AI 회의 인텔리전스

🔄 Quick Recall: 이전 레슨에서 AI 이메일 시스템으로 150건을 30분에 처리하는 법을 배웠어요. 이제 같은 AI 우선 접근법을 회의에 적용해요 — 비서 하루의 또 다른 큰 시간 투자.

회의의 전·중·후

회의는 세 단계로 시간을 잡아먹어요: 준비, 참석, 후속 조치. AI가 세 단계 모두에서 상당 부분을 처리할 수 있어요.

1단계: 사전 브리핑

사전 브리핑은 임원에게 필요한 모든 것을 2분 읽기로 제공해요. AI가 캘린더 데이터, 이메일 기록, 비서의 입력으로 생성.

브리핑 프롬프트:

[임원명]을 위한 사전 미팅 브리프를 만들어줘:

회의: [제목]
일시: [날짜/시간]
참석자: [이름과 직책 목록]

포함할 내용:
1. 외부 참석자 약력/맥락 (회사, 직책, 최근 뉴스)
2. 이 참석자들과의 마지막 소통 요약 (이메일 스레드 확인: [제목])
3. 이전 회의의 주요 결정 또는 미결 사항
4. 회의 안건 기반 추천 토킹 포인트
5. 참석자가 제기할 수 있는 질문이나 주제
6. 추천 회의 결과 (무엇이 결정되거나 합의되어야 하는지)

좋은 브리핑의 조건:

• 최대 1페이지 — 임원은 훑어보지, 에세이를 읽지 않아요
• 사람에 대한 맥락, 주제만이 아닌 — “김 이사가 지난달 전무로 승진"이 “김 이사 참석"보다 유용
• 명확한 추천 결과 — “목표: Q2 예산 승인"이 회의를 집중시켜요

✅ Quick Check: 브리핑에 ‘추천 회의 결과’를 포함하는 이유는? 정의된 결과 없는 회의는 표류해요. 임원이 목표를 알면 — 예산 승인, 타임라인 합의, 옵션 A/B 중 결정 — 대화를 그 결과로 이끌어요. 비서가 브리핑에 추가할 수 있는 가장 영향력 있는 요소이고, 10초면 써요.

2단계: 회의 녹음 및 정리

AI 회의 도우미가 통화(Zoom, Teams, Google Meet)에 참여해서 모든 걸 처리:

설정은 5분: 도구를 임원 캘린더에 연결하면, 예정된 회의에 자동 참여하고 녹음·정리·요약을 생성해요.

AI가 포착하고 사람이 놓치는 것:

• 가벼운 약속 (“그 보고서 보내드릴게요”)
• 정확한 인용문 (이사회 의사록과 법적 사항에 유용)
• 누가 얼마나 말했는지 (회의 역학)
• 어려운 대화 중 분위기 변화

3단계: 회의 후 워크플로

AI가 비서에게 가장 큰 가치를 만드는 단계. 회의 종료 후:

1단계: AI가 요약 생성 — 주요 결정, 논의 포인트, 다음 단계를 2-3문단으로.

2단계: AI가 액션 아이템 추출 — 각 약속을 담당자와 기한으로 배정.

3단계: 후속 이메일 초안 작성 — AI와 회의 요약을 활용:

이 회의 요약으로 참석자 전원에게 후속 이메일 초안을 써줘:
[AI 생성 요약 붙여넣기]

포함:
1. 시간 내줘서 감사
2. 주요 결정 3가지 목록
3. 액션 아이템(담당자, 기한) 목록
4. 다음 회의 일정 (있을 경우)

[임원명]의 문체 사용: [간략한 문체 가이드]

4단계: 프로젝트 트래커에 액션 아이템 추가 — 추출된 작업을 Asana, Monday, 또는 선호 시스템에 복사.

✅ Quick Check: 후속 이메일을 회의 후 2시간 내에 보내야 하는 이유는? 기억이 빨리 흐려지기 때문이에요. 즉시 보내는 후속은 모든 사람의 기억이 생생할 때 결정을 확정해요. “우리가 그렇게 합의한 거 아닌데"라고 나중에 말해도 AI 녹취록과 후속 이메일이 문서로 남아요.

회의 유형별 워크플로

핵심 정리

• AI 회의 워크플로는 세 단계: 사전 브리핑, 실시간 녹음·정리, 자동 후속 조치
• 사전 브리핑은 최대 1페이지로 참석자 맥락, 이전 논의, 추천 결과 포함
• AI 녹음은 수동 메모가 놓치는 가벼운 약속까지 포착, 아무것도 빠지지 않아요
• 후속 이메일을 2시간 내에 보내면 결정이 확정되고 문서가 남아요
• 회의 유형마다 다른 AI 워크플로 — 이사회는 공식 의사록, 팀 싱크는 빠른 슬랙 요약

Up Next: 다음 레슨에서는 AI로 전문 문서와 프레젠테이션을 만드는 법을 배워요 — 보고서, 발표자료, 경영진 요약서를 빠르게.