会議の効率化

会議が多すぎる問題

🔄 前のレッスンでビジネスメールと文書作成のパターンを学んだ。同じプロンプト設計の原則が、もう一つの「時間泥棒」——会議の効率化にも使える。

日本のビジネスパーソンの会議時間は平均で週8時間。そのうち「本当に必要だった」と感じるのは約半分。

ChatGPTは会議そのものを減らせないが、「会議の前後」の作業を劇的に効率化する。

アジェンダの自動作成

以下の会議のアジェンダを作成してください。

会議名：[例）Q2予算レビュー]
目的：[何を決めるか]
参加者：[部長、営業チーム5名]
時間：[60分]

各議題に以下を含めてください：
1. 議題名
2. 時間配分
3. 担当者（発表者）
4. 期待するアウトプット（決定？情報共有？議論？）

議事録のまとめ方

以下の会議メモを議事録に整理してください。

会議メモ（雑でOK）：
[箇条書きのメモをそのまま貼り付け]

以下のカテゴリーに分けてください：
1. 決定事項（何が決まったか）
2. アクションアイテム（誰が、何を、いつまでに）
3. 議論のサマリー（主な論点と結論）
4. 次回会議での検討事項

形式：社内共有用、簡潔に

✅ Quick Check: ChatGPTが作った議事録で最もチェックすべきポイントは？「決定事項」と「保留事項」が正しく分類されているか。ChatGPTは文章を整えるのが得意だが、「何が本当に決まったか」の判断は会議参加者にしかできない。

会議前後の全体ワークフロー

Key Takeaways

• 議事録作成はChatGPTの最も得意なタスクの一つ——雑なメモでも「決定事項＋アクションアイテム＋サマリー」に整理できる
• 構造化されたアジェンダを会議前に作るだけで、会議時間が大幅に短縮される
• ChatGPTは「文章の体裁を整える」のが得意だが、「内容の正確さ」は人間がチェックする
• 会議の前後ワークフロー（アジェンダ→メモ→議事録→フォローアップ）の各段階でChatGPTを活用する
• 「会議後の議事録が30分→5分」だけでも、週あたりの時間節約は相当なインパクト

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