メールとコミュニケーションの自動化

🔄 前のレッスンでゼロから自動化を設計する方法を学んだ。今回はビジネスで最も頻繁に自動化される領域——メールとコミュニケーション——に特化する。

500回送ったあのメール

「お見積もり、添付いたします。ご不明点がございましたらお気軽にご連絡ください」——このメールを今年何回手打ちしただろうか？

自動化すべきコミュニケーションの4類型：

メール自動化の設計パターン

パターン1：トリガーメール

「Xが起きたら、メールYを送る」

トリガーメールを設計してください：

トリガー：[イベント]（例：新規問い合わせ受信）
送信先：[誰に]
目的：[何を達成したいか]
含めるべき情報：[パーソナライズ要素]
トーン：[ビジネス/カジュアル/フォーマル]

以下を含めてください：
- 件名
- 本文テンプレート（動的変数付き）
- 送信タイミング
- 退出条件

パターン2：ドリップシーケンス

時間をかけて段階的にメッセージを届ける。

ウェルカムシーケンスの例：

パターン3：条件分岐メール

受信者の行動に応じて異なるメッセージを送る。

メール開封 → YES → 詳細情報メール
           → NO → 件名を変えて再送（3日後）
                    → NO → シーケンス終了

パーソナライズのポイント

Slack/Teams通知の自動化

メールだけでなく、チャットツールの通知も自動化対象：

• タスク期限リマインダー → 期限1日前にSlack DM
• ステータス変更通知 → チャネルに自動投稿
• 日次サマリー → 毎朝9時に今日のタスク一覧

実践演習

1. 今週3回以上送った定型メールを1つ選ぶ
2. AIを使ってテンプレート化し、パーソナライズ変数を設定
3. トリガーと退出条件を定義する

💡 ポイント： 日本のビジネスメールは丁寧語のバリエーションが多い。テンプレート化する時は「社外向け」「社内上長向け」「社内同僚向け」の3パターンを用意し、条件分岐で使い分けると、自動化しても礼儀を失わない。