点は？→複数の基準で客観的に比較でき、「営業がうまい」「雰囲気が良い」といった主観的要素に引きずられない。特に複数の関係者で判断する場合、数値化された評価は合意形成に役立ちます。

まとめ

• 業者は重要度に応じて早期に手配——会場は6ヶ月前、ケータリングは2〜3ヶ月前
• RFPで同一条件の見積もりを取得——公平な比較の土台
• 契約書のキャンセル条項・責任・明細を必ず確認——AIでリスク分析
• シングルポイント障害を回避——主要業者のバックアップを確保
• リファレンスチェックで「実際の対応力」を検証——営業トークの裏を取る

次のレッスン： イベントプロモーション＆マーケティング——6段階プロモーションタイムライン、複数チャネル戦略、RSVP率を上げるテクニック。