프로젝트 관리와 행사 기획
AI로 프로젝트 관리, 행사 기획, 산출물 추적 — 임원 워크숍, 이사회 만찬, 분기 계획부터 부서 간 협업까지.
🔄 Quick Recall: 이전 레슨에서 AI로 프레젠테이션, 보고서, 이사회 자료를 만드는 법을 배웠어요. 이제 역할의 조율 측면에 AI를 적용해요 — 프로젝트 관리, 행사 기획, 여러 이니셔티브를 동시에 추적.
AI로 프로젝트와 행사 관리
프로젝트 조율과 행사 기획은 비서가 전략적 가치를 증명하는 영역이에요. 수십 개의 움직이는 부분을 다루고, 팀 간 조율하고, 타임라인을 흔드는 문제를 사전에 예측해야 해요. AI는 이 업무의 완벽한 파트너예요.
AI 프로젝트 추적
대부분의 비서가 여러 프로젝트를 동시에 관리하거나 지원해요. AI 도구는 수동 추적을 사전적 관리 시스템으로 전환해요.
AI 프로젝트 추적 설정:
이 이니셔티브들의 프로젝트 추적 시스템을 만들어줘:
1. [프로젝트명] — 담당: [이름], 마감: [날짜], 상태: [단계]
2. [프로젝트명] — 담당: [이름], 마감: [날짜], 상태: [단계]
3. [프로젝트명] — 담당: [이름], 마감: [날짜], 상태: [단계]
각 프로젝트에 필요한 것:
- 주요 마일스톤과 날짜
- 의존성 (어떤 작업이 다른 것을 막는지)
- 리스크 지표 (뭐가 지연시킬 수 있는지)
- 주간 현황 업데이트 템플릿
- 에스컬레이션 기준 ([임원]에게 알릴 시점)
AI 프로젝트 관리 도구:
| 도구 | 적합한 용도 | 비서에게 유리한 점 |
|---|---|---|
| Asana AI | 복잡한 다팀 프로젝트 | 회의록에서 작업 자동 생성, 배정 제안 |
| Monday.com | 시각적 프로젝트 대시보드 | 현황 업데이트 자동화, 병목 표시 |
| ClickUp AI | 올인원 워크스페이스 | 프로젝트 요약 작성, 하위 작업 생성 |
| Notion AI | 문서 중심 프로젝트 | 위키 정리, 현황 보고서 생성 |
주간 임원 브리프:
이 프로젝트 현황 업데이트로 [임원명]에게 임원 브리프를 만들어줘:
[모든 프로젝트에서 수집한 현황 업데이트 붙여넣기]
형식:
- 1문단 요약 (전체 포트폴리오 상태)
- 각 프로젝트의 Green/Yellow/Red 상태와 1줄 설명
- 임원의 관심 또는 결정이 필요한 상위 3항목
- 향후 2주 내 주요 마일스톤
- 추천 조치
1페이지 이내. 리스크를 눈에 띄게 표시.
✅ Quick Check: 업데이트에서 리스크를 눈에 띄게 표시해야 하는 이유는? 임원은 좋은 서프라이즈보다 조기 경보를 더 가치 있게 봐요. 프로젝트가 밀리면 지금 알아야 — 개입할 수 있을 때 — 3주 뒤 마감이 지나서가 아니에요. 리스크를 알리는 것은 비서가 할 수 있는 가장 가치 있는 일 중 하나이고, 신뢰를 쌓고 급한 불 끄기를 방지해요.
AI 행사 기획
행사는 소규모 임원 만찬부터 대규모 워크숍까지. AI가 로지스틱스를 처리해서 비서는 경험에 집중할 수 있어요.
1단계: 종합 체크리스트 생성.
이 행사의 상세 기획 체크리스트를 만들어줘:
유형: [임원 워크숍 / 이사회 만찬 / 전사 올핸즈 / 고객 행사]
참석자: [인원과 유형 — 임원, 고객, 전사]
기간: [반일 / 종일 / 다일]
장소: [도시 / 사내 / 미정]
예산: [범위]
모든 로지스틱스 카테고리 포함:
- 장소 선정 기준과 예약
- 케이터링 (식이 요구사항 수집, 메뉴 기획)
- 교통 및 숙박 (해당 시)
- 기술 셋업 (AV, 프레젠테이션, 화상회의)
- 안건과 프로그램
- 자료 및 물품
- 커뮤니케이션 (초대, 리마인더, 후속)
- 예산 추적
- 마일스톤 타임라인
- 비상 계획
2단계: 업체 커뮤니케이션 초안.
[장소/케이터링/AV 업체]에게 보낼 이메일 초안을 써줘:
행사: [유형과 설명]
날짜: [날짜], 대안 [대안 날짜]
참석자: [인원]
요구사항: [구체적 필요]
예산: [범위 또는 "견적 요청"]
톤: 전문적이고 구체적. 정확한 견적에 필요한 모든 세부사항 포함.
3단계: RSVP 및 식이 요구사항 관리.
RSVP 추적 시트를 만들어줘:
- 이름, 이메일, RSVP 상태 (참석/불참/미응답)
- 식이 제한 또는 알레르기
- 교통편 필요 (예/아니오)
- 특별 요구사항 메모
- 미응답자 팔로업 리마인더 날짜
[날짜]까지 미응답자에게 보낼 팔로업 이메일 초안도 써줘.
✅ Quick Check: RSVP 단계에서 식이 요구사항을 수집해야 하는 이유는? 식이 요구가 장소 선정, 케이터링 업체 선택, 메뉴 기획에 영향을 주기 때문 — 모두 초기에 결정하는 사항이에요. 스테이크 전문점으로 확정한 뒤에 참석자 8명이 채식이라는 걸 알면 비용이 큰 문제가 생겨요.
부서 간 이니셔티브 조율
임원이 여러 부서에 걸친 이니셔티브를 후원할 때, AI가 모든 것을 파악하는 데 도움:
자동 현황 수집:
프로젝트 담당자에게 보낼 주간 현황 체크인 이메일 초안을 써줘:
제목: [프로젝트명] — 주간 현황 업데이트 ([요일]까지)
요청 내용:
1. 지난주 대비 진행 상황 (간략히)
2. 이번 주 주요 성과
3. 블로커나 리스크 (있을 경우)
4. [임원명]의 도움이 필요한 것 (있을 경우)
5. 다음 마일스톤에 맞춰 진행 중? (예/아니오)
톤: 친근하고 명확하고, 빠르게 답할 수 있게.
응답 마감을 포함해서 제때 브리프를 정리할 수 있게.
응답을 대시보드로 정리:
응답이 오면 AI가 통합:
이 프로젝트 업데이트를 1페이지 임원 대시보드로 정리해줘:
[모든 응답 붙여넣기]
테이블 형식:
| 프로젝트 | 상태 | 진행 | 핵심 리스크 | 결정 필요 |
마일스톤 달성 여부에 따라 Green/Yellow/Red 상태 부여.
핵심 정리
- AI 프로젝트 추적은 반응적이 아니라 사전적 — 마감 전에 리스크를 표시해서 정시 납품률을 47%에서 61%로 향상
- AI로 종합 행사 체크리스트를 만들고, 장소·경험·참석자 선호에 대해서는 비서의 판단을 적용
- 프로젝트 담당자에게 주간 현황 수집을 자동화 — AI가 템플릿 요청을 보내고 응답을 임원 브리프로 정리
- RSVP 단계에서 항상 식이 요구와 특별 사항 수집 — 장소 결정 이후가 아니라
- 임원 업데이트에서 리스크를 눈에 띄게 표시 — 조기 경보가 신뢰를 쌓고 급한 불 끄기를 방지
Up Next: 다음 레슨에서는 나만의 AI 툴킷을 구축해요 — 개인 업무 흐름에 최적화된 AI 도구를 선택, 설정, 통합하는 법.
이해도 체크
먼저 위의 퀴즈를 완료하세요
레슨 완료!