ビジネスメールと文書作成

毎日のメールを半分の時間で

🔄 前のレッスンでプロンプトの5要素（役割・文脈・タスク・出力形式・制約）を学んだ。今回はその原則を、最も頻繁に使うビジネス文書——メールに適用する。

1日に書くメールの数を数えたことがあるだろうか。多くのビジネスパーソンは1日20通以上。1通10分で200分。この時間をChatGPTで半減できたら？

メールパターン別プロンプト

お詫びメール

以下の状況でお詫びメールを作成してください。

状況：[納品が3日遅延/ミスが発生/etc.]
原因：[簡潔に]
対応策：[どう解決するか]
宛先：[社外取引先/社内上司/お客様]

構成：お詫び→原因の簡潔な説明→対応策→再発防止→結び
トーン：[宛先に応じた敬語レベル]

依頼メール

以下の依頼メールを作成してください。

依頼内容：[何を頼みたいか]
背景：[なぜ頼むのか]
締切：[いつまでに]
宛先：[誰に]

構成：挨拶→背景→依頼内容→締切→お礼
トーン：[丁寧だが明確に]

✅ Quick Check: ChatGPTが生成した敬語メールで最初にチェックすべきことは？二重敬語や過剰な丁寧表現がないか。ChatGPTは「丁寧に」と頼むと敬語を重ねすぎることがある。

社内文書のパターン

以下の情報で週報を作成してください。

今週の成果：
- [成果1]
- [成果2]

来週の計画：
- [計画1]

課題・懸念：
- [課題1]

形式：箇条書き、社内上司向け、簡潔に

Key Takeaways

• ビジネスメールは「誰に」「何の目的で」「どんなトーンで」の3点をプロンプトに含めるのが鉄則
• ChatGPTは二重敬語や過剰な丁寧表現を生成しがち——ネイティブの感覚でチェックする
• 社内文書は効率重視（簡潔）、社外文書は品質重視（敬語の正確さ）——場面でプロンプトを使い分ける
• メールパターン（お詫い、依頼、報告）ごとに構成テンプレートを持っておくと生産性が上がる
• ChatGPTの下書きを修正するパターンで、1日のメール作成時間を半減できる

Up Next

レッスン4：会議の効率化では、ChatGPTを使った会議のアジェンダ作成、議事録まとめ、アクションアイテムの抽出を学ぶ。