AIで会議を変える

会議の成果を永続化する

🔄 前のレッスンでチームのコラボレーションボトルネックを診断し、会議・コミュニケーション・ナレッジ・プロジェクト管理の4軸で現状を把握した。ここからは最も多くのチームが痛みを感じている「会議」から改善を始める。

AI会議ツールは3つのレイヤーで機能する：

レイヤー	機能	ツール例
キャプチャ	文字起こし、話者識別	tl;dv, Fireflies, Otter
分析	要約、アクションアイテム抽出、意思決定記録	上記＋AI要約機能
配信	チーム全体への自動共有、タスクツール連携	Slack連携、Asana連携

最も重要なのは3番目の「配信」。完璧な議事録も、適切な場所に届かなければ意味がない。

会議の仕分け

すべての会議をAIで効率化する前に、まず会議を分類する：

チームの定例会議リストを以下の4カテゴリに仕分けしてください。

KEEP（維持）：リアルタイムが必要
- 意思決定に議論・ディベートが伴うもの
- ブレインストーミング（アイデアの連鎖が価値を生む）
- デリケートな話題（フィードバック、対立解消）

SHORTEN（短縮）：時間を削れる
- AI事前ブリーフィングで背景共有を省略
- 議論のみに絞り、情報共有は非同期に
- 参加者を意思決定者のみに限定

REPLACE（非同期に置換）：会議を廃止
- 報告・ステータス更新
- 周知・情報共有
- レビュー（非同期でレビュー後、必要時のみ同期）

ELIMINATE（廃止）：代替も不要
- 目的が不明確な会議
- 3ヶ月以上見直されていない定例
- 他の会議と内容が重複

会議リスト：[ここにリスト]

✅ Quick Check: リアルタイムの議論が本当に必要な3つの会議テーマは？意思決定の議論、創造的なブレインストーミング、フィードバックや対立解消などのデリケートな会話。報告、情報共有、レビューのほとんどは非同期で対応可能。

検索可能な会議アーカイブの構築

個別の会議要約は有用。すべての会議の検索可能アーカイブは変革的。

チームの会議ナレッジシステムを設計してください。

現状：
- 週の会議数：[X回]
- 議事録の保存先：[なし / 散在 / Notion等]
- 最大の課題：[過去の意思決定が見つからない / 同じ議題を繰り返す / 新メンバーに文脈がない]

以下のシステムを設計：
1. すべての会議が標準化された出力を生成
   - 3文のエグゼクティブサマリー
   - 意思決定事項（根拠付き）
   - アクションアイテム（担当者＋期限）
   - 次回に持ち越す未解決事項
   - タグ：[プロジェクト]、[チーム]、[トピック]

2. 中央の検索可能な場所にすべて集約

3. 誰でも過去の情報を検索可能
   - 「Xについて何を決めた？」
   - 「Yが最後に議論されたのはいつ？」
   - 「Zの会議のアクションアイテムは？」

検索可能なアーカイブを構築すると、会議頻度が自然に減少する。「あの件どうなった？」を確認するための会議が不要になるから。あるチームでは、AI会議サマリーの導入でフォローアップ会議が25%減少した——会議を減らそうとしたのではなく、文脈を得るための会議が不要になった結果として。

Key Takeaways

AI会議ツールは3レイヤー（キャプチャ→分析→配信）で機能し、最も重要なのは配信——成果物が適切な場所に届くこと
最大のインパクトは会議の効率化ではなく、非同期に置き換えるべき会議の排除（報告、周知、レビュー）
アクションアイテムは議事録に留めず、プロジェクト管理ツールに自動連携＋担当者・期限・リマインダーが必要
検索可能な会議アーカイブがフォローアップ会議を減らす——検索で情報が得られれば会議の必要がなくなる
1つの定例会議から小さく始めてチームの快適度を高めてから展開する

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