行政文書とAI

行政文書の「壁」

行政文書は独特のルールがある。公文書のフォーマット、「です・ます体」と「である体」の使い分け、法令引用の正確さ、そして近年求められる「やさしい日本語」対応。

こうした制約の中でゼロから起案するのは時間がかかる。AIは初稿の作成を大幅に加速してくれる。ただし、最終的な正確性の確認は人間の責任——これは変わらない。

通知文のAI起案

以下の条件で住民向けの通知文を起案してください。

制度名：[例）国民健康保険料の改定]
読み手：[住民全般／外国人住民を含む]
目的：[制度変更の周知・届出の案内]
トーン：[やさしい日本語／標準的な公文書体]
文書形式：[A4で1枚に収まる分量]

以下を含めてください：
1. 件名（簡潔に）
2. 要旨（冒頭3行で結論）
3. 変更内容の概要
4. 住民が取るべきアクション
5. 問い合わせ先

文書タイプ別の構成

文書タイプ	構成	ポイント
住民向け通知	結論→詳細→手続き→問い合わせ先	やさしい日本語、一文40字以内
議会向け報告	経緯→現状分析→課題→対策案→予算	データに基づく論理展開
上司への起案	目的→背景→提案→期待効果→リスク	簡潔に、決裁しやすく
他部署への依頼	趣旨→依頼事項→期限→連絡先	相手の負担を明確に

✅ Quick Check: 行政文書でAIの出力を使う前に必ず確認すべきものは？法令名・制度名・統計データ・日付などの事実情報。AIはもっともらしい誤情報を生成することがあり、行政文書での事実誤認は制度の信頼性を損なう。

議会資料のAI活用

以下の条件で議会向けの報告資料を構成してください。

テーマ：[例）DX推進計画の進捗報告]
報告先：[常任委員会／本会議]
報告の背景：[前年度の議会答弁内容・計画の概要]
持っているデータ：[進捗率、予算執行率、利用者数など]

構成案を提案してください：
1. 全体の流れ（5〜7ブロック）
2. 各ブロックに盛り込むべきデータ
3. 想定される質疑とその準備

Key Takeaways

行政文書のAI起案は「読み手」「目的」「トーン」の3点をプロンプトに含めることで精度が上がる
AIの出力は必ず人間が検証する——法令名、統計データ、固有名詞、日付は原典で確認
「やさしい日本語」対応は具体的な基準（漢語→和語、一文40字以内、専門用語の言い換え）をAIに指示する
文書タイプによって構成が異なる——住民向けは結論先行、議会向けは論理展開型
AIは「初稿の加速装置」であり、最終品質の責任は人間が持つ

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