申請管理とフォローアップ

🔄 Quick Recall: 前のレッスンでは、主張→根拠→接続のフレームワークと体系的な推敲で説得力ある文章を書きました。次は、書いた申請書を漏れなく管理し、助成元との関係を育てる仕組みを作ります。

継続的な取り組みが資金を勝ち取る

助成金ライティングは一回限りのイベントではありません。リサーチ、執筆、提出、フォローアップ、関係構築の継続的なプロセスです。これを「システム」として運用する団体は、各申請を単発プロジェクトとして扱う団体より多くの資金を獲得します。

このレッスンのゴール：すべての申請・締め切り・関係を追跡し、何一つ取りこぼさない管理システムを構築する。

助成金管理ダッシュボード

すべての助成金機会について、最低限これらの項目を追跡：

管理ツール：

• スプレッドシート（Googleスプレッドシート、Excel）： シンプルで効果的
• プロジェクト管理ツール（Notion、Trello、Asana）： チーム作業に向いている
• 専用助成金管理ソフト： 10件以上を同時管理する団体向け

ほとんどの団体には、しっかり整理したスプレッドシートで十分です。

助成金カレンダー

すべての締め切りを視覚的にマッピング。カレンダー表示は、助成金管理の最も致命的な失敗——締め切りの見逃し——を防ぎます。

月次カレンダーの例：

4月
- 4月15日：財団A 事前相談書の提出期限
- 4月20日：財団B 本申請の執筆開始（6月1日締切）
- 4月30日：行政補助金C 四半期報告書の提出

5月
- 5月1日：財団D の公募開始
- 5月15日：財団A 本申請の提出（事前相談が通った場合）
- 5月28日：第2四半期の締め切りを確認、執筆担当を割り当て

6〜12か月先までカレンダーを作る。 繰り返しのある助成プログラムは予測可能なサイクルがあります。行政の補助金は年度に合わせた締め切りが多い。

✅ Quick Check: 助成金管理システムに、助成元名と締め切り以外に含めるべき3つの項目は？ステータス、報告期限、次のアクション——この3つがあるだけで「次に何をすべきか」が一目でわかります。

執筆パイプラインの管理

複数の助成金を同時に追いかけるとき、執筆作業を分散させて過負荷を避けます：

パイプラインアプローチ：

締切当日の提出は絶対に避ける。 システム障害、ポータルの不具合、最後の修正——すべてにバッファが必要。最低48時間前の提出を原則に。

提出後のフォローアップ

提出ボタンを押して終わりではありません。

提出後：

1. 提出した申請書と全添付書類のコピーを保存
2. 結果通知の予定時期を記録
3. 採択された場合の報告期限をカレンダーに追加
4. 必要に応じてプログラムオフィサーに簡潔なお礼メールを送る

採択された場合：

• 必要な受諾書類に速やかに対応
• 助成要件と報告義務の内部追跡を開始
• 成果物の進捗をチームでチェックインするスケジュールを設定
• 最初の報告期限を記録し、すぐに成果の追跡を開始

不採択の場合：

• 審査員のフィードバックをリクエスト（多くの助成元はリクエストすれば提供してくれる）
• フィードバックを客観的に分析
• 判断：「整合性」の問題か「品質」の問題か？
• 改善して次のサイクルで再申請するか判断
• 申請書は将来の申請で再利用するために保存

✅ Quick Check: 助成金が不採択になったら、まず何をすべきか？フィードバックの依頼です。不採択は「お断り」ではなく「次に何を改善すべきか」の情報。同じ助成元に2回目・3回目で採択される団体は多い。

申請書コンテンツの再利用

助成金ライティングの最大の時短テクニック：再利用可能なコンテンツライブラリの整備。

プロポーザルライブラリに保存すべきもの：

AIでライブラリを更新：

助成金申請書用の団体概要テンプレートを更新してください。

現在のバージョン：[既存テキストを貼り付け]

以下を反映して更新：
- 今年度の新規プログラム：[リスト]
- 更新された成果データ：[新しい数字]
- 新しいパートナーシップ：[リスト]
- 受賞歴や表彰：[リスト]

同じプロフェッショナルな文体を維持。300字以内で。

助成元との関係構築

助成金ライティングは関係構築の仕事でもあります。プログラムオフィサーは、好みと優先順位を持つ人間です。

関係構築のアクション：

• 助成元のウェビナーや説明会に参加する
• 関連するイベントで自己紹介する
• 関連するニュースや調査結果を（簡潔に、押し付けがましくなく）共有する
• 報告書や広報物で支援に対する謝意を明示する
• プログラムの現場を見に来てもらう機会を作る

助成を受けた後：

• 報告書を期限通りに、毎回確実に提出する
• 成功事例や成果を積極的に共有する
• 課題は早期に正直に伝える
• 具体的で心のこもった感謝を伝える

将来の助成につながる最良の方法は、現在の助成で優秀な受給者であること。

やってみよう

助成金管理システムを立ち上げましょう：

1. 上記の項目を含むスプレッドシートを作成
2. レッスン2でリサーチした3〜5件の候補助成元を入力
3. 締め切りをカレンダーにマッピング
4. 団体概要でプロポーザルライブラリの構築を開始
5. 提出後のフォローアップメールのテンプレートを下書き

Key Takeaways

• 管理システムで締め切りの見逃し、報告義務の忘れ、機会の損失を防ぐ
• 執筆パイプラインを分散させ、集中執筆期間が重ならないようにする
• 締切の最低48時間前に提出——技術的問題や最終修正に対応するバッファを確保
• 不採択時はフィードバックを依頼し、次の申請を強化する情報として活用する
• 再利用可能なコンテンツライブラリを維持し、共通セクションの作業時間を大幅に削減する

次のレッスン： レッスン8「総合演習：はじめての申請書を書こう」では、全レッスンのスキルを統合し、リサーチから提出準備完了までの完全な申請書を組み立てます。