業務オペレーションの効率化

🔄 前のレッスンで顧客コミュニケーションをスケールさせた。今回はビジネスの裏側——業務オペレーションを整備する。

ドキュメント化ギャップ

あなたはビジネスの回し方を知っている。頭の中に入っている。

でも他の誰かが同じことをできるか？ あなたが休暇を取ったら全部止まらないか？ 新人教育に1日で済む？ それとも1ヶ月かかる？

答えがNoなら、オペレーション問題がある。AIがその解決を助ける。

ドキュメント化がないとどうなるか

ドキュメントなし：

• すべてのタスクがあなたの存在に依存
• 新人教育のたびに同じ説明を繰り返す
• 品質がそのときの気分やコンディションに左右される
• 休みを取ると仕事が止まる

ドキュメントあり：

• チームメンバーが自力で動ける
• 教育が一貫し、短期間で完了
• 品質が安定する
• あなたが不在でもビジネスが回る

AIでSOPを作る3ステップ

ステップ1：口語で説明

録音するように、普段の手順を話し言葉で書き出す。

例：「お客さんから注文が来たら、まずLINEで確認メッセージ送って、その後スプレッドシートに記録して、在庫チェックして、発送準備する。発送したら追跡番号をLINEで送る」

ステップ2：AIに整形させる

以下の業務説明をSOP（標準業務手順書）に変換してください。

業務名：[注文処理/顧客対応/etc.]
現在のやり方：
「[口語での説明]」

以下の形式で出力：
1. 目的（この手順の目標）
2. 前提条件（必要なツール・権限）
3. 手順（番号付きステップ、各ステップに担当者と所要時間）
4. 注意点（よくあるミスとその防止策）
5. 完了確認（この手順が正しく終わった状態）

ステップ3：テスト＆改善

SOPを別の人（またはAI）に読ませて、「これだけで作業できるか？」をテストする。抜け漏れがあれば追記。

日本の中小ビジネスでの活用シーン

チェックリストとテンプレートのAI量産

SOPだけでなく、日常の小さなテンプレートもAIで作れる。

作れるもの：

• 日次の開店・閉店チェックリスト
• 新人オリエンテーション資料
• 月次レポートのテンプレート
• 顧客引き継ぎシート
• プロジェクトキックオフシート

プロンプト例：

[業種]の中小企業用の[閉店チェックリスト]を作ってください。
各項目に□チェックボックスと担当者欄を含め、
所要時間の目安も記載してください。

実践演習

1. ビジネスで最も繰り返している作業を1つ選ぶ
2. その作業を口語で説明し、AIにSOPに変換してもらう
3. 完成したSOPを誰かに見せて「これだけで作業できるか」テストする

💡 ポイント： 完璧なSOPを目指すと永遠に終わらない。80%の出来でまず使い始め、実践しながら改善する。