AIメール管理術

受信トレイという戦場

エグゼクティブの受信トレイには1日50〜100通のメールが届く。EAがこれを処理する時間は限られている。

🔄 Quick Recall: 前回のレッスンで、AIスケジューリングツールでカレンダー管理を自動化する方法を学んだ。今回はもう1つの時間泥棒——メール管理のAI化。

AIメールトリアージの仕組み

AIが受信メールを自動で分類：

文体学習ドラフトの実践

AIに上司の文体を学習させる：

以下はエグゼクティブの過去の送信メール5通です。
文体の特徴を分析して：

[メール1〜5をペースト]

分析すべき要素：
- 挨拶と結びのパターン
- 文の長さとトーン（フォーマル/カジュアル）
- 相手による使い分け（社内/社外/上位者/部下）
- よく使うフレーズや表現
- 避けている表現

学習後、返信ドラフトを生成：

以下のメールに対する返信をドラフトして。
[エグゼクティブの名前]の文体で：

受信メール：[メール内容]
返信の方向性：[承諾/保留/代替提案/辞退]
トーン：[フォーマル/通常/カジュアル]

✅ Quick Check: エグゼクティブの最近の送信メール5通を読み、文体の特徴を3つ挙げてみよう。「いつもお世話になっております」を使う？ 結論から書く？ 長文？ 短文？

定型メールのテンプレート化

繰り返し発生するメールはテンプレート化してAIに管理させる：

インボックスゼロの日課

AIを使った毎日のメール処理ルーティン：

朝（15分）：

1. AIトリアージで緊急メールを処理
2. 返信必要メールのAIドラフトを確認・送信
3. FYIメールをスキャン→アーカイブ

昼（10分）： 4. 午前中の新着を同じフローで処理 5. 未返信の追跡リストを確認

夕方（10分）： 6. 翌日に持ち越すメールの整理 7. 翌朝のエグゼクティブ向けメールサマリーを準備

Key Takeaways

• AIメールトリアージで優先度順に処理し、75通を時系列で1通ずつ読む時間を半減する
• 文体学習AIドラフトは承認スピードを決定的に変える——修正不要のドラフトは30秒で送信可能
• AIは文体を模倣できるが、組織の政治的ニュアンスはEAが判断して追加する
• 定型メールのテンプレート化で繰り返し作業を最小化する
• 朝・昼・夕の3回のルーティンでインボックスゼロを維持する

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