효과적 안건 설계

🔄 Quick Recall: 이전 레슨에서 5가지 회의 유형을 구분하고 비동기로 대체할 회의를 식별했어요. 이제 유지할 회의를 효과적으로 만드는 안건 설계법을 배워요.

결과 중심 안건

좋은 안건과 나쁜 안건의 차이:

AI로 안건을 만들 수 있어요:

다음 회의의 결과 중심 안건을 만들어줘:

회의 목적: [목적]
참석자: [역할/이름]
시간: [총 시간]
다룰 주제: [주제 목록]

각 안건 항목에 포함해줘:
1. 기대 결과 (결정/공유/논의)
2. 담당자
3. 시간 (타임박스)
4. 사전 자료 (필요하면)
5. 논의 형식 (발표/토론/투표)

가장 중요한 항목을 먼저 배치하고, 총 시간의 10%를 버퍼로.

타임박싱 규칙

• 항목당 최대 20분 (넘으면 분리하세요)
• 총 시간의 10%를 버퍼로 남기세요
• 가장 중요한 항목을 먼저 — 시간이 부족하면 덜 중요한 항목이 밀려야 해요
• 의사결정 항목은 ‘논의 시간’과 ‘결정 시간’을 분리

✅ Quick Check: 안건을 24-48시간 전에 공유하고 사전 자료를 포함하는 이유는? 참석자가 미리 맥락을 파악하면 회의에서 바로 논의에 들어갈 수 있어요. 사전 준비 없이 회의에서 자료를 처음 보면 읽는 시간이 토론 시간을 잡아먹어요.

파킹랏 기법

회의 중 안건 밖 주제가 나올 때:

1. 주제를 인정하세요 — “중요한 포인트예요”
2. 기록하세요 — 파킹랏(화이트보드, 문서)에 적기
3. 대안을 제시하세요 — “이건 [시간/별도 미팅]에 논의해요”
4. 안건으로 돌아가세요 — “지금은 [현재 항목]을 마무리할게요”

파킹랏 항목은 회의 끝 5분에 검토하고, 각각에 담당자와 후속 일정을 정하세요.

회의 유형별 사전 자료

핵심 정리

• 효과적 안건은 각 항목에 결과, 담당자, 시간, 사전 자료가 있어요
• 타임박싱(항목당 최대 20분, 10% 버퍼, 중요 항목 먼저)으로 시간 관리
• 사전 자료를 24-48시간 전에 공유하면 회의에서 바로 논의에 들어갈 수 있어요
• 파킹랏으로 안건을 보호하면서 안건 외 주제도 존중하세요

Up Next: 다음 레슨에서 회의를 이끄는 실전 퍼실리테이션 기법을 배워요.