AI 기반 업무 워크플로 완성

🔄 Quick Recall: 지난 7개 레슨에서 일정(레슨 2), 이메일(레슨 3), 회의(레슨 4), 문서(레슨 5), 프로젝트·행사(레슨 6), 툴킷(레슨 7)의 AI 활용법을 배웠어요. 이 레슨에서 모든 것을 일일 워크플로로 통합해요.

완전한 AI 기반 하루

업무를 더 추가하는 게 아니에요. 수동 프로세스를 AI 지원 프로세스로 대체해서 — 같은 업무가 더 적은 시간에 더 나은 결과를 내는 것.

AI 아침 루틴 (8:30-9:00)

8:30 — 이메일 분류 (10분)

1. AI 분류된 받은편지함 열기 (SaneBox, Shortwave, 또는 선택한 도구)
2. 긴급 3-5건 먼저 — AI 초안 검토, 조정, 발송
3. ‘답변 필요’ 카테고리 일괄 처리 — AI 초안 검토·발송
4. 참고용 아카이브, 임원이 봐야 할 것만 플래그
5. 일일 이메일 요약을 임원에게 전달 (원하는 경우)

8:40 — 캘린더 확인 (5분)

1. 오늘 일정의 충돌이나 변경 확인
2. 모든 미팅에 참석자 확정과 작동하는 링크 확인
3. 준비 필요 사항 파악 (자료, 물품, 장소 셋업)
4. 내일 캘린더에서 사전 준비가 필요한 것 확인

8:45 — 미팅 브리프 (15분)

1. AI가 오늘 미팅의 브리핑 생성
2. 각 브리핑 검토 — AI가 모르는 맥락 추가 (내부 역학, 최근 대화, 임원의 현재 입장)
3. 임원에게 브리핑 전송 (이메일, 슬랙, 선호 채널)
4. 회의 녹음 도구가 각 통화에 참여하도록 확인

오전 9시까지: 임원의 하루가 정리됨. 이메일 처리 완료. 모든 미팅 준비 완료. 이메일을 처음부터 직접 쓴 건 없어요.

점심 체크 (12:00-12:15)

빠른 점검:

• 오전에 새로 온 긴급 이메일 처리
• 미팅 재일정 요청 확인
• 오전 미팅 녹취록과 액션 아이템 검토
• 프로젝트 트래커에 새 작업이나 결정 업데이트

오후 워크플로 (1:00-5:00)

AI가 확보해준 전략적 시간:

✅ Quick Check: 오후가 이메일과 일정이 아닌 전략적 업무에 쓰이는 이유는? 아침 AI 루틴이 그 업무를 이미 처리했기 때문이에요. AI 없이는 대부분의 비서가 하루의 60-70%를 반응적 업무에 써요. AI 워크플로는 이 비율을 뒤집어요 — 반응적 업무는 아침 30분, 나머지 하루는 사전적·전략적 업무.

코스 전체 AI 참조표

총 잠재 절약: 주당 15-22시간. 절반만 — 8-10시간 — 확보해도 역할이 변해요.

첫 주 실행 계획

월요일: 범용 AI 어시스턴트(ChatGPT 또는 Claude) 설정. 이메일 5건 초안과 미팅 브리프 1건에 활용.

화요일: 전문 도구(일정, 이메일, 또는 회의 노트) 설정. 기본 설정으로 시작.

수요일: 월요일 결과를 바탕으로 AI 프롬프트 개선. 전문 도구의 선호 설정 맞춤화.

목요일: AI 기반 아침 루틴을 처음으로 전체 실행. 시간 측정. 잘된 것과 어색한 것 기록.

금요일: 한 주 평가. 실제 절약 시간 계산. 다음 주를 위해 워크플로 조정.

핵심 정리

코스 정리:

• 일정 관리 (레슨 2): 선호도 1회 설정 → AI가 지속 적용, 집중 시간 보호, 시간대 자동 계산 → 주당 4.8시간 절약
• 이메일 관리 (레슨 3): 3단계 시스템(자동 분류 → 문체 매칭 초안 → 검토 발송) → 150건을 30분에 처리
• 회의 인텔리전스 (레슨 4): 사전 브리핑 + 실시간 녹음 + 자동 후속 → 참석 안 해도 아무것도 안 빠짐
• 문서·프레젠테이션 (레슨 5): 내러티브 구조 → 슬라이드/보고서 생성, 이사회 자료는 전략적 수준으로
• 프로젝트·행사 (레슨 6): 사전적 리스크 표시, 자동 현황 수집, 종합 체크리스트
• AI 툴킷 (레슨 7): 2-3개로 시작 → 마스터 → 확장, 눈에 안 보이는 개선으로 임원 동의
• 일일 워크플로 (이 레슨): 30분 아침 루틴으로 하루 정리, 오후는 전략적 업무, 총 15-22시간 절약 가능

AI 도구에 아직 익숙하지 않은 비서·행정직이 많아요. 이 코스를 완료한 당신은 이미 다른 위치에 있어요.