取引管理とワークフロー

🔄 Quick Recall: 前回のレッスンでマーケティングの4本柱とエリアファーミング戦略を学んだ。マーケティングでリードを獲得し、顧客対応で信頼を築いたら、最後の砦は取引を確実に完了させること。

破談しかけた取引の話

ある営業の担当案件が契約まで進んだ。買主のローン特約の期限は火曜日。誰も気づかなかった——契約書の付帯条件に埋もれていたから。水曜の朝、売主側の営業から電話が来た。「ローン特約の期限が切れましたが、買主は辞退ですか？」

買主は辞退するつもりはなかった。金融機関の審査も順調だった。だが期限切れで、売主には契約解除の権利が生まれた。より高い申し込みが入っていたので、売主は迷った。

3本の電話、急いで作った期限延長の書類、50万円の条件譲歩で取引は救われた。すべては誰もスケジュールを管理していなかったから。

取引管理は地味な仕事。でも、ここで取引は生きるか死ぬかが決まる。

AI活用の取引管理システム

マスタースケジュールの作成

契約が成立した瞬間に、完全なスケジュールを生成する：

不動産取引のスケジュールを作成して：

取引種別：[売買 / 賃貸]
契約日：[日付]
引渡予定日：[日付]
物件：[住所]
買主：[名前]
売主：[名前]
主要な期限：
- ローン特約期限：[日付]
- 手付金の支払い：[日付]
- 住宅ローン本審査：[期限]
- 重要事項説明：[予定日]
- 残金決済・引渡：[日付]

完全なスケジュールを生成：
1. すべての契約上の期限と具体的な日付
2. 各期限の7日前、3日前、当日に必要なアクション
3. 各アクションの担当者
   （買主、売主、買主側営業、売主側営業、
   金融機関、司法書士）
4. コミュニケーションのトリガー：
   いつ、誰に、何を連絡するか
5. リスクフラグ：取引が滞りやすいポイントと
   対応策

取引を通じて使えるチェックリスト形式で。

週次ステータスチェック

毎週、各取引の進捗を確認する：

アクティブ取引の現況を整理して：

物件：[住所]
契約日：[日付]
引渡予定日：[日付]

完了済みのマイルストーン：
[完了したことをリスト]

今後7〜14日のマイルストーン：
[予定をリスト]

現在の課題：
[問題や遅延があれば]

生成するもの：
1. クライアントに送れるステータスサマリー
2. 今週のアクション項目（誰が何をいつまでに）
3. 注視すべきリスク
4. 先手で送るべき連絡
   （クライアント、相手方営業、金融機関、司法書士）

取引コミュニケーションテンプレート

マイルストーン報告

クライアントは取引の進捗がわからないと不安になる。先手の報告が信頼を築き、不安な電話を減らす。

[買主/売主]向けのマイルストーン報告メールセットを作成：

1. 契約成立
   - お祝い＋次に何が起こるか
   - スケジュール概要
   - クライアントに必要なもの

2. ローン事前審査完了
   - 結果と意味
   - 次のステップ

3. 住宅ローン本審査承認
   - 朗報の伝え方
   - 残りのプロセス
   - 引渡までのスケジュール

4. 重要事項説明完了
   - 完了の確認
   - 決済日のリマインド
   - 準備すべきもの

5. 決済・引渡前週
   - 引渡日にすること
   - 持参するもの
   - 引越し準備のリマインド

6. 引渡後
   - お祝い＋重要連絡先
   - ライフライン移転手続きのリマインド
   - 住まいのメンテナンスカレンダー
   - 「いつでもご連絡を」メッセージ

各メール200文字以内。
最も重要な情報から始める。
次に何が起こるかを明確にする。

✅ Quick Check: 現在進行中の取引があれば、今後2週間のマイルストーンをすべて挙げられるか？各マイルストーンの担当者は明確か？この即答ができるかどうかが取引管理の質を示す。

再現可能なワークフロー

売出し開始ワークフロー

媒介契約締結からポータルサイト掲載までの
チェックリストを作成して：

第1週：掲載準備
第2週：写真撮影とマーケティング資料
第3週：掲載＋マーケティング開始

各タスクについて：
- 何をするか
- 担当者
- 期限
- 依存関係（先にやるべきこと）
- 必要な連絡

含めるタスク：
- 物件の整理・ステージングの案内
- 写真撮影の手配
- 物件紹介文の作成
- 物件概要書の作成
- ポータルサイトへの入力
- 先行告知マーケティング
- オープンルームの企画
- SNS・チラシの展開

買主側取引ワークフロー

申込み受理から引渡しまでの買主側ワークフローを作成：

フェーズ別に整理：
フェーズ1：契約準備（1〜3日目）
フェーズ2：住宅ローン手続き（3〜30日目）
フェーズ3：重要事項説明・契約（30〜40日目）
フェーズ4：決済準備（40〜50日目）
フェーズ5：決済・引渡（50〜60日目）
フェーズ6：引渡後フォロー（60〜90日目）

各フェーズで：
- 主要マイルストーンと期限
- アクション項目（担当者付き）
- クライアントへの連絡タイミング
- 想定されるトラブルと対応策
- 必要な書類

引渡パッケージ

引渡しの体験が最後の印象を決める。記憶に残るものにする。

引渡し後のウェルカムパッケージを作成して：

買主：[名前]
物件：[住所、種別]
引渡日：[日付]

含める内容：
1. パーソナライズされたお祝いメッセージ
2. 重要連絡先リスト：
   - ライフライン（電気、ガス、水道、インターネット）
     地域の事業者名と電話番号
   - ゴミ収集のスケジュール
   - 自治体の窓口
   - 管理組合（マンションの場合）
3. 住まいのメンテナンスカレンダー
   （月次・四半期・年次のタスク）
4. エリアガイド：
   - 最寄りのスーパー・ドラッグストア
   - おすすめの飲食店
   - 公園・レクリエーション
   - 学校情報（家族の場合）
   - 地域のイベント
5. おすすめ業者リスト
   （リフォーム、エアコン、鍵交換等）
6. パーソナルメッセージ
   （この物件で一番楽しんでほしいこと）

取引管理の仕組み化

テクノロジーよりシステム

高額なツールは不要。必要なのは仕組み。

取引管理の仕組みを設計して。使うツール：
[現在のツール：CRM、スプレッドシート、
カレンダー等]

追跡すべきもの：
- アクティブ取引（進捗、期限、アクション項目）
- 送信した連絡（いつ、誰に、何を）
- 書類の収集状況（受領済み、未取得）
- カレンダーの期限（事前リマインド付き）

仕組みの条件：
1. 1日15分以内で維持できる
2. 期限の見落としを防ぐ
3. クライアント向けの進捗報告を簡単に作れる
4. 2件から20件までスケールする
5. 後から参照できる記録が残る

Key Takeaways

取引管理は地味だが、防げるはずの破談を防ぐ最重要スキル
AIはスケジュール＋アクション項目＋対応策をセットで生成する——日付だけでは期限を守れない
先手のマイルストーン報告が顧客の不安を減らし、信頼を築く
再現可能なワークフロー（売出し、買主側取引、売主側取引）で時間を節約しミスを防ぐ
引渡パッケージは最後の印象——記憶に残る体験が紹介を生む
シンプルで維持できる仕組みが、使わない高額ツールに勝る

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