AI 일정 및 스케줄 관리

임원 캘린더를 자동 조종 모드로

일정 관리는 비서·행정직에서 가장 많은 시간을 잡아먹는 업무예요. 연구에 따르면 주당 평균 4.8시간 — 매주 거의 오전 반나절이 왕복 이메일, 시간대 계산, 충돌 해결에 쓰여요.

AI 일정 도구는 이 시간을 거의 0으로 줄여줘요.

AI 일정 도구 분류

세 가지 카테고리가 다른 일정 관리 필요를 커버해요:

각 카테고리에서 하나씩 시작하세요. 대부분의 비서는 스마트 일정 도구(내부 조율용) + 예약 링크(외부 연락처용)로 90%를 커버해요.

스마트 일정 설정하기

설정에 30분, 이후 매주 수 시간 절약:

1단계: 캘린더 연결. 임원의 업무 캘린더, 개인 캘린더(관련 시), 본인 캘린더를 연결해요. AI가 모든 일정을 봐야 충돌을 피할 수 있어요.

2단계: 선호 설정. AI에게 임원의 규칙을 알려주세요:

임원 일정 관리 선호도를 설정해줘:
- 오전 9시 이전, 오후 6시 이후 미팅 없음
- 연속 미팅 사이 15분 버퍼
- 매일 2시간 집중 시간 확보 (유연 배치)
- 점심시간: 12-1시 (절대 미팅 금지)
- 선호 미팅 요일: 화~목
- 외부 미팅: 오전만
- 내부 싱크: 오후

3단계: 미팅 유형 설정. 미팅마다 규칙이 달라요:

✅ Quick Check: 미팅 유형을 따로 정의하는 이유는? 15분 퀵 싱크와 90분 이사회 미팅의 일정 요구사항이 완전히 다르기 때문이에요. AI가 이 카테고리로 우선순위를 매겨서, 이사회와 퀵 싱크가 충돌하면 어떤 걸 옮길지 자동 판단해요.

집중 시간 보호

임원에게 가장 가치 있는 일정 기능은 미팅을 잡는 게 아니라, 미팅으로부터 시간을 지키는 거예요.

AI 집중 시간 보호 작동 원리:

1. 일일 집중 시간 목표 설정 (예: 2시간)
2. AI가 캘린더에 ‘스마트 홀드’ 배치
3. 누군가 집중 시간에 미팅을 요청하면 AI가 확인:
   • 이 미팅에 다른 빈 시간이 있는가?
   • 집중 시간을 오늘 다른 시간대로 옮길 수 있는가?
   • 이 미팅이 블록을 무시할 만큼 우선순위가 높은가?
4. AI가 자동으로 대안을 제안하거나 블록을 보호

결과: 임원이 매일 일관된 딥워크 시간을 확보하고, 비서가 모든 미팅 요청을 수동으로 검토할 필요가 없어요.

시간대 간 일정 조율

국제 일정은 AI가 즉시 가치를 증명하는 영역:

다음 참가자로 미팅을 잡아줘:
- 김 대표 (CEO) — 서울, KST
- Sarah Chen (CFO) — 뉴욕, EST
- Marcus Webb (VP) — 런던, GMT

조건:
- 45분
- 세 사람 모두 근무 시간 내
- 김 대표는 오전 선호, Marcus는 저녁 7시 이후 불가
- Zoom 링크 포함
- 세 사람 모두에게 캘린더 초대 발송

AI가 겹치는 시간을 계산하고(보통 서울 오후 10-11시 / 뉴욕 오전 8-9시 / 런던 오후 1-2시의 좁은 창), 선호도를 반영해 최적 시간을 제안해요 — 초 단위로.

✅ Quick Check: 시간대 간 일정 요청에 항상 포함해야 할 것은? 참가자의 시간대, 근무 시간, 개인 선호예요. AI가 계산은 하지만, 비서의 맥락 지식이 필요해요 — 김 대표가 수요일 오전에 고정 미팅이 있다거나, Marcus가 금요일 오후에는 일찍 퇴근한다는 것 같은.

재일정 처리

재일정은 처음 잡는 것과 같은 조율 수고를 일으켜요. AI가 이걸 쉽게 만들어요:

[임원명]이 오후 2시 마케팅팀 미팅을 변경해야 해요.
이번 주 내 6명 모두 가능한 다음 시간을 찾아줘.
목요일이나 금요일 우선.
새 시간과 업데이트된 안건으로 변경 안내 발송해줘.

AI가 여섯 명의 캘린더를 확인하고, 겹치는 시간을 찾고, 업데이트를 보내요 — 비서는 더 높은 가치의 업무로 넘어갈 수 있어요.

핵심 정리

• AI 일정 도구는 왕복 조율 이메일을 제거해 주당 4.8시간 절약
• 일정 선호도를 한 번 설정하면 AI가 모든 미팅 요청에 지속적으로 적용
• 집중 시간 보호가 가장 고가치 기능 — 임원의 딥워크 블록을 자동으로 확보
• 시간대 간 일정은 15분 이상의 수동 계산이 AI로 초 단위로
• 미팅 유형(퀵 싱크 vs 이사회)을 정의해야 AI가 충돌 시 우선순위를 판단

Up Next: 다음 레슨에서는 두 번째로 큰 시간 소모 — 이메일 관리를 다뤄요. AI로 받은편지함 분류, 상사 스타일 답장 작성, 매일 Inbox Zero를 달성하는 법을 배워요.