自動化ワークフローの構築

🔄 Quick Recall: 前回のレッスンでアプリの設計図を作った——データモデル、ユーザーロール、画面設計。今回は「人間がいなくても動く」自動化ワークフローの構築に進む。

なぜ自動化が重要か

ビジネスの中で「同じことを何度も手作業でやっている」タスクはないだろうか？

• フォームが送信されるたびにメールで通知
• 新しい顧客をスプレッドシートに手入力
• 請求書を毎月手動で作成
• 毎日のレポートを手でまとめる

これらはすべて自動化できる。一度設定すれば、自分がいなくても回り続ける。

自動化の3つの要素

トリガー → 条件チェック → アクション

トリガー： 何が自動化を起動するか

• フォーム送信
• スケジュール（毎日9時、毎月1日）
• メール受信
• データの変更（ステータスが「完了」に変わった等）

条件： いつ実行するか

• 金額が10万円以上の場合のみ
• 平日の営業時間内のみ
• 特定のカテゴリのデータだけ

アクション： 何をするか

• メール送信
• Slackに通知
• スプレッドシートに行を追加
• データベースのレコードを更新
• PDFを生成

実用的な自動化の例

1. 問い合わせ対応の自動化

トリガー：Webフォームが送信される
  ↓
アクション1：顧客に自動返信メールを送信
  ↓
アクション2：Slackの#問い合わせチャンネルに通知
  ↓
アクション3：スプレッドシートに記録
  ↓
条件：「緊急」フラグがある場合
  ↓
アクション4：担当者に直接通知

2. 日次レポートの自動化

トリガー：毎日17:00
  ↓
アクション1：売上データをスプレッドシートから取得
  ↓
アクション2：サマリーをフォーマット
  ↓
アクション3：Slackまたはメールでチームに送信

3. 新規顧客のオンボーディング

トリガー：CRMに新規顧客が追加される
  ↓
アクション1：ウェルカムメールを自動送信
  ↓
アクション2：プロジェクトテンプレートを自動作成
  ↓
アクション3：担当者をアサイン＋通知

✅ Quick Check: 自分の仕事で「毎回同じ手順を繰り返しているタスク」を3つ挙げてみよう。それらは「トリガー→条件→アクション」で表現できる？

AIで自動化フローを設計する

以下の業務プロセスを自動化するワークフローを設計して：

現在の手作業：[説明]
発生頻度：[1日何回/週何回]
使用中のツール：[Gmail, Slack, スプレッドシート等]
ノーコード自動化ツール：[Zapier/Make/Power Automate]

設計してほしいこと：
1. トリガーは何にすべきか
2. 各ステップのアクション
3. 必要な条件分岐
4. エラーが起きた場合の対処
5. テストの方法

自動化の「地雷」を避ける

日本のビジネスでの自動化ポイント

LINE連携： Zapier/MakeのLINE連携で、予約確認、リマインド、ステータス通知をLINEに自動送信可能。

承認フロー： 日本のビジネスでは稟議・承認が重要。kintoneやPower Automateなら承認ワークフローをノーコードで構築できる。

請求書自動化： MisocaやfreeeのAPIとZapier/Makeを連携すれば、見積り→請求→入金確認の流れを半自動化可能。

Key Takeaways

• すべての自動化はトリガー・条件・アクションの3要素で構成される
• 1ステップずつ構築してテスト——一度に全部作ると問題の原因が特定できない
• 自動化すべきは「反復的・ルールベース・頻繁」なタスク——判断が必要なものは人間に残す
• AIに業務プロセスを伝えれば、自動化フローの設計図を生成してくれる
• LINE連携、承認フロー、請求書自動化が日本のビジネスでの主要ユースケース
• 自動化のドキュメント化は将来の自分（と同僚）への贈り物

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