社内規程・コミュニケーション・業務設計

🔄 Quick Recall: レッスン2〜6では個人レベルのHRワークフロー（求人票、スクリーニング、面接、オンボーディング、評価）を作りました。このレッスンでは視野を組織レベルに広げる：全社員に影響する規程、コミュニケーション、標準プロセス。

「誰も読まない規程」問題

3週間かけてリモートワーク規程を作成した。法務がレビューし、経営陣が承認した。全社員に「リモートワーク規程が更新されました。ご確認ください」と送信。

2ヶ月後、半数の社員はその存在を知らない。残りの半数は最初の段落だけ読んで「自分には関係ない」と思った。そして3人が「自宅以外の場所からリモートしていいのか」で混乱している。

HR規程の問題：誰も読まない重要なドキュメントを作り、誰も理解しない言語で規程を書き、メールの海に埋もれる通知を送っている。

AIは、読まれて守られる平易な規程とコミュニケーションの作成を助ける。

読まれる規程の書き方

HR規程は2つを同時に満たす必要がある：法的に有効であり、人間が読める。多くの規程は前者を優先して後者を犠牲にしている。

典型的な規程の文言：

「フレキシブルワーク制度の対象となる従業員は、就業規則第3章第2節に定める要件を満たす者とし、所定のポータルサイトを通じて、当該制度の開始希望日の14営業日前までに申請を行うものとする。申請は直属上長の承認を経て、所属部門の業務上の必要性を考慮した上で決定される。」

同じ内容を人間向けに：

誰が申請できる？ 入社6ヶ月以上で、リモートワーク可能な職種の方（不明なら上長に確認してください）。

どうやって申請する？ HRポータルから、希望開始日の2週間前までに申請。

誰が承認する？ 直属の上長が、チームの状況を考慮して判断します。

どちらも同じ規程。片方だけが読まれる。

平易な言葉の規程フレームワーク

[トピック]のHR規程を作成して。
会社の規模・種類：[従業員数、業界]

構成：
1. 目的（1〜2文：なぜこの規程があるか）
2. 対象者（具体的に、曖昧さなく）
3. 規程の内容（平易な言葉で、事例つき）
4. 守るために何をするか（ステップバイステップ）
5. 守らなかった場合（結果を明記）
6. 質問先（具体的な窓口）

ルール：
- 「あなた」で書く（「従業員は」ではなく）
- 曖昧な状況には実例を追加
- 箇条書きと見出しでスキャンしやすく
- 全体500字以内
- 末尾に「よくある質問」セクションを追加

トピック：[例：有給休暇、経費精算、リモートワーク、
副業、ハラスメント防止]

日本では就業規則の法的要件があるため、平易な版と正式な就業規則を並行して持つアプローチが効果的。「公式版はこちら、わかりやすい版はこちら」。

✅ Quick Check: 自社で最もよく参照されるHR規程を開いて、最初の段落を読む。入社初日の社員がすぐに理解できるか？ 説明が必要なら、書き直しの余地がある。

読まれる社内コミュニケーション

HRは多くの通知を送る：福利厚生の案内、規程変更、会社の発表、プロセス変更、アンケート依頼。大半は流し読みされるか無視される。

通知が失敗する理由：

• 重要な情報が埋もれている。 本題が3段落目にある
• 何をすべきか不明。 「お知らせいたします」だけでは行動につながらない
• トーンのミスマッチ。 温かさが必要な場面で企業テンプレート（またはその逆）
• 長すぎる。 規程全文がメールに書かれている（リンクで済む）
• タイミングが悪い。 重要な通知が金曜17時に送信

効果的なHRコミュニケーションの構成：

1. 件名： [要対応/参考情報] ＋ 内容
2. 第1文： 何が変わるか、何を知る必要があるか
3. なぜ重要か： 1〜2文の背景
4. 何をすべきか： 具体的なアクションと期限
5. 詳細はこちら： 規程全文/FAQへのリンク
6. 質問先： 具体的な人またはチャンネル

[トピック]について社内通知を作成して。

背景：
- 変更内容：[具体的な変更]
- 理由：[変更の背景]
- 対象者：[影響を受けるグループ]
- 社員がすべきこと：[具体的なアクション]
- 期限：[あれば]
- 詳細情報のリンク：[URL]

トーン：[温かい/プロフェッショナル/緊急——内容による]
長さ：メール本文200字以内
含めるもの：件名の案

有給制度変更の例：

件名： [要確認] 1月1日から有給制度が変わります

来年1月1日から、有給の積み立て方式からフレキシブル休暇制度に移行します。

何が変わる： 有給の日数管理がなくなり、上長承認のもとで柔軟に休暇を取得できるようになります。

変わらないもの： 祝日、病気休暇、育児休暇はこれまで通り。

今やること： 特にありません。現在の有給残日数は12月末に精算されます。

詳細・FAQ： [リンク]

質問は： 人事部 hr@company.com まで。

標準業務手順書（SOP）

SOPはHRチームの繰り返し作業を標準化する。「これどうやるんだっけ？」を減らし、誰かが不在でも一貫した対応を可能にする。

SOPが必要な主なHRプロセス：

• 入社手続きプロセス
• 退職・オフボーディングプロセス
• 社会保険・福利厚生の手続き
• 休暇・休職の処理
• 社内異動プロセス
• 人事評価サイクルの運営
• 懲戒処分の記録
• 労災対応

[HRプロセス]のSOPを作成して。

含める項目：
- 目的：このプロセスがなぜ存在するか
- トリガー：何がこのプロセスを開始するか
- 責任者：誰が担当するか
- 手順：番号つきの具体的なアクション、
  各ステップの担当者を明記
- 使用ツール：関連システムとプラットフォーム
- タイムライン：所要時間と主要期限
- エスカレーション：いつ、どう上位に上げるか
- 記録：何を保存し、どこに保管するか
- 品質チェック：プロセスの完了を確認する方法

形式：HRチームの新メンバーが初日に
フォローできるレベルの明確なステップ。

退職プロセスSOPの例：

テンプレートライブラリの構築

定期的に送るコミュニケーションのテンプレートを蓄積する。AIで初版を作り、カスタマイズして保管：

すべてのHRチームに必要なテンプレート：

1. 内定通知書（職位レベル別にカスタマイズ可能）
2. お見送りメール（段階別：書類、電話、面接）
3. 規程変更の通知
4. 福利厚生の案内（年次更新時）
5. 人事評価の開始案内（マネージャー向け手順）
6. アンケート依頼（エンゲージメント調査、パルスチェック）
7. 入社案内（新入社員の全社紹介）
8. 退職のお知らせ

各テンプレートに記載：

• いつ使うか
• 何をカスタマイズするか
• 変えてはいけない部分（法的文言、コンプライアンス要件）
• 送信前に誰が承認するか

業務効率化の機会

AIで時間短縮できるHR業務のまとめ：

パターン：AIが下書きと構造化を担当。カスタマイズ、レビュー、判断は人間。コンテンツ系HR業務で40〜60%の時間短縮。

エクササイズ：社内コミュニケーションを作成する

以下のシナリオから1つ選んで通知を作成：

1. 健康保険の切り替え（来四半期から新しい保険会社に変更）
2. ドレスコードの緩和（カジュアル化の発表）
3. 人事評価シーズン開始（マネージャーは3週間以内に評価を完了する必要あり）

上記の構成を使い、200字以内で、アクションアイテムを明確に。

Key Takeaways

• 法律用語で書かれた規程は読まれない——平易な言葉で書き、具体例を添えて初めて守られる
• すべての社内コミュニケーションに必要な4要素：何が変わる、なぜ重要、何をする、どこで詳細を見る
• 繰り返しHRプロセスのSOPで、エラー削減・一貫性確保・新メンバーの即戦力化
• テンプレートライブラリを構築——AIで初版を作り、カスタマイズして蓄積
• 最大の時間短縮はAIが下書きを担当し、人間がレビュー・カスタマイズ・判断を担当する分業から生まれる

次のレッスン： すべてを1つの採用ワークフローに統合し、継続的に改善する仕組みを完成させる。