레슨 6 12분

프로젝트 관리와 행사 기획

AI로 프로젝트 관리, 행사 기획, 산출물 추적 — 임원 워크숍, 이사회 만찬, 분기 계획부터 부서 간 협업까지.

🔄 Quick Recall: 이전 레슨에서 AI로 프레젠테이션, 보고서, 이사회 자료를 만드는 법을 배웠어요. 이제 역할의 조율 측면에 AI를 적용해요 — 프로젝트 관리, 행사 기획, 여러 이니셔티브를 동시에 추적.

AI로 프로젝트와 행사 관리

프로젝트 조율과 행사 기획은 비서가 전략적 가치를 증명하는 영역이에요. 수십 개의 움직이는 부분을 다루고, 팀 간 조율하고, 타임라인을 흔드는 문제를 사전에 예측해야 해요. AI는 이 업무의 완벽한 파트너예요.

AI 프로젝트 추적

대부분의 비서가 여러 프로젝트를 동시에 관리하거나 지원해요. AI 도구는 수동 추적을 사전적 관리 시스템으로 전환해요.

AI 프로젝트 추적 설정:

이 이니셔티브들의 프로젝트 추적 시스템을 만들어줘:

1. [프로젝트명] — 담당: [이름], 마감: [날짜], 상태: [단계]
2. [프로젝트명] — 담당: [이름], 마감: [날짜], 상태: [단계]
3. [프로젝트명] — 담당: [이름], 마감: [날짜], 상태: [단계]

각 프로젝트에 필요한 것:
- 주요 마일스톤과 날짜
- 의존성 (어떤 작업이 다른 것을 막는지)
- 리스크 지표 (뭐가 지연시킬 수 있는지)
- 주간 현황 업데이트 템플릿
- 에스컬레이션 기준 ([임원]에게 알릴 시점)

AI 프로젝트 관리 도구:

도구적합한 용도비서에게 유리한 점
Asana AI복잡한 다팀 프로젝트회의록에서 작업 자동 생성, 배정 제안
Monday.com시각적 프로젝트 대시보드현황 업데이트 자동화, 병목 표시
ClickUp AI올인원 워크스페이스프로젝트 요약 작성, 하위 작업 생성
Notion AI문서 중심 프로젝트위키 정리, 현황 보고서 생성

주간 임원 브리프:

이 프로젝트 현황 업데이트로 [임원명]에게 임원 브리프를 만들어줘:

[모든 프로젝트에서 수집한 현황 업데이트 붙여넣기]

형식:
- 1문단 요약 (전체 포트폴리오 상태)
- 각 프로젝트의 Green/Yellow/Red 상태와 1줄 설명
- 임원의 관심 또는 결정이 필요한 상위 3항목
- 향후 2주 내 주요 마일스톤
- 추천 조치

1페이지 이내. 리스크를 눈에 띄게 표시.

Quick Check: 업데이트에서 리스크를 눈에 띄게 표시해야 하는 이유는? 임원은 좋은 서프라이즈보다 조기 경보를 더 가치 있게 봐요. 프로젝트가 밀리면 지금 알아야 — 개입할 수 있을 때 — 3주 뒤 마감이 지나서가 아니에요. 리스크를 알리는 것은 비서가 할 수 있는 가장 가치 있는 일 중 하나이고, 신뢰를 쌓고 급한 불 끄기를 방지해요.

AI 행사 기획

행사는 소규모 임원 만찬부터 대규모 워크숍까지. AI가 로지스틱스를 처리해서 비서는 경험에 집중할 수 있어요.

1단계: 종합 체크리스트 생성.

이 행사의 상세 기획 체크리스트를 만들어줘:

유형: [임원 워크숍 / 이사회 만찬 / 전사 올핸즈 / 고객 행사]
참석자: [인원과 유형 — 임원, 고객, 전사]
기간: [반일 / 종일 / 다일]
장소: [도시 / 사내 / 미정]
예산: [범위]

모든 로지스틱스 카테고리 포함:
- 장소 선정 기준과 예약
- 케이터링 (식이 요구사항 수집, 메뉴 기획)
- 교통 및 숙박 (해당 시)
- 기술 셋업 (AV, 프레젠테이션, 화상회의)
- 안건과 프로그램
- 자료 및 물품
- 커뮤니케이션 (초대, 리마인더, 후속)
- 예산 추적
- 마일스톤 타임라인
- 비상 계획

2단계: 업체 커뮤니케이션 초안.

[장소/케이터링/AV 업체]에게 보낼 이메일 초안을 써줘:

행사: [유형과 설명]
날짜: [날짜], 대안 [대안 날짜]
참석자: [인원]
요구사항: [구체적 필요]
예산: [범위 또는 "견적 요청"]

톤: 전문적이고 구체적. 정확한 견적에 필요한 모든 세부사항 포함.

3단계: RSVP 및 식이 요구사항 관리.

RSVP 추적 시트를 만들어줘:
- 이름, 이메일, RSVP 상태 (참석/불참/미응답)
- 식이 제한 또는 알레르기
- 교통편 필요 (예/아니오)
- 특별 요구사항 메모
- 미응답자 팔로업 리마인더 날짜

[날짜]까지 미응답자에게 보낼 팔로업 이메일 초안도 써줘.

Quick Check: RSVP 단계에서 식이 요구사항을 수집해야 하는 이유는? 식이 요구가 장소 선정, 케이터링 업체 선택, 메뉴 기획에 영향을 주기 때문 — 모두 초기에 결정하는 사항이에요. 스테이크 전문점으로 확정한 뒤에 참석자 8명이 채식이라는 걸 알면 비용이 큰 문제가 생겨요.

부서 간 이니셔티브 조율

임원이 여러 부서에 걸친 이니셔티브를 후원할 때, AI가 모든 것을 파악하는 데 도움:

자동 현황 수집:

프로젝트 담당자에게 보낼 주간 현황 체크인 이메일 초안을 써줘:

제목: [프로젝트명] — 주간 현황 업데이트 ([요일]까지)

요청 내용:
1. 지난주 대비 진행 상황 (간략히)
2. 이번 주 주요 성과
3. 블로커나 리스크 (있을 경우)
4. [임원명]의 도움이 필요한 것 (있을 경우)
5. 다음 마일스톤에 맞춰 진행 중? (예/아니오)

톤: 친근하고 명확하고, 빠르게 답할 수 있게.
응답 마감을 포함해서 제때 브리프를 정리할 수 있게.

응답을 대시보드로 정리:

응답이 오면 AI가 통합:

이 프로젝트 업데이트를 1페이지 임원 대시보드로 정리해줘:
[모든 응답 붙여넣기]

테이블 형식:
| 프로젝트 | 상태 | 진행 | 핵심 리스크 | 결정 필요 |
마일스톤 달성 여부에 따라 Green/Yellow/Red 상태 부여.

핵심 정리

  • AI 프로젝트 추적은 반응적이 아니라 사전적 — 마감 전에 리스크를 표시해서 정시 납품률을 47%에서 61%로 향상
  • AI로 종합 행사 체크리스트를 만들고, 장소·경험·참석자 선호에 대해서는 비서의 판단을 적용
  • 프로젝트 담당자에게 주간 현황 수집을 자동화 — AI가 템플릿 요청을 보내고 응답을 임원 브리프로 정리
  • RSVP 단계에서 항상 식이 요구와 특별 사항 수집 — 장소 결정 이후가 아니라
  • 임원 업데이트에서 리스크를 눈에 띄게 표시 — 조기 경보가 신뢰를 쌓고 급한 불 끄기를 방지

Up Next: 다음 레슨에서는 나만의 AI 툴킷을 구축해요 — 개인 업무 흐름에 최적화된 AI 도구를 선택, 설정, 통합하는 법.

이해도 체크

1. AI 프로젝트 관리 도구가 팀의 마감 준수율을 47%에서 61%로 높여요. 이 개선의 핵심 요인은?

2. 30명 규모의 임원 워크숍을 기획해요. AI를 행사 로지스틱스에 가장 효과적으로 활용하는 방법은?

3. 임원이 5개 부서 간 이니셔티브의 진행 상황을 추적해달라고 해요. 가장 효율적인 AI 접근법은?

모든 문제에 답해야 확인할 수 있어요

먼저 위의 퀴즈를 완료하세요

관련 스킬