AI로 문서와 프레젠테이션 만들기

🔄 Quick Recall: 이전 레슨에서 완전한 AI 회의 워크플로를 구축했어요 — 사전 브리핑, 실시간 녹음, 자동 후속 조치. 이제 회의 사이의 공간을 채우는 문서에 AI를 활용해요: 프레젠테이션, 보고서, 이사회 자료, 사내 커뮤니케이션.

빈 페이지에서 완성 문서까지, 몇 분 만에

문서 작성은 많은 비서가 가장 답답한 시간을 보내는 영역이에요. 분기 보고서에 하루, 이사회 자료에 일주일이 걸릴 수 있어요. AI가 이 시간을 극적으로 단축해요 — 비서의 판단을 대체하는 게 아니라, 구조화·초안·서식을 처리해서 내용과 전략에 집중할 수 있게.

프레젠테이션

1단계: 내러티브 구조 먼저.

슬라이드 내용 전에 이야기를 정의:

[주제]에 대한 프레젠테이션 아웃라인을 만들어줘:

대상: [누가 볼 것인지 — 이사회, 팀, 고객]
목적: [정보 전달, 설득, X에 대한 승인 받기]
핵심 메시지: [청중이 기억해야 할 한 가지]
발표 시간: [얼마나 길어야 하는지]
사용 가능 데이터: [어떤 숫자/근거가 있는지]

내러티브 흐름으로 구조화:
1. 오프닝 훅 (왜 지금 중요한지)
2. 현재 상태 (우리가 어디에 있는지)
3. 핵심 발견 (데이터가 보여주는 것)
4. 추천안 (무엇을 해야 하는지)
5. 예상 결과 (실행하면 어떻게 되는지)
6. 요청 (청중에게 필요한 것)

2단계: 슬라이드 콘텐츠 생성.

이 아웃라인으로 각 슬라이드의 콘텐츠를 만들어줘:
[아웃라인 붙여넣기]

각 슬라이드에 포함:
- 헤드라인 (라벨이 아닌 명확한 문장 하나)
- 3-4개 불릿 포인트 (간결, 가능하면 데이터 기반)
- 발표자 노트 (발표자가 말할 내용)
- 추천 시각 자료 (차트 유형, 다이어그램, 이미지 설명)

3단계: 디자인. Canva AI나 Beautiful.ai로 콘텐츠에서 자동으로 슬라이드 디자인. 전문적 레이아웃, 색상, 타이포그래피를 수동 서식 없이 적용.

✅ Quick Check: 슬라이드 헤드라인이 “라벨이 아닌 문장 하나"인 이유는? 비교해보세요: “Q2 매출 실적”(라벨 — 주제만 알려줌) vs “Q2 매출이 공급망 도전에도 목표 18% 초과”(문장 — 이야기를 알려줌). 이사회 멤버가 헤드라인만 읽어도 전체 프레젠테이션을 이해해야 해요.

보고서와 경영진 요약서

구조-후-채우기 접근법:

분기 비즈니스 리뷰 보고서 구조를 만들어줘:

섹션 포함:
1. 경영진 요약 (1페이지 — 핵심 지표, 성과, 과제, 전망)
2. 재무 실적 (매출, 비용, 마진 vs 목표)
3. 운영 하이라이트 (완료 프로젝트, 달성 마일스톤)
4. 팀 업데이트 (인원, 채용, 주요 성과)
5. 리스크와 대응 (뭐가 잘못될 수 있는지, 대비 방안)
6. 다음 분기 우선순위 (상위 3-5개 목표)

각 섹션에 어떤 데이터가 필요한지 알려줘.

AI가 정확히 어떤 원시 데이터를 제공해야 하는지 알려주면, 비서가 입력을 모아서 넣고 AI가 깔끔한 섹션으로 구조화.

경영진 요약 공식:

이 보고서의 경영진 요약을 써줘:
[전체 보고서 내용 붙여넣기]

형식: 4문단
1. 실적 헤드라인 (분기 이야기를 담은 한 문장)
2. 핵심 성과 (지표가 있는 2-3가지 가장 큰 성취)
3. 과제와 대응 (계획대로 안 된 것, 대응 방안)
4. 전망 (앞으로 할 일, 필요한 결정)

톤: 자신감 있지만 솔직하게. 나쁜 소식을 숨기지 말고 행동 계획과 함께 프레이밍.

이사회 자료

이사회 문서는 고유한 요구사항이 있어요:

이사회 전용 프롬프트:

이 운영 업데이트를 이사회용 요약으로 다시 써줘:
[내부 업데이트 붙여넣기]

대상: 비집행 이사회 멤버
집중: 재무 영향, 전략적 함의, 리스크, 추천
제거: 운영 세부, 팀 수준 업데이트, 기술 용어
추가: 목표/벤치마크 대비 비교, 미래 전망
길이: 최대 1페이지

✅ Quick Check: 이사회 자료에 ‘최대 1페이지’가 중요한 이유는? 이사회 멤버는 여러 회사와 위원회의 자료를 검토해요. 시간과 주의력이 제한돼 있어요. 명확한 구조(헤드라인, 핵심 지표, 추천)의 1페이지 요약은 읽히고, 5페이지 상세 보고서는 훑어보거나 건너뛰어요.

사내 커뮤니케이션

비서가 종종 전사 공지, 팀 업데이트, 임원 메시지를 초안:

[임원명]의 사내 공지를 작성해줘:

주제: [공지 내용]
대상: [전사 / 특정 부서 / 리더십]
핵심 정보: [필수 사항]
톤: [축하 / 정보 전달 / 안심 / 긴급]
문체: [임원의 문체 가이드]

포함:
- 명확한 헤드라인
- 맥락 (왜 중요한지)
- 변경 사항 / 무슨 일이 있었는지
- 직원이 다음에 해야 할 것
- 추가 정보를 얻는 방법

핵심 정리

• 프레젠테이션은 개별 슬라이드가 아닌 내러티브 구조부터 — 모든 슬라이드가 명확한 요청으로 향해야
• 보고서는 구조-후-채우기: AI가 섹션을 잡고, 필요 데이터를 알려주고, 원시 입력으로 깔끔한 콘텐츠 작성
• 이사회 자료는 전략적이어야지 운영적이면 안 돼 — 재무 영향, 리스크, 명확한 추천이 담긴 1페이지 요약
• 헤드라인은 주제를 이름 짓는 라벨이 아니라 이야기를 전하는 문장이어야
• AI가 제공할 수 없는 전략적 맥락과 내부 역학을 추가하는 것 — 이게 비서의 대체 불가능한 기여

Up Next: 다음 레슨에서는 AI 기반 프로젝트 관리와 행사 기획을 배워요 — 마감 관리, 작업 위임, 행사 로지스틱스 조율.