会議の種類と必要性の見極め

🔄 Quick Recall: 前のレッスンで、非生産的な会議のコストと3つの問題（不要な会議の存在、運営の悪さ、決定事項の未実行）を学んだ。改善の第一歩は、どの会議が存在すべきかを見極めること。

すべての会議が同じではない

会議の運営方法を改善する前に、まずどの会議が存在すべきかを知る必要がある。「この会議、メールでよかった」と感じた経験は誰にでもある。その直感は正しいことが多い。

ただし、置き換えられない会議もある。その違いを見極めるのがこのレッスン。

会議目的フレームワーク

すべての会議は5つのカテゴリのいずれかに分類される：

タイプ	目的	会議にすべき？
進捗報告	状況共有、数値報告	ほぼ不要——非同期が優れる
情報共有	決定事項の周知、変更の説明	まれに——書面が有効
意思決定	選択肢の検討、方針決定	はい——議論が必要な場合
ブレインストーミング	アイデア生成、問題解決	はい——リアルタイムでアイデアを膨らませる
関係構築	チームビルディング、1on1、対立解消	はい——人間的なつながりには対面が必要

パターン：情報伝達（進捗報告、連絡事項）は非同期にすべき。インタラクション依存の作業（意思決定、ブレスト、関係構築）は同期にすべき。

✅ Quick Check: 同期すべき会議と非同期でよい会議の違いは？リアルタイムのやり取りから価値が生まれる場合——互いのアイデアに触発される、選択肢を議論する、空気を読む、信頼を築く——は同期。情報そのものに価値がある場合——進捗報告、お知らせ、レポート——は全員が同時に集まる必要がない。

会議の棚卸し

このプロンプトで、カレンダー上のすべての定例会議を棚卸しする：

定例会議を棚卸しして、残す・非同期化・廃止を判断したい。

現在の定例会議：
[各会議について以下を記載：
- 名前と頻度（毎週、隔週、月次）
- 所要時間
- 参加人数
- 主な目的（進捗報告、企画、レビューなど）
- 定期的に意思決定やアクションアイテムを生んでいるか？]

各会議を以下に分類して：

残す（リアルタイムが本当に必要）：
- 議論を要する意思決定を生んでいる
- ブレインストーミングや創造的問題解決がある
- 関係構築や対立解消に貢献
- どうすればもっと短く・良くできるか？

非同期化：
- 主に情報やステータスの共有
- 書面の更新＋たまの同期で機能する
- 非同期の代替手段は？
- 会議なしで説明責任を維持する方法は？

廃止：
- 明確な目的や定期的な成果がない
- 他の会議と機能が重複
- 3ヶ月以上見直されていない
- 代替手段（あれば）は？

計算：週あたりの回復時間を算出して。

会議が必要か判断する3つの質問

「会議を入れましょう」と言われたら、受ける前にこの3つを確認：

1. 具体的な成果は？

すべての会議に明確で具体的な成果が必要——トピックではなく。「マーケティング計画について話す」はトピック。「Q2に資金を投入する2つのキャンペーンを決定する」は成果。成果を定義できないなら、おそらく会議は不要。

2. この成果は非同期で達成できる？

意思決定なら：リアルタイムで議論する必要があるか、それとも各自が選択肢を確認して非同期で投票できるか？情報共有なら：書面で伝えられないか？

3. 本当に必要な参加者は誰？

ほとんどの会議には2〜3人の不要な参加者がいる。テスト：この人が欠席しても何か変わるか？変わらないなら、要約を送る方がいい。

✅ Quick Check: 「会議のトピック」と「会議の成果」の違いは？トピックは何について話すか（「プロジェクトのスケジュールを議論する」）。成果は何を達成するか（「納期を1週間延長するか、スコープを20%削減するか決定する」）。トピックのある会議は漂流する。成果のある会議は早く終わる。

日本の会議と非同期の使い分け

日本の組織文化には、会議と非同期をうまく使い分けるヒントがある。

日本の慣行	活用方法
根回し	会議前に非同期で合意形成→会議は確認と承認のみに短縮
稟議書	すでに非同期の意思決定プロセス→口頭の会議で代替しない
朝礼	5分の全体共有→それ以上はSlack/Teamsで非同期化
定例報告会	書面報告＋質疑のみ同期→報告部分を非同期に分離

非同期の代替手段

会議タイプ	非同期の代替	ツール
朝会・デイリースタンドアップ	書面更新：やったこと、やること、ブロッカー	Slack、Teams、Geekbot
週次ステータス	プロジェクトツールからの自動生成レポート	Monday、Asana、Backlog
全体連絡会	録画＋Q&Aスレッド	Loom、Slackスレッド
ドキュメントレビュー	非同期コメント＋期限付き	Google Docs、Notion
スプリントプランニング	非同期見積もり→短い同期で調整のみ	Planning Poker、Linear

Key Takeaways

会議には5タイプ：進捗報告、情報共有、意思決定、ブレインストーミング、関係構築——最初の2つはほぼ常に非同期にすべき
判断基準：リアルタイムのやり取りから価値が生まれるか（議論、アイデアの発展、空気を読む）→同期。情報そのものに価値があるか→非同期
すべての会議に具体的な成果を定義する——「予算を議論する」ではなく「Q2予算を承認するか修正するか決定する」が焦点を生む
定例会議は「議論を要する意思決定を生んでいるか」を基準に棚卸し。生んでいなければ非同期化または廃止の候補
参加者の絞り込みは会議数の削減以上に重要——少ない人数で速い意思決定

次のレッスン： 残した会議を成果に直結させるアジェンダの設計法——時間枠、担当者、成果目標を明確にし、AIで準備を効率化する。