AI 기반 기장과 거래 관리

🔄 Quick Recall: 지난 레슨에서 AI가 회계 업무의 기계적 작업(거래 분류, 데이터 입력, 보고서 포맷)을 자동화하고, 전문가의 판단이 필요한 영역(세무 해석, 고객 자문)은 사람이 담당한다는 원칙을 배웠어요. 이번에는 가장 시간을 많이 잡아먹는 작업 — 기장 — 에 AI를 적용해 볼게요.

매달 수백 건, 고객이 많으면 수천 건의 거래를 분류해야 해요. 카드 결제 내역, 계좌 이체, 현금영수증까지. 한국에서는 더존이나 세무사랑 같은 프로그램에 하나하나 입력하는 작업이 기장의 핵심이죠.

AI를 활용하면 이 과정을 획기적으로 줄일 수 있어요.

거래 분류 프롬프트 설정하기

핵심은 AI에게 회사의 계정과목표를 먼저 알려주는 거예요:

다음은 [업종: 온라인 의류 쇼핑몰]의 계정과목표예요:

수익: 상품매출, 배송수수료수익, 기타수익
비용: 상품매입원가, 배송비, 포장비, 광고선전비,
      판매수수료(쿠팡/네이버), 지급수수료(PG사),
      복리후생비, 임차료, 통신비, 소모품비

아래 거래 내역을 위 계정과목에 맞게 분류해 주세요.
확신이 없는 항목은 "확인 필요"로 표시해 주세요.

날짜 | 적요 | 금액
2026-02-01 | 쿠팡 판매대금 입금 | +3,450,000
2026-02-01 | CJ대한통운 배송비 | -234,000
2026-02-02 | 네이버 광고비 | -500,000
2026-02-03 | KG이니시스 PG수수료 | -45,000
2026-02-03 | 사무실 임대료 | -800,000

✅ Quick Check: 프롬프트에 계정과목표를 포함하지 않으면 어떻게 될까요? AI가 자기 나름의 계정명을 만들어 내요 — ‘배송비’를 ‘운송비’로, ‘광고선전비’를 ‘마케팅비’로 처리하는 식이죠. 회사의 실제 체계와 달라서 나중에 전부 수정해야 해요.

지저분한 은행 데이터 정리하기

현실의 은행 데이터는 깔끔하지 않아요. AI에 넣기 전에 정리가 필요해요:

아래 은행 거래 내역을 회계 처리용으로 정리해 주세요:

1. 날짜를 YYYY-MM-DD 형식으로 통일
2. 금액에서 통화 기호 제거하고 숫자만 남기기
3. 적요에서 불필요한 코드/번호 제거
4. 입금(+)과 출금(-) 구분
5. 중복 거래 표시

원본 데이터:
[은행 내역 붙여넣기]

반복 거래 규칙 만들기

매달 반복되는 거래는 규칙을 설정해두면 AI가 자동으로 처리해요:

다음은 매달 반복되는 거래 패턴이에요.
이 규칙을 기억하고 앞으로 분류할 때 적용해 주세요:

- "KT 통신료" → 통신비
- "삼성화재 보험료" → 보험료
- "우리은행 이자" → 이자비용
- "카카오페이 수수료" → 지급수수료
- "[직원명] 급여" → 급여
- "국민연금" → 복리후생비(4대보험)
- "네이버 스마트스토어 수수료" → 판매수수료

이 규칙에 해당하지 않는 새로운 거래가 있으면
가장 유사한 계정을 추천하되 "확인 필요"로 표시해 주세요.

복합 거래 처리하기

하나의 거래가 여러 계정에 걸치는 경우도 있어요:

다음 거래를 분개해 주세요:

[거래 설명]
예: 직원 출장비 정산 — 교통비 45,000원,
숙박비 120,000원, 식비 38,000원, 합계 203,000원

한국 일반기업회계기준에 맞게 차변/대변으로 분개하고,
각 항목의 계정과목과 금액을 표시해 주세요.

월말 일괄 처리

월말에 한 달치 거래를 한번에 처리할 때의 워크플로우:

은행에서 CSV/엑셀로 거래 내역 다운로드
AI로 데이터 정리 (형식 통일, 중복 제거)
계정과목표와 반복 거래 규칙을 프롬프트에 포함
AI가 분류한 결과를 검토 — “확인 필요” 항목 우선 처리
검증된 분류를 회계 프로그램에 입력

✅ Quick Check: 월말 일괄 처리에서 “확인 필요” 항목을 우선적으로 검토해야 하는 이유는? AI가 확신이 없는 항목이야말로 잘못 분류될 가능성이 높아요. 나머지 대부분은 규칙 기반으로 정확하게 처리되지만, 이 항목들은 사람의 판단이 필요해요.

AI가 흔히 틀리는 분류 패턴

패턴	문제	해결
적요가 비슷한 거래	‘네이버 광고비’와 ‘네이버 스마트스토어 수수료’를 혼동	명확한 분류 규칙 제공
카드 할부	할부 개월 수와 원금/이자 구분 혼동	할부 거래 처리 규칙 별도 명시
4대 보험	회사 부담분과 개인 부담분 구분 실패	보험 유형별 처리 규칙 추가
부가세 포함/불포함	공급가액과 부가세를 분리하지 않음	“부가세 별도 표시” 지시 추가

연습: 첫 번째 분류 워크플로우 만들기

본인 업무(또는 가상 시나리오)의 계정과목표를 정리
최근 한 달 거래 내역 10~20건을 준비 (민감 정보 제거!)
위의 프롬프트 구조를 활용해 AI에 분류 요청
AI의 분류 결과를 검토하고, 틀린 부분을 수정 피드백으로 제공
반복 거래 규칙을 정리해서 재사용 가능한 프롬프트 만들기

핵심 정리

AI 거래 분류의 핵심은 계정과목표를 프롬프트에 포함하는 것 — 제공하지 않으면 AI가 자의적인 계정명을 만들어 내요
은행 데이터는 AI에 넣기 전에 정리가 필수 — 날짜 형식 통일, 민감 정보 제거, 금액 표준화
반복 거래 규칙을 한 번 설정하면 매달 재사용 가능 — AI가 패턴을 학습해서 정확도가 계속 올라가요
AI에 “확신 없는 항목은 ‘확인 필요’로 표시해"라고 지시하면 검토 시간을 획기적으로 줄일 수 있어요
부가세 분리, 4대 보험 구분 같은 한국 특유의 분류 규칙은 별도로 명시해야 AI가 정확하게 처리해요

Up Next: 다음 레슨에서는 AI로 재무 보고서와 경영 분석 요약을 작성하는 방법을 배워요 — 손익계산서 요약부터 경영진 보고서까지.