AI 이메일 관리

🔄 Quick Recall: 이전 레슨에서 AI 일정 도구로 주당 4.8시간을 절약하는 법을 배웠어요. 이제 또 다른 시간 도둑 — 이메일을 다뤄요. AI 이메일 도구로 주당 3-4시간을 추가로 절약할 수 있어요.

매일 Inbox Zero

평균 임원은 하루 120-150건의 이메일을 받아요. 시스템 없이는 이 받은편지함 관리에 하루 2-3시간이 소비돼요. AI와 함께하면 전체 받은편지함을 30분 안에 처리할 수 있어요.

3단계 이메일 시스템

가장 효과적인 접근법은 세 가지 AI 레이어를 사용하고, 각 레이어가 다음의 작업량을 줄여요:

1단계: 자동 분류

AI가 모든 수신 이메일을 즉시 카테고리화:

이 기능의 도구: SaneBox(모든 이메일 클라이언트 호환), Shortwave(Gmail), Inbox Zero(오픈소스).

SaneBox는 임원이 어떤 발신자를 중요하게 여기는지, 어떤 이메일에 빠른 답장 vs 긴 답장을 하는지, 어떤 건 항상 읽지 않고 아카이브하는지를 학습해요. 시간이 갈수록 더 똑똑해져요.

2단계: 상사 문체 초안 작성

이메일이 분류되면, AI가 ‘답변 필요’ 카테고리에 임원의 문체로 미리 초안을 써요.

문체 매칭 설정:

[임원명]의 보낸 이메일 20건의 문체를 분석해줘.
다음 패턴을 찾아줘:
- 인사 스타일 (수신자 유형별 격식 수준)
- 문장 길이와 단락 구조
- 톤 (직설적, 따뜻한, 외교적 등)
- 자주 쓰는 표현과 마무리 인사
- 요청 처리 방식 (즉시 수락, 조건부 수락, 다른 사람에게 연결, 거절)

이 분석으로 대신 이메일 작성 시 사용할 문체 가이드를 만들어줘.

문체 가이드가 있으면 모든 초안 작성에 포함:

이 이메일에 [임원명]의 문체로 답장 초안을 써줘:
[문체 가이드 요약]

답장할 이메일:
[수신 이메일 붙여넣기]

맥락: [추가 정보 — "이 프로젝트를 지지하는 입장" 또는 "이 결정을 2분기까지 미루고 싶어함" 등]

✅ Quick Check: 초안 프롬프트에서 ‘맥락’ 줄이 왜 중요한가요? AI가 톤과 스타일은 완벽하게 맞출 수 있지만, 임원의 현재 입장, 발신자와의 관계, 내부 정치는 모르기 때문이에요. 비서만 아는 이 맥락이 일반 초안과 임원이 수정 없이 승인하는 초안의 차이를 만들어요.

3단계: 검토 및 발송

이메일이 분류되고 초안이 작성되면, 아침 루틴은:

1. 긴급 (5분): 3-5건의 긴급 AI 초안을 검토·발송하거나 임원에게 에스컬레이션
2. 답변 필요 (15분): 20-30건의 미리 작성된 답장을 검토, 맥락 조정 후 발송
3. 참고용 (5분): 참고 이메일 일괄 아카이브, 임원이 봐야 할 것만 플래그
4. 뉴스레터 (2분): 관련 내용 빠르게 스캔, 하이라이트를 임원에게 전달

합계: 120-150건에 ~30분.

반복 시나리오용 이메일 템플릿

반복되는 이메일 유형별 템플릿 라이브러리를 만들어요. AI가 이걸 출발점으로 사용:

미팅 요청 답변:

이 미팅 요청에 답장 초안을 써줘:
[요청 붙여넣기]

템플릿: [임원]은 관심 있지만 확인 전에 안건과 예상 결과를 알아야 함.
간략한 개요를 보내달라고 제안. 톤: 따뜻하지만 전문적.

정중한 거절:

이 초대에 정중한 거절 초안을 써줘:
[초대 붙여넣기]

이유: [임원] 일정 충돌 / 현재 우선순위와 맞지 않음 / 다음 분기 연결 제안.
톤: 따뜻하고 감사하는, 미래 가능성 열어두는.

✅ Quick Check: 매번 새 프롬프트를 쓰지 않고 템플릿을 만드는 이유는? 템플릿이 임원의 선호와 표준 대응을 미리 담고 있기 때문이에요. AI가 임원이 보통 초대를 어떻게 거절하는지 처음부터 파악할 필요가 없어요 — 템플릿이 이미 그 패턴을 갖고 있어요.

여러 받은편지함 관리

많은 비서가 본인 받은편지함 + 임원 받은편지함(때로는 팀 공유 받은편지함도) 관리해요:

팁: 받은편지함마다 다른 AI 프로필을 설정하세요. 임원 프로필은 그분의 문체 가이드, 팀 받은편지함은 중립적 전문 톤으로.

핵심 정리

• 3단계 시스템(자동 분류 → 문체 매칭 초안 → 검토·발송)이 150건을 30분에 처리
• 문체 매칭이 임원 승인의 핵심 — 임원처럼 들리는 AI 초안은 수정 없이 발송
• 보낸 이메일 20건 이상을 분석해서 톤, 인사, 구조, 마무리 패턴의 문체 가이드 제작
• 초안 프롬프트에 항상 맥락 추가 — AI는 스타일, 비서는 판단을 담당
• 반복 시나리오(미팅 요청, 거절, 조율) 템플릿이 모든 후속 초안을 가속

Up Next: 다음 레슨에서는 회의 인텔리전스를 배워요 — AI가 회의를 녹음·정리하고, 사전 브리핑을 만들고, 후속 조치를 자동화하는 법.