PM業務の自動化
繰り返しのPM業務をAIワークフローで効率化する。レポート自動生成、テンプレート整備、意思決定ログ、定型的なプロジェクト事務の最適化。
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PMの管理業務負担
🔄 前のレッスンでアジャイルセレモニーを学んだ。今回はPM業務全体の自動化に取り組む。
PMの調査によると、管理業務に**週の37%**の時間を費やしている:計画の更新、レポート作成、会議の調整、文書のフォーマット、ログの維持。週5日のうち約2日が、プロジェクトを直接前進させない作業に消えている。
すべてを排除できるわけではない。しかし繰り返しパターンを体系化し、部分的に自動化できる。
自動ステータスレポート
最もよくある時間の浪費。ワークフローを構築する:
ステップ1:データ入力を標準化(5分で記入)
週次データ入力テンプレート:
プロジェクト:[名前]
入力:
- マイルストーン状態:[マイルストーン]→[順調/遅延/完了]
- 今週完了タスク:[箇条書き]
- ブロッカー:[箇条書きまたは「なし」]
- リスク変化:[更新または「変更なし」]
- 予算状態:[予算内/X%超過・余裕]
- チーム状態:[懸念または「問題なし」]
- 今週の意思決定:[箇条書きまたは「なし」]
- 必要な判断:[箇条書きまたは「なし」]
ステップ2:データからレポートを生成
今週のデータから以下を生成:
[記入済みテンプレートをペースト]
1. エグゼクティブサマリー(5項目、RAGステータス付き)
2. フルステータスレポート(1ページ)
3. クライアント更新メール(3段落)
4. チーム向けスタンドアップノート(箇条書き)
同じデータから4つの異なるコミュニケーション。対象者別に。
5分のデータ入力で、AIが4つの異なるコミュニケーションを生成。合計10分で、従来の90分を置き換える。
意思決定ログ
会議、Slackスレッド、廊下の会話で行われた決定は、記録しなければ消える:
以下の意思決定を記録:
決定内容:[何が決まったか]
背景:[なぜこの決定が必要になったか]
日付:[いつ決まったか]
決定者:[誰に権限があったか]
検討した代替案:
- 選択肢A:[説明、メリット、デメリット]
- 選択肢B:[説明、メリット、デメリット]
- 選択肢C:[説明、メリット、デメリット]
選択:[どの選択肢と理由]
影響:[何が変わるか]
見直し日:[再評価が必要な日]
✅ Quick Check: 今のプロジェクトで先月行われた意思決定をすべて列挙できるか? できないなら、意思決定ログが必要だ。記録なしの決定は、再議論され、覆され、理由を忘れたまま同じ議論を繰り返す。
変更要求の処理
スコープ変更は必ず起きる。処理を体系化する:
以下の変更要求を処理:
要求者:[誰から]
内容:[何を変更したいか]
理由:[なぜ]
影響分析:
1. スコープ:追加される作業、変更される既存作業
2. タイムライン:追加日数/週数
3. 予算:追加コスト
4. リソース:誰が作業するか、可用性
5. 品質:テスト/パフォーマンスへの影響
6. リスク:変更による新規リスク
選択肢:
1. そのまま受入(上記の影響付き)
2. 縮小版を受入
3. 次フェーズに延期
4. 却下(理由付き)
推奨:[どの選択肢と理由]
PMプロンプトライブラリの構築
すべてのプロンプトを再利用可能なライブラリに整理する:
プロジェクトフェーズ別のPMプロンプトライブラリインデックスを作成:
開始:
├── プロジェクト憲章生成
├── ステークホルダーマップ作成
├── 成功基準定義
└── 初期リスクブレインストーム
計画:
├── WBS生成
├── PERT見積もり
├── RICE優先順位付け
└── コミュニケーション計画
実行:
├── ステータスレポート生成(経営層/詳細/クライアント)
├── 会議アジェンダ/議事録
├── リスクレジスタ更新
├── 意思決定ログ
└── 変更要求処理
アジャイル:
├── スプリント計画準備
├── 朝会要約
├── 振り返りファシリテーション
└── ベロシティ分析
完了:
├── 教訓集約
├── 最終報告生成
└── 引き継ぎ文書作成
自動化の効果測定
| タスク | Before(週次) | After(週次) | 節約 |
|---|---|---|---|
| ステータスレポート | 90分 | 15分 | 75分 |
| 会議準備 | 60分 | 15分 | 45分 |
| 議事録 | 45分 | 10分 | 35分 |
| リスクレビュー | 30分 | 10分 | 20分 |
| 意思決定ログ | 20分 | 5分 | 15分 |
| 週次合計 | 4時間以上 | 約1時間 | 3時間以上 |
週3時間の節約。月に1日分の戦略的作業を管理業務から取り戻す。
ワークフロー統合パターン
日次: 朝会要約プロンプト → 意思決定ログ 週次: 5分データテンプレート記入 → レポート3種生成 → リスクレジスタ更新 スプリント: 計画準備 → 中間リスクレビュー → レビューサマリー → 振り返りまとめ 月次: 教訓ラウンドアップ → ベロシティ分析・予測 → プロンプト精緻化
Key Takeaways
- PMの時間の37%が管理業務——その多くは自動化可能
- 最適な自動化候補は繰り返し発生し、構造化され、データドリブンなタスク
- データ入力を標準化(5分テンプレート)し、AIに複数のアウトプットを生成させる
- 意思決定ログは再議論のコストを防ぎ、組織の記憶を維持する
- 教訓はプロジェクト終了時ではなく継続的に収集する
- PMプロンプトライブラリをフェーズ別に整理し、一貫性と再利用性を確保する
- ワークフロー確立後は週3時間以上の節約が期待できる
Up next: 次のレッスンでは、総仕上げ:プロジェクトをAIで完遂する——すべてを統合して1つのプロジェクトを端から端まで管理する。
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