委任・自動化・排除

全員の仕事をする管理職

チーム最高の実務者がマネージャーに昇進した。しかし、すべての技術的な仕事を自分でやり続けた。週70時間働く。チームは手持ちぶさたで、彼の作業完了を待っている。チームの成果は、彼がソロ貢献者だったときよりも悪くなった——彼自身がボトルネックになったからだ。

🔄 前のレッスンで、ディープフォーカスは1日約4時間が限界だと学んだ。残りの時間は必要な浅い作業をできるだけ効率的にこなすか——あるいは完全に排除するべきだ。今回は浅い作業を最小化する方法を学ぶ。

3Dフレームワーク

リストのすべてのタスクに、順番に3つの質問をする：

1. Delete（排除）：そもそもやる必要があるか？

最も強力な時間節約テクニックは排除だ。多くのタスクは惰性で続いている——ずっとやってきたから、誰も恩恵を受けていなくても続く。

排除可能なタスクを見つける質問：

• これをやめたら、1週間以内に誰か気づくか？
• これは重要な目標に直接貢献しているか？
• 必要性ではなく習慣でやっていないか？
• やらなかった場合の結果は受け入れ可能か？

よくある排除候補：

• 誰も読まないステータスレポート
• 決定が出ない会議
• アクション不要のCCメール
• 低リスクな成果物への完璧主義

日本の職場で排除が難しい理由と対策

日本の組織文化では「やめる」ことが特に難しい。「前任者がやっていたから」「他の部署にも影響するかも」「上に聞いてからでないと」——慎重さが排除のブレーキになる。

対策のステップ：

1. まず「頻度を減らす」から始める（毎日→週1、毎週→月1）
2. 2週間様子を見て、誰も困らなければさらに減らす
3. 上司には「試しに頻度を下げてみたい」と提案する（「やめたい」より通りやすい）

先週のタスクリストです：
[タスクをすべてリスト]

各タスクについて評価してください：
1. これをやめたら、最悪の場合何が起こるか？
2. その結果は受け入れ可能か？
3. このアウトプットを実際に使っている人はいるか？

完全に排除すべきタスクを特定し、
その結果が受け入れ可能な理由を説明してください。

✅ Quick Check： 毎週金曜に30分かけてステータスレポートを書いている。誰も読んでいない気がする。排除する前に、この仮説をどう検証するか？

2. Delegate（委任）：他の人にできるか？

タスクが必要だが自分固有の専門性を要しないなら、委任する。テスト：他の人が80%の品質でできるか？ イエスなら委任。

委任の公式：

1. プロセスを文書化する。 ステップバイステップの手順書を作成（AIが手伝える）
2. 1回、徹底的に教える。 長期的な節約のために前払い投資
3. 「完了」を定義する。 期待する成果を具体的に
4. チェックポイントを設定する。 マイクロマネジメントではなく、マイルストーンでレビュー

このタスクを委任したい：[タスクの説明]

委任パッケージを作成してください：
1. ステップバイステップの手順書（未経験者でもわかるレベル）
2. 「完了」の定義（具体的、測定可能）
3. よくあるミスと回避策
4. チェックインのスケジュール（いつ報告すべきか？）
5. 権限レベル（どの判断を自分で行えるか？）

委任すべきもの（自分の方が上手くても）：

• データ入力とフォーマット
• スケジュール調整とカレンダー管理
• リサーチの取りまとめ
• テンプレートからのレポート生成
• ドラフト段階のコミュニケーション
• ルーティンの承認

3. Digitize（自動化）：AIやソフトウェアにできるか？

人間の判断が必要に見えるタスクの多くが、AIやソフトウェアで部分的または完全に自動化できる。

AI自動化の例：

以下は私の定期的なタスクです：
[タスクと頻度、所要時間をリスト]

各タスクについて提案してください：
1. AIで完全に処理できるか？
2. 一部をAIに任せられるか（どの部分？）
3. 自動化できるソフトウェアツールは？
4. 週あたりの推定節約時間は？
5. セットアップにかかる時間は？

優先順位：節約時間÷セットアップ時間が最大のものから。

✅ Quick Check： 毎週1時間かけてプロジェクトデータからステータスレポートを作成している。AIで何が自動化でき、何に人間の判断が必要か？

3Dのためのタスク監査

レッスン2の時間監査データを取り出し、すべての定期タスクを3Dフレームワークに通す：

以下は私の週間定期タスクすべてです：
[タスクと週あたりの推定時間をリスト]

3D分析を実行してください：
各タスクについて推奨：
- DELETE：やらなかった場合の結果が受け入れ可能
- DELEGATE：他の人が80%の品質でできる
- DIGITIZE：AIやソフトウェアが処理できる
- KEEP：自分固有の専門性が必要かつ高インパクトの場合のみ

週あたり取り戻せる合計時間を計算してください。

「ノー」と言う技術

タスクの排除は「ノー」と言うことを意味する——依頼、招待、期待に対して。多くの人にとって最も難しい部分だ。

丁寧に断るスクリプト（日本の職場向け）：

• 「お声がけありがとうございます。今の優先案件を考えると、どちらかを調整する必要があります。○○を後回しにしてもよろしいでしょうか？」
• 「この件は○○さんの方が適任かもしれません。ご相談してみてはいかがでしょうか？」
• 「金曜までは難しいのですが、来週水曜であれば対応可能です。それでも大丈夫ですか？」
• 「[具体的な優先事項]の時間を確保するため、今回はお断りさせてください」

ポイントは「できない」ではなく「代替案を出す」こと。完全な拒否より受け入れられやすい。

Key Takeaways

• 3Dフレームワーク（Delete、Delegate、Digitize）はすべてのタスクに自分で着手する前に適用すべき
• 排除が最も強力な時間節約——多くのタスクは必要性ではなく惰性で続いている
• 他の人が80%の品質でできることは委任する。前払い投資はすぐに回収される
• AIは人間の判断が必要に見えるタスクの多くを自動化または補助できる
• 「ノー」と言うことは、高価値の仕事を守るスキルだ
• 初回の3D監査で、ほとんどの人は週5〜10時間の節約可能性を見つける

Up next: 次のレッスンでは、週間計画とレビューシステム——時間管理を毎週軌道に乗せ続ける仕組みを構築する。