AI 이메일 프롬프트 템플릿: 앞으로 쓸 모든 이메일을 위한 18개 복사-붙여넣기 프롬프트

미팅 요청 이메일을 작성해주세요.

수신: [이름과 역할, 예: "김수진 부장, 엔지니어링팀"]
나와의 관계: [상사 / 동료 / 처음 만남 / 고객 / 파트너사]
미팅 목적: [구체적으로 — "근황 공유"가 아니라 "금요일 기획 회의 전에 2분기 로드맵 우선순위 맞추기"]
긴급도: [이번 주 필요 / 유동적 / 최대한 빨리]
선호 시간: [2-3개 구체적 시간대 제안, 또는 "유동적"]
소요 시간: [15분 / 30분 / 1시간]
형식: [대면 / 화상회의 / 전화]
사전 준비 필요 사항: [미리 검토하거나 준비할 것, 또는 "없음"]

중요한 맥락:
- [예: "지난주 스탠드업에서 잠깐 논의했고 시간 잡으라고 하셨어요"]
- [예: "제품 리뷰에서 나온 이슈의 후속 조치"]

톤: [동료라 캐주얼 / 임원이라 격식 있게 / 고객이라 따뜻하게]

100단어 이내로 유지. 긴 미팅 요청은 아무도 안 읽어요. 제목은 내용을 알 수 있게, "미팅 요청"이 아니라요.

프로젝트 상태 업데이트 이메일을 작성해주세요.

수신: [이해관계자 — 이 업데이트가 필요한 사람]
프로젝트: [프로젝트명]
내 역할: [이 프로젝트에서 내가 하는 것]

현재 상태:
- 전체: [정상 진행 / 약간 지연 / 리스크 / 예정보다 앞서]
- 지난 업데이트 이후 완료: [완료한 것 2-4개 나열]
- 진행 중: [현재 작업 중인 것 2-3개 나열]
- 블로커/리스크: [블로커 나열, 또는 "없음"]

핵심 지표 (해당되면):
- [예: "스프린트 속도: 34포인트 (목표: 30)"]
- [예: "예산 집행: 8,000만원 중 4,500만원"]
- [예: "타임라인: API 통합이 2일 지연"]

결정 필요 사항: [독자가 결정하거나 승인할 것, 또는 "없음 — 참고용"]
다음 마일스톤: [다음에 올 것과 시기]

톤: [사실적 / 자신감 있고 선제적 / 우려사항 명확히 표시]

스캔 가능하게 포맷 — 불릿 포인트 사용하고 핵심 항목 볼드. 독자가 30초 안에 전체 그림을 파악할 수 있어야 해요. 가장 중요한 것을 첫 문장에 넣으세요, 세 번째 문단에 묻지 말고.

에스컬레이션 이메일을 작성해주세요. 내 레벨에서 해결이 안 되고 상위자의 도움이 필요해요.

수신: [에스컬레이션하는 대상 — 이름과 직책]
참조: [이 메일을 봐야 하는 사람, 또는 "없음"]
이슈: [무엇이 잘못되고 있는지 — 구체적, 사실적, 감정 없이]
영향: [해결 안 되면 무슨 일이 생기는지 — 구체적 결과, 타임라인, 가능하면 금액]

지금까지 타임라인:
1. [날짜]: [무슨 일이 있었는지 / 내가 시도한 것]
2. [날짜]: [다음 조치]
3. [날짜]: [현재 상태]

이미 시도한 해결 방법:
- [시도 1과 결과]
- [시도 2와 결과]

필요한 것: [구체적 요청 — 승인, 개입, 결정, 리소스]
데드라인: [언제까지 해결되어야 하는지, 그리고 왜]

톤: 전문적이고 사실에 기반해야 해요, 감정적이면 안 됩니다. 불평하는 게 아니라 — 적절한 사람이 행동할 수 있도록 정보를 전달하는 거예요. 누가 잘못했는지가 아닌, 문제와 해결 방향에 집중하세요.

200단어 이내. 보충 자료가 필요하면 첨부하되, 이메일 본문만으로 완결되어야 해요.

누군가에게 업무나 책임을 위임하는 이메일을 작성해주세요.

수신: [이름과 역할]
관계: [부하직원 / 동료 / 타 부서 동료]
업무: [구체적으로 무엇을 해야 하는지]
왜 이 사람인지: [스킬 매치, 가용성, 성장 기회]
맥락: [이 일을 잘 하기 위해 필요한 배경 정보]

상세:
- 데드라인: [날짜와 시간]
- 기대 결과물: ["완료"가 어떤 상태인지 — 문서? 결정? 완료된 프로세스?]
- 품질 기준: [예: "고객 제출용" vs "내부 검토용 초안"]
- 활용 가능한 자원: [링크, 파일, 물어볼 수 있는 사람]
- 권한 수준: [스스로 결정 가능한지, 나한테 확인해야 하는지?]

연락 가능 시간: [질문이 있을 때 나한테 연락할 수 있는 시간]

톤: [주니어에게 임파워링 ("이걸 맡기는 건 당신을 믿어서...") / 동료에게 협력적 ("이것 좀 도와주시면 정말 감사하겠습니다") / 루틴 핸드오프에는 직접적]

마이크로매니지하지 마세요. 무엇과 왜를 주고, 어떻게는 믿고 맡기세요.

사람들이 실제로 답장하는 콜드 아웃리치 이메일을 작성해주세요.

수신: [수신자의 직함/역할, 예: "시리즈 B 핀테크 스타트업의 그로스 총괄"]
내 제품/서비스: [내가 파는 것]
해결하는 문제: [구체적 페인 포인트, "기업 성장을 돕습니다"가 아닌]
증거: [설득력 있는 데이터 포인트 하나, 사례 연구, 또는 신뢰 시그널]
요청: [원하는 것 — 답장, 15분 통화, 무료 데모 체험]

그들의 세계:
- 하루에 아마 [X]개의 콜드 이메일을 받을 거예요
- 관심사: [그들의 우선순위와 압박]
- 아마 이미 시도해봤을 것: [경쟁사 솔루션이나 자체 접근]
- 답장하게 만들 것: [진짜 가치, 단순 호기심이 아닌]

규칙:
- 제목: 4-7단어, 클릭베이트 금지, 사람이 보낸 것처럼
- 첫 문장: 그들이나 회사에 대한 구체적인 것을 언급 ("프로필을 보고..."는 금지)
- "안녕하세요, 잘 지내시죠?" 금지
- "저는 OO사의 OOO입니다" 금지 (서명에 넣기)
- 첫 2문장 안에 요점 도달
- 총 길이: 80단어 이내 (짧을수록 = 높은 답장률)
- CTA: 질문 하나, 부담 낮게

3가지 버전 작성:
A) 그들의 페인 포인트로 리드
B) 관련 성과로 리드
C) 도발적인 질문으로 리드

추가: 3일 후 팔로업 이메일 (40단어 이내, 다른 각도, 새로운 가치 하나 추가).

보냈는데 답이 없어요. 팔로업 이메일을 작성해주세요.

맥락:
- 이메일 보낸 사람: [이름과 역할]
- 원래 이메일 주제: [무엇에 대해 물었는지 / 제안했는지]
- 보낸 시점: [X일 전]
- 기존 관계: [소개 받음 / 콜드 / 행사에서 만남 / 기존 고객]
- 이미 보낸 팔로업 수: [0 / 1 / 2 — 총 3회 이상은 보내지 마세요]

다음과 같은 팔로업 작성:
- "확인차 연락드립니다"나 "혹시 확인하셨나 해서"로 시작하지 않기 (가장 무시되는 오프너)
- 새로운 가치 추가 (다른 각도, 새 데이터 포인트, 관련 기사, 새로운 인사이트)
- 바쁜 것을 인정하되 소극적 공격적이지 않게
- 원래 이메일보다 짧게
- 명확하지만 부담 없는 CTA
- "관심 없으시면 괜찮습니다"라고 말하기 쉽게 만들기 (역설적으로 이게 더 많은 답장을 받아요)

길이: 60단어 이내. 첫 이메일이 길었으면 이건 펀치 있게.

내가 제안하는 것과 왜 수락해야 하는지 요약하는 제안서 이메일을 작성해주세요.

고객: [이름과 회사]
프로젝트/오퍼: [제안하는 것]
그들의 니즈: [논의한 문제 또는 언급한 목표]
제안 솔루션: [고수준 접근 — 2-3문장]
투자 금액: [금액 또는 범위, 또는 "별도 첨부"]
타임라인: [시작 시점, 소요 기간, 주요 마일스톤]
왜 우리인지: [2-3가지 구체적 이유 — "수년간의 경험" 같은 뻔한 게 아니라 "A사에서 정확히 같은 일을 했고 결과는 B였다"]

이전 대화: [논의한 것, 그들이 제기한 우려]

구조:
1. 오프닝: 대화를 참조하고 그들의 목표 재진술 (내가 들었다는 걸 보여주기)
2. 요약: 제안 내용, 쉬운 말로
3. 접근: 3-4가지 핵심 단계 또는 단계 (고수준 유지 — 디테일은 첨부 문서에)
4. 투자: 포함 사항과 함께 명확한 가격
5. 타임라인: 언제 무엇을 기대할 수 있는지
6. 왜 지금: 빨리 진행해야 하는 이유 (가짜 긴급함 없이)
7. 다음 단계: 하나의 명확한 행동 ("확인 답장 주시면, 목요일까지 SOW를 보내겠습니다")

상세 제안서를 첨부하더라도, 이 이메일 자체로 설득이 되어야 해요. 300단어 이내 — 디테일은 첨부 파일에서.

잠재 고객이 반박을 제기했어요. 강압적이지 않게 다루는 답장을 작성해주세요.

그들의 반박: "[그들이 한 말 붙여넣기 — 예: '가격이 너무 높아요' 또는 '이미 경쟁사 X를 쓰고 있어요' 또는 '지금은 타이밍이 아니에요']"
내 제품/서비스: [내가 파는 것]
그들의 상황: [그들과 회사, 니즈에 대해 아는 것]
솔직한 평가: [반박이 타당한가? 부분적으로 타당? 오해에 기반한 건가?]

다음과 같은 답장 작성:
1. 우려를 진심으로 인정 ("완전 이해합니다, 하지만..."은 금지)
2. 반박이 모호하면 명확화 질문
3. 구체적 반박을 증거로 다루기, 수사법이 아닌:
   - 가격: ROI로 프레이밍하거나 아무것도 안 하는 비용과 비교
   - 경쟁사: 일반적 "우리가 더 나아요"가 아닌 구체적 기능으로 차별화
   - 타이밍: 부담 줄이기 ("파일럿부터 시작하면 어떨까요?")
   - 필요성: 인식되지 않은 니즈가 있는지 탐색
4. 대화를 열어두는 질문으로 끝내기 (구매 CTA가 아닌)

톤: 자신감 있고 도움이 되게, 절박하지 않게. 맞지 않는 잠재 고객이면 그렇다고 말하세요. 맞지 않는 사람을 설득하려는 건 모두의 시간 낭비예요.

길이: 150단어 이내. 반박 답변은 집중적이어야지, 두 번째 피칭이 아니에요.

고객 불만에 대한 답장을 작성해주세요.

불만: "[그들의 이메일 붙여넣기 또는 요약]"
실제 일어난 일: [사실 — 우리 실수인지, 오해인지, 제품 한계인지?]
해결을 위해 할 수 있는 것: [환불 / 교체 / 크레딧 / 에스컬레이션 / 설명]
이 건에 대한 회사 정책: [관련 정책 — 반품 기간, SLA, 보증]
고객 이력: [신규 / 장기 / VIP / 자주 불만 제기]

답장 가이드라인:
1. 먼저 좌절감을 인정하세요 — 설명하기 전에. 사람들은 먼저 들림을 느껴야 해요.
2. 우리 잘못이면 사과하기. 구체적으로 ("배송이 파손된 채 도착해서 죄송합니다"지 "불편을 드려서 죄송합니다"가 아닌).
3. 우리 잘못이 아니면, 방어적이지 않게 명확히 설명.
4. 해결을 위해 하고 있는 것 진술 — 구체적 행동, 모호한 약속이 아닌.
5. 타임라인: 언제 해결을 볼 수 있는지?
6. 적절하면 추가 제공 (뇌물이 아닌 — 진심 어린 선의 표시).
7. 팔로업을 위한 직접 연락처로 마무리.

톤: 공감적, 전문적, 해결 중심. 절대 무시하지 않기. 절대 싸우지 않기. 고객이 무리한 요구를 하더라도, 이메일은 경험을 중요시한다는 느낌이 들어야 해요.

환불 또는 해지를 요청하는 고객에게 답장을 작성해주세요.

요청: "[전액 환불, 부분 환불, 구독 해지 중 무엇을 요청했는지]"
이유: [환불/해지를 원하는 이유, 또는 "이유 제시 안 함"]
자격 여부: [정책상 가능 / 안 됨 — 이유 설명 / 경계 — 매니저 재량]
제공하는 것: [전액 환불 / 부분 환불 / 크레딧 / 대안 / 거절 + 설명]
처리 기간: [환불이 얼마나 걸리는지]
고객 이력: [맥락 — 얼마나 오래된 고객인지, 총 지출, 이전 이슈]

답장 구조:
1. 연락해주셔서 감사 (요청한 것에 대해 미안한 느낌 들게 하지 않기)
2. 무엇을 하는지 확인: 환불 승인, 해지 처리, 또는 대안 설명
3. 승인이면: 명확한 다음 단계와 타임라인
4. 거절이면: 솔직한 이유 설명, 공감과 함께, 차선책 제안
5. 고객을 유지할 수 있다면: 진짜 남을 이유 제시 (죄책감 아닌 — 할인, 일시정지, 안 써본 기능 등)
6. 떠나면 기분 좋게 보내기: 잘 되길 바라고 문은 열어두기

고객이 받을 자격이 있는 환불을 위해 싸우게 만들지 마세요. 그리고 "아쉽게도"라는 단어를 두 번 이상 쓰지 마세요.

우리 제품이나 서비스에 대한 고객 질문에 답장을 작성해주세요.

질문: "[이메일 또는 질문 붙여넣기]"
답변: [질문에 대한 사실적 답변]
추가로 필요할 수 있는 관련 정보: [다음에 물어볼 것]
도움말 문서 링크 (해당되면): [URL]

답장 가이드라인:
1. 첫 1-2문장에서 실제 질문에 답하기. 맥락 한 문단 뒤에 답을 묻지 않기.
2. 답이 복잡하면 번호 매긴 단계로 나누기.
3. 선제적 팁 추가 — 안 물어봤지만 유용할 것.
4. 더 깊은 내용은 관련 문서 링크.
5. 답이 문제를 해결하지 못하면 추가 도움 제안.

톤: 도움이 되고 명확하게. 친한 전문가 같은 느낌으로, 서포트 봇이 아닌. 제품명을 사용하고, "저희 플랫폼"이나 "해당 시스템"이 아닌.

150단어 이내. 그 이상이 필요하면 도움말 문서가 되어야 해요.

사내 공지 이메일을 작성해주세요.

공지 내용: [구체적으로 — 조직 변경, 신규 입사, 정책 업데이트, 제품 출시, 사무실 이전 등]
발신자: [내 직책 — CEO / 팀장 / 인사 / 부서장]
대상: [전사 / 특정 팀 / 부서]
독자에게 "그래서 뭐?": [이것이 그들에게 개인적으로 어떤 영향을 미치는지]
시행일: [언제부터 적용]
질문/우려는 누구에게: [연락처]

핵심 사항:
- [세부사항 1]
- [세부사항 2]
- [세부사항 3]

민감한 고려사항:
- [예: "일부 사람들이 고용 안정을 걱정할 수 있음"]
- [예: "3개월 전 결정을 번복하는 것"]
- [예: "없음 — 단순한 좋은 소식"]

톤은 뉴스에 맞춰야 해요:
- 좋은 소식 (신규 입사, 성과, 복지): 따뜻하고, 축하하지만, 과하지 않게
- 중립 소식 (정책 변경, 프로세스 업데이트): 명확하고, 사실적이고, 도움이 되게
- 어려운 소식 (구조조정, 리스트럭처링, 좌절): 솔직하고, 공감적이고, 직접적으로 — 핵심을 묻지 않기

뉴스로 시작하세요. 사람들을 초조하게 만드는 세 문단의 맥락으로 시작하지 마세요.

내 작업에 대한 피드백을 요청하는 이메일을 작성해주세요.

수신: [이름과 역할 — 상사 / 동료 / 타 부서 이해관계자 / 고객]
피드백이 필요한 것: [문서, 프레젠테이션, 프로젝트 계획, 디자인, 코드, 제안서 — 구체적으로]
첨부/링크: [리뷰할 대상]
피드백 기한: [언제까지 필요한지, 그리고 왜]

구체적으로 피드백 받고 싶은 부분:
1. [예: "경영진 요약이 비기술 청중에게 충분히 명확한지?"]
2. [예: "타임라인이 현실적으로 보이는지?"]
3. [예: "놓친 엣지 케이스가 있는지?"]

필요한 맥락:
- [예: "다음 주 화요일에 이사회에 올라감"]
- [예: "[다른 사람]의 피드백은 이미 반영함"]
- [예: "1차 초안 — 4-5 섹션이 아직 작업 필요한 건 알고 있음"]

톤: 협력적이지, 매달리지 않기. 허가를 요청하는 게 아니라 — 내가 갖지 못한 관점을 구하는 거예요.

쉽게 만들어 주세요: 정확히 무엇을 보고, 어떤 질문에 답하고, 얼마나 걸릴지 알려주세요. "이거 좀 봐주실 수 있나요?"라고만 하면 = 쓸모없거나 영영 안 오는 피드백.

주간/월간 업무 보고 이메일을 작성해주세요.

수신: [매니저 / 팀 / 이해관계자]
보고 기간: [날짜]

성과:
- [완료한 것 — 활동이 아닌 결과와 함께]
- [예: "온보딩 리디자인 출시 — 초기 데이터상 활성화율 15% 개선"]
- [예: "[고객사] 딜 클로즈 — 연간 5,400만원 ARR"]

진행 중:
- [작업 중인 것과 상태]
- [예상 완료일]
- [의존성이나 블로커]

블로커 / 도움 필요:
- [무엇이 느리게 만드는지 — 누구에게 무엇이 필요한지 구체적으로]
- [또는 "없음 — 모든 것 정상"]

다음 기간 우선순위:
- [집중할 상위 3가지]

주목할 만한 성과: [가시성이 필요한 것 — 팀 협업, 고객 피드백, 배운 것]
배운 점: [접근 방식이나 이해를 바꾼 것]

형식: 스캔 가능한 불릿, 문단 아닌. 가장 중요한 항목 볼드. 매니저가 2분 안에 읽고 정확히 어디까지 왔는지 알 수 있어야 해요.

[수신자]에게 나쁜 소식을 전하는 이메일을 작성해주세요.

나쁜 소식: [무슨 일이 있었는지 — 구체적으로]
전달 대상: [역할과 나와의 관계]
예상 반응: [어떻게 느낄지 — 실망, 화남, 걱정, 혼란]
이유: [솔직한 설명 — 변명이 아닌]
대응 조치: [상황을 해결하거나 완화하기 위한 구체적 다음 단계]
그들에게 필요한 것: [이해? 결정? 아무것도 — 정보 전달만?]

중요한 맥락:
- [예: "2분기 목표를 이것에 의존하고 있었음"]
- [예: "월요일까지 완료하겠다고 약속했었음"]
- [예: "내 팀뿐 아니라 그들 팀에도 영향"]

작성 규칙:
1. 소식으로 시작. 핵심에 도달하기 전에 3문단 읽게 하지 마세요.
2. 해당되면 책임을 지세요. 수동태 회피 금지 ("실수가 있었다" → "제가 타임라인을 과소평가했습니다").
3. 나 자신이 아닌 그들에 대한 영향을 이해한다는 것을 보여주세요.
4. 복구 계획 제시 — 무엇이 잘못됐는지가 아닌, 이제 무슨 일이 일어나는지를 알고 싶어해요.
5. 과도한 사과 금지. 명확한 사과 한 번이 "정말 죄송합니다" 다섯 번보다 강해요.

톤: 직접적, 책임감 있게, 전향적. 비굴하지도 방어적이지도 않게.

동료와의 갈등이나 의견 불일치를 다루는 이메일을 작성해주세요.

상황: [무슨 일이 있었는지 — 의견 불일치, 커뮤니케이션 오류, 마찰]
내 역할: [내가 문제에 기여한 방식 — 솔직하게]
그들의 관점: [그들이 이 상황을 아마 어떻게 보는지]
원하는 결과: [승리가 아닌 해결 — "해결됨"이 어떤 모습인지?]
업무 관계: [동료 / 부하직원 / 상급자 / 타 부서]

다음과 같은 이메일 작성:
1. 이슈를 직접적이지만 중립적으로 언급 — 사실로, 비난 아닌
2. 그들의 관점 인정 ("왜 그렇게 느끼셨는지 이해합니다..." 또는 "X에 대한 우려가 타당합니다")
3. 비굴하지 않으면서 내 부분에 대한 책임 인정
4. 앞으로의 길 제안 — 구체적, 실행 가능, 공정
5. 그들의 의견 요청 ("생각을 듣고 싶습니다" — 그리고 진심으로)
6. 이메일로 부족하면 대면 대화 제안

톤: 어른 대 어른. 소극적 공격적이지 않게 ("이전에 말씀드렸듯이..."). 사과 공격적이지도 않게 ("죄송하지만..."). 그냥 솔직하고 건설적으로.

이 이메일은 상대가 해결하고 싶게 만들어야 해요, 방어태세를 준비하게 만들면 안 돼요.

연봉 인상이나 승진을 위한 이메일을 작성해주세요.

내 직책: [현재 직함]
재직 기간: [얼마나]
수신: [매니저 이름과 직함]
현재 연봉: [금액, 또는 "이메일에 밝히지 않겠음"]
목표: [요청하는 것 — 구체적 금액, 인상률, 또는 "논의에 열려있음"]

나의 근거:
- 주요 성과: [가능하면 숫자가 포함된 3-5가지 구체적 결과]
  1. [예: "마이그레이션 프로젝트를 이끌어 인프라 비용 연 1.5억원 절감"]
  2. [예: "팀을 3명에서 7명으로 성장시키면서 평균 이하 이직률 유지"]
  3. [예: "4개 주요 기능 출시로 유료 전환 22% 증가"]
- 범위 확대: [원래 직무 기술서를 넘어 역할이 확장된 방식]
- 시장 데이터: [조사한 연봉 벤치마크 — 잡코리아, 사람인, 크레딧잡, 업계 보고서]
- 받은 피드백: [긍정적 성과 평가, 이해관계자 피드백, 수상]

톤: 자신감 있고 전문적. 비즈니스 케이스를 만드는 거지, 부탁하는 게 아니에요. "제가 이 정도는 받아야 한다고 느낍니다..."가 아니라 "이것이 제가 전달한 가치이고 이 수준의 업무에 대한 경쟁력 있는 보상입니다"로 프레이밍.

명확한 요청과 대면 논의를 위한 미팅 제안으로 끝내기. 250단어 이내 — 상세한 근거는 대화에서.

비즈니스 사과 이메일을 작성해주세요.

사과할 것: [구체적으로 — 마감 미스, 결과물 실수, 약속 불이행, 비전문적 행동]
수신: [이름, 역할, 관계]
실제 일어난 일: [사실 — 축소 없이]
그들에게 미친 영향: [내 실수가 그들의 업무, 타임라인, 평판, 또는 신뢰에 미친 영향]
해결을 위해 한 것: [구체적 행동, "앞으로 잘하겠습니다"가 아닌]
재발 방지를 위해 변경할 것: [의지력이 아닌 시스템적 해결]

다음과 같은 사과 작성:
1. 명확하고 직접적인 사과로 시작 — "혹시 불쾌하셨다면 죄송합니다..."(이건 사과가 아님)는 금지
2. 구체적으로 내가 뭘 잘못했는지 언급 (실제로 이해하고 있음을 보여줌)
3. 내가 어떤 기분인지가 아닌, 그들에게 미친 영향을 인정
4. 무슨 일이 있었는지 간략히 설명 (맥락이지, 변명이 아닌)
5. 즉각적 문제 해결을 위해 한 것 진술
6. 재발 방지를 위해 변경하는 것 진술
7. 용서를 구하지 않기 — 그건 그들의 결정이지, 내 요청이 아님

200단어 이내. 긴 사과 이메일은 면죄부를 구하는 것처럼 느껴져요. 짧은 건 진심으로.

톤: 진심, 책임감 있게, 간결하게. 이 이메일은 신뢰를 재건해야지, 구걸하면 안 돼요.