나만의 AI 툴킷 구축

🔄 Quick Recall: 지난 5개 레슨에서 일정, 이메일, 회의, 문서, 프로젝트 조율의 AI 기법을 배웠어요. 이제 업무 흐름에 맞는 구체적 도구를 선택하고 통합 시스템을 구축할 차례.

맞는 도구를, 맞는 순서로

모든 AI 도구를 한 번에 도입하는 건 최악의 방법이에요. 최고의 방법: 가장 큰 시간 낭비를 찾고, 하나의 도구로 해결하고, 마스터한 후 확장. 이 레슨이 그 프레임워크를 제공해요.

비서 AI 스택

기능별로 정리한 전체 도구 현황:

여기서 시작: 범용 AI 어시스턴트(ChatGPT 또는 Claude) + 가장 큰 고충 포인트에 대한 전문 도구 하나.

3단계 도입 계획

1단계: 기초 (1-2주)

시작 도구 2개를 골라 매일 사용:

도구 1: 범용 AI 어시스턴트 — 이메일 초안, 미팅 브리핑, 문서 작성에 활용. 하나의 도구로 가장 넓은 범위의 업무를 커버.

도구 2: 가장 큰 시간 소모 — 일정이 하루를 잡아먹으면 Reclaim AI. 이메일이 병목이면 SaneBox. 회의가 문제면 Clova Note나 Otter.ai.

1주차: 도구를 배우세요. 모든 관련 업무에 사용, 수동 프로세스보다 느리게 느껴져도. (처음에 느리게 느껴지는 건 정상이에요.)

2주차: 프롬프트와 설정을 다듬으세요. 이제 뭐가 되고 뭐가 조정이 필요한지 알게 돼요.

2단계: 확장 (3-6주)

1-2주에 하나씩 새 도구 추가:

• 3-4주차: 두 번째 우선순위 전문 도구 추가
• 5-6주차: 세 번째 도구 추가 또는 무료를 프리미엄으로 업그레이드

이전 도구가 습관이 됐을 때만 새 도구를 추가하세요. 도구 1을 쓸지 말지 아직 고민 중이면, 도구 2를 추가하지 마세요.

3단계: 통합 (7-8주)

도구 간 정보가 흐르도록 연결:

• 회의 녹취 → 프로젝트 트래커에 액션 아이템
• 캘린더 일정 → 사전 미팅 브리프 자동 생성
• 이메일 초안 → 하나의 워크플로에서 승인·발송
• 프로젝트 업데이트 → 주간 임원 브리프로 자동 정리

✅ Quick Check: 통합이 왜 중요한가요? 분리된 도구는 ‘회전의자’ 업무를 만들어요 — 한 도구에서 다른 도구로 정보를 복사하는 것. 회의 노트 앱이 자동으로 프로젝트 트래커에 액션 아이템을 보내고, 트래커가 자동으로 담당자에게 마감 리마인더를 보내고, 그게 자동으로 주간 임원 브리프로 정리되면 — 그때 AI가 진짜로 주당 10시간 이상을 절약해요.

프롬프트 라이브러리: 비밀 무기

반복 업무용 개인 프롬프트 라이브러리를 만드세요 — 테스트하고 다듬은 프롬프트:

프롬프트 저장: Notion 페이지, Google Doc, 또는 텍스트 확장 도구에. 핵심은 즉시 접근 — 미팅 거절 이메일을 써야 할 때, 다듬어진 프롬프트를 5초 안에 꺼낼 수 있어야 해요.

임원 동의 얻기

임원이 AI 도구를 명시적으로 승인하지 않았다면, ‘눈에 안 보이는 개선’ 접근법:

1단계: 조용히 시작. 무료 AI 도구로 본인의 초안과 준비에 활용. 선언하지 않아요.

2단계: 품질이 말하게. 미팅 브리핑이 더 꼼꼼해지고. 이메일 답장이 더 빨라지고. 문서가 더 잘 구조화. 임원이 인식해요.

3단계: 물어볼 때 밝히기. 개선에 대해 언급하면, AI가 프로세스를 도왔다고 공유. 가능성을 보여주겠다고 제안.

4단계: 확장 제안. 증명된 결과로, 임원에게 직접 시간을 절약해줄 구체적 도구(일정 도구나 이메일 분류 등)를 제안.

✅ Quick Check: 공식 AI 도입 제안서를 내는 것보다 이 접근법이 왜 더 효과적인가요? 임원은 바쁘고 기술 피치에 회의적이에요. 이론적 이점이 아니라 입증된 결과에 반응해요. 이미 2주간 더 나은 미팅 브리핑을 경험했으면, 대화는 ‘AI가 되나?‘가 아니라 ‘이미 되고 있는 것을 더 많이 하려면?‘으로 바뀌어요.

핵심 정리

• 2개 도구(범용 AI + 가장 큰 시간 소모에 대한 전문 도구)로 시작, 마스터 후 확장
• 3단계 계획 따르기: 기초(1-2주), 확장(3-6주), 통합(7-8주)
• 반복 업무용 프롬프트 라이브러리 구축 — 5초 안에 접근 가능한 테스트·다듬어진 프롬프트
• 회의적인 임원에게는 ‘눈에 안 보이는 개선’ 전략 — AI를 밝히기 전에 품질 결과가 먼저 말하게
• 도구를 정직하게 평가: 전후 시간을 추적해서 실제 절약 확인

Up Next: 마지막 레슨에서 완전한 AI 기반 일일 워크플로를 설계해요 — 이 코스에서 배운 모든 것을 아침부터 저녁까지 통합하는 지속 가능한 업무 패턴.