비즈니스 문서 작성

한국 비즈니스 문서의 특수성

한국 기업의 문서 문화는 글로벌 기업과 다른 고유한 특성이 있어요. 보고서체라는 독특한 문체, 결재 라인을 의식한 작성 방식, 존댓말 레벨 관리 — 이런 특성을 이해해야 “진짜” 쓸 수 있는 비즈니스 문서를 작성할 수 있어요.

보고서체의 핵심 원칙

한국 기업의 공식 문서에서 사용하는 ‘보고서체’는 다음과 같은 특징이 있어요:

원칙	설명	예시
객관적 서술	개인 의견보다 사실과 데이터 중심	“매출이 15% 증가하였습니다”
간결성	군더더기 없이 핵심만 전달	“검토 결과, 실행 가능합니다”
구조화	핵심요약 → 상세 → 대안 → 결론	번호, 표, 글머리기호 활용
합쇼체/서술체	격식 있는 어미 사용	“~하였습니다”, “~한 바 있습니다”

AI로 주간보고서 작성하기

주간보고서는 한국 직장인이 가장 자주 쓰는 문서예요. AI를 활용하면 작성 시간을 절반 이하로 줄일 수 있어요.

주간보고서 프롬프트

You are a Korean business writing expert creating a weekly report (주간보고서).

Context:
- Team: [팀명]
- Reporting period: [기간]
- Audience: [보고 대상, e.g., 부장님]
- Style: 보고서체 (합쇼체, formal Korean business writing)

Content to include:
- Key achievements: [이번 주 성과 핵심 키워드]
- Issues/blockers: [이슈 사항]
- Next week plan: [차주 계획]

Output format:
1. 핵심 요약 (3 bullet points, most important first)
2. 금주 실적 (table: 항목 | 목표 | 실적 | 달성률)
3. 이슈 및 대응 방안 (각 이슈별 원인 + 대응)
4. 차주 계획 (표 또는 번호 목록)

Rules:
- Use 보고서체 (합쇼체) consistently
- Quantify results with specific numbers
- Keep sentences concise (under 40 characters per sentence)
- No emotional language, no 이모티콘

보고서 구조 비교

구성 요소	나쁜 예	좋은 예
핵심 요약	“이번 주에 여러 가지를 했습니다”	“매출 목표 대비 112% 달성, 신규 계약 3건 체결”
실적 서술	“마케팅을 열심히 했어요”	“SNS 광고 캠페인 실행 결과, CTR 2.3% 달성 (전주 대비 +0.5%p)”
이슈 보고	“문제가 좀 있었습니다”	“서버 장애로 2시간 서비스 중단 발생, 원인: DB 과부하, 대응: 인스턴스 증설 완료”
차주 계획	“다음 주에 더 잘 하겠습니다”	“Q1 결산 보고서 작성(3/5), 고객사 미팅(3/7), 신규 캠페인 론칭(3/8)”

AI로 기안서(품의서) 작성하기

기안서는 상급자의 결재(승인)를 받기 위한 제안 문서예요. 논리적 구조와 객관적 근거가 핵심이에요.

기안서 프롬프트

You are a Korean business document expert creating a formal proposal (기안서/품의서).

Purpose: [기안 목적, e.g., "신규 CRM 도입 승인 요청"]
Budget: [예산]
Decision maker: [결재권자 직급]

Required sections:
1. 기안 제목 (concise, action-oriented)
2. 제안 배경 (왜 필요한지, 현재 문제점)
3. 실행 방안 (구체적 계획, 일정, 담당자)
4. 소요 예산 (항목별 비용 테이블)
5. 기대 효과 (정량적 + 정성적)
6. 대안 검토 (2-3개 대안 비교표)
7. 결론 및 요청 사항

Style: 보고서체 (합쇼체), no personal opinions, data-driven arguments

기안서에서 AI가 특히 유용한 부분은 “대안 검토"예요. 솔루션 A, B, C를 비교하는 표를 AI가 객관적으로 만들어주면, 결재권자가 판단하기 쉬워져요.

AI로 비즈니스 이메일 작성하기

한국 비즈니스 이메일은 상황에 따라 격식과 표현이 크게 달라져요.

이메일 유형별 프롬프트

요청 이메일:

You are a Korean business email writer.

Write a polite request email in Korean (합쇼체/해요체) for the following situation:
- Sender: [직급, 이름]
- Recipient: [직급, 이름, 회사]
- Purpose: [요청 사항]
- Deadline: [마감일]
- Tone: Professional, respectful, not too formal

Structure: 인사 → 배경 → 요청 사항 → 마감일 → 감사 인사
Keep it under 200 words.

거절 이메일:

한국 비즈니스 문화에서 거절은 특히 섬세해야 해요. 직접적으로 “안 됩니다"라고 하는 것보다 완곡한 표현을 사용해요:

You are a Korean business email expert specializing in tactful rejections.

Write a polite rejection email in Korean for:
- Situation: [거절 상황]
- Relationship: [상대방과의 관계]
- Reason: [거절 이유 — keep vague if sensitive]

Structure:
1. 감사 인사 (thank them for the offer/request)
2. 상황 설명 (간접적으로 어려운 점 언급)
3. 완곡한 거절 ("현재로서는 어려울 것 같습니다")
4. 대안 제시 (가능하다면)
5. 관계 유지 표현 ("다음 기회에 꼭 함께하겠습니다")

Avoid: 직접적인 "안 됩니다", negative opening
Use: "현재로서는", "어려울 것 같습니다", "검토해 보았으나", "부득이하게"

거절 이메일의 핵심 표현

직접적 (피하세요)	완곡한 (추천)
“안 됩니다”	“현재로서는 어려울 것 같습니다”
“할 수 없습니다”	“내부 사정상 부득이하게…”
“거절합니다”	“검토해 보았으나 이번에는…”
“불가합니다”	“양해 부탁드리겠습니다”

한국식 문서 작성 팁

1. 결재 라인을 의식하세요

한국 기업의 문서는 여러 단계의 결재를 거쳐요. 그래서 문서는 “내가 쓰는 것"이 아니라 “결재권자가 읽기 편하게 쓰는 것"이에요:

핵심을 먼저 — 바쁜 임원은 첫 3줄만 읽을 수 있어요
숫자로 증명 — “잘 됐습니다"가 아니라 “15% 증가”
한 페이지 원칙 — 가능하면 한 페이지에 핵심을 담으세요

2. 한자어 vs 순우리말 밸런스

보고서체에서는 한자어가 자연스럽지만, 너무 과하면 읽기 어려워요:

과도한 한자어	밸런스 잡힌 표현
“당해 사안에 대한 검토 결과를 보고드리겠사오며”	“이 건에 대한 검토 결과를 보고드립니다”
“향후 전개 양상을 면밀히 주시할 필요가 있사옵니다”	“향후 진행 상황을 주의 깊게 살펴볼 필요가 있습니다”

3. 실무에서 바로 쓸 수 있는 문서 템플릿

AI에게 다양한 비즈니스 문서 템플릿을 미리 만들어두면 시간을 크게 절약할 수 있어요:

You are a Korean business template creator.

Create reusable templates for the following Korean business documents:
1. 주간보고서 (weekly report)
2. 미팅 안건 (meeting agenda)
3. 업무 인수인계서 (handover document)

For each template:
- Include section headers with placeholders [___]
- Use 합쇼체
- Add brief instructions for what goes in each section
- Format: clean markdown with tables where appropriate

이렇게 만들어둔 템플릿을 매번 재활용하면 매주 반복되는 보고서 작성 시간을 크게 줄일 수 있어요.

실전 연습: 이메일 작성해보기

아래 상황에 맞는 이메일을 AI로 작성해보세요:

상황: 협력사에 프로젝트 납기를 1주일 연장해달라고 요청해야 합니다. 현재까지의 진행률은 85%이고, 품질 이슈로 추가 테스트가 필요합니다.

You are a Korean business email writer.

Write a polite extension request email in Korean (합쇼체) for:
- Sender: 마케팅팀 김대리
- Recipient: 파트너사 이과장님
- Current progress: 85% complete
- Reason for delay: Quality testing needed, 3 critical bugs found
- New deadline request: 1 week extension (3/14 → 3/21)

Structure: 인사 → 진행 상황 공유 → 연장 필요 사유 → 새 일정 제안 → 양해 요청
Tone: Professional, apologetic but confident about quality delivery

핵심 정리

한국 보고서체의 핵심은 객관성, 간결성, 구조화, 합쇼체 일관성이에요
AI로 주간보고서를 작성할 때는 역할, 맥락, 출력 형식을 구체적으로 지정하세요
기안서/품의서는 제안 배경, 실행 방안, 예산, 기대 효과를 반드시 포함해요
한국식 거절 이메일은 직접적 거절 대신 완곡한 표현(“현재로서는 어려울 것 같습니다”)을 사용해요
문서 템플릿을 AI로 미리 만들어두면 매주 반복되는 작성 시간을 크게 줄일 수 있어요

Up Next: 다음 레슨에서 블로그와 콘텐츠 글쓰기를 배워요. 네이버 블로그, 브런치, 티스토리 등 플랫폼별 콘텐츠 전략과 AI 활용법을 알려드릴게요.