ステークホルダー報告と情報共有

誰も読まないレポート

🔄 前のレッスンでリスク管理を学んだ。今回はその基礎の上に構築する。

毎週金曜に1時間かけて詳細なステータスレポートを書く。すべてのタスク、すべてのメトリクス、すべてのメンバーをカバー。丁寧にフォーマットして15人に送る。

月曜の朝、VPが聞く：「で、予定通り進んでるの？」 レポートは読まれていない。

どこでも起きている。ステータスレポートは最も時間がかかり、最も効果が低いプロジェクトコミュニケーションだ。問題はPMが十分に書かないことではない。間違った内容を間違った対象者に書いていることだ。

対象者別コミュニケーション

同じデータから、AIが各対象者向けのバリエーションを生成する。

エグゼクティブサマリー

経営層が求めるのは3つ：予定通りか、リスクは何か、何か決定すべきか。

エグゼクティブ向けプロジェクトステータスサマリーを生成：

プロジェクト：[名前]
報告期間：[日付範囲]
全体ステータス：[Green/Amber/Red]

データ：
- スケジュール：[予定通り/X日前倒し・遅延]
- 予算：[予算内/X%超過・余裕]
- スコープ変更：[今期の変更]
- 主要マイルストーン：[予定/完了状況]
- リスク/課題：[上位2〜3]
- チーム：[懸念事項]

生成：
1. RAGステータスダッシュボード（各項目1行）
2. 主要ハイライト（3項目以内）
3. 主要懸念事項（3項目以内）
4. 必要な判断（もしあれば）
5. 次期見通し

合計300語以内。2分でスキャン可能に。

悪い知らせの伝え方

ステークホルダーにプロジェクトの問題を伝える必要があります。

状況：[何が起きたか]
タイムラインへの影響：[どの程度の遅延か]
予算への影響：[あれば]
原因：[簡潔に]

対象者：[経営層/クライアント/チーム]

以下を含むコミュニケーションをドラフト：
1. 状況を明確かつ直接的に述べる
2. 影響を正直に説明する
3. 2〜3の選択肢とトレードオフを提示
4. 推奨とその理由を述べる
5. 相手に何を求めるかを明示

トーン：直接的、正直、解決志向。
問題を最小化しない。ドラマチックにもしない。
計画があることを示す。

悪い知らせの原則：

1. 早く伝える。 3週目にフラグを立てた問題は管理可能。8週目に発覚した同じ問題は危機。
2. 影響から入る。 「ローンチ日が2週間延びます」の方が「API統合に技術的課題が…」より有用。
3. 選択肢を持って行く。 問題だけ提示して選択肢なしは禁止。
4. 推奨を述べる。 ステークホルダーはメニューではなく判断を求めている。

✅ Quick Check： 最後のステータスレポートは何語だったか？ その中で、読み手がまだ知らない情報を伝えている語数はいくつか？ 半分以上が「予定していたことを予定通り行いました」なら、例外と判断にフォーカスすべき時だ。

日本のビジネスコミュニケーション

以下の会議のメモから、日本のビジネス形式の議事録を生成：

会議名：[名前]
日時：[日時]
出席者：[出席者と役職]

メモ：
[ラフなメモをペースト]

以下を含む議事録：
1. 決定事項（番号付き、具体的に）
2. アクションアイテム（担当者、期日付き）
3. 継続検討事項
4. 次回会議の日程と目的

社内文書として適切な敬語レベルで。200語以内。

実践エクササイズ

同じプロジェクトデータから3つの異なるバージョンを生成する：経営層向け（3項目）、チーム向け（詳細ステータス）、クライアント向け（成果フォーカス）。同じ事実が各対象者向けにどう異なるフレーミングになるかに注目する。

Key Takeaways

• 異なるステークホルダーは異なる情報を必要とする——すべてのコミュニケーションを対象者に合わせる
• エグゼクティブサマリーは2分でスキャン可能、RAGステータス付き
• ステータスレポートは例外、ブロッカー、必要な判断にフォーカス——活動リストではない
• 悪い知らせは早く、直接的に、選択肢付きで伝える。隠さない、矮小化しない、遅延させない
• 会議アジェンダに目的と時間配分があれば会議が生産的になる
• 議事録は決定事項とアクションアイテム——議事録は発言録ではない
• 日本のビジネスでは報連相の形式、敬語レベル、結論先行の構成が重要

Up next: 次のレッスンでは、アジャイルセレモニーとスプリント管理——AIでスプリントを効率化する。