당신의 비영리 AI 도구함 만들기

우리의 AI 도구함은 어떻게 생겼을까?

지난 7주간 우리는 정말 많은 것들을 배웠어요.

보조금 신청서 작성
후원자 관리와 감사
임팩트 측정과 보고
자원봉사자 모집과 관리
SNS와 아웃리치

이 모든 것들에 AI를 어떻게 활용하는지 배웠죠. 그런데 질문이 있을 거예요: “그래서 우리는 어디서부터 시작해야 하는 걸까?”

이 마지막 레슨에서는 당신의 조직을 위한 맞춤형 AI 도구함을 만들어볼 거예요.

Step 1: 우리의 현실을 있는 그대로 보기

먼저 당신의 조직에 몇 가지 질문을 던져보세요.

업무 현황:

당신의 조직에 지금 상근직원은 몇 명인가?
가장 시간이 많이 드는 업무가 뭐지?
어떤 업무에서 실수나 누락이 가장 자주 일어나?
당신이 하고 싶었지만 시간이 없어서 못 한 일들은?

기술 현황:

지금 우리가 사용하는 도구들은? (이메일, Google Docs, 엑셀…)
데이터는 어디에 어떻게 저장되어 있나?
다른 도구들이 서로 연결되어 있나?

목표:

앞으로 1년간 가장 이루고 싶은 것은 뭐지?
그걸 이루려면 뭐가 필요할까?

Step 2: 우선순위 정하기

AI로 모든 것을 동시에 자동화할 수는 없어요. 따라서 우선순위를 정해야 해요.

우선순위 평가:

각 업무에 대해 다음 두 가지를 1-5점으로 평가하세요:

시간 소비도: 이 업무에 얼마나 많은 시간을 쓰고 있나?
영향도: 이 업무를 개선하면 우리 조직에 얼마나 큰 영향을 미칠까?

예를 들어:

보조금 신청서 작성: 시간 소비도 5점, 영향도 4점 = 우선순위 높음
매달 보조금 통지 이메일 전송: 시간 소비도 1점, 영향도 2점 = 우선순위 낮음
후원자 감사 메시지: 시간 소비도 2점, 영향도 5점 = 우선순위 높음

우선순위 순서:

시간 소비도 높고, 영향도 높은 것 (지금 바로!)
시간 소비도 높고, 영향도 중간인 것 (1-2개월 내)
시간 소비도 중간, 영향도 높은 것 (2-3개월 내)
나머지는 나중에 (반년 이후)

Step 3: 당신의 AI 도구함 설계하기

추천 구성 (소규모 비영리, 1-5명):

필수 기초 도구:

ChatGPT Plus 또는 Claude Pro (한 달 $20)
Google Sheets (무료)
Google Forms (무료)
Gmail (무료)

첫 3개월 목표:

보조금 신청서 작성 자동화
후원자 데이터 정리 및 자동 분류

프로세스:

1단계 (1-2주): 데이터 정리
- 모든 후원 데이터를 Google Sheets에 모으기
- AI에게 중복 제거, 분류 요청

2단계 (2-3주): 첫 보조금 신청서 작성
- ChatGPT로 신청서 초안 만들기
- 검토, 수정, 완성

3단계 (3-4주): 후원자 관리 자동화
- Google Sheets에 후원자 데이터 정리
- Google Forms로 설문 만들기
- AI로 맞춤형 감사 메시지 초안 생성

다음 3개월 목표 (월별 추가 도구):

월 1: 자원봉사자 신청 폼과 일정 관리 자동화
월 2: 이메일 뉴스레터 자동화 시작
월 3: SNS 콘텐츠 캘린더 and 포스팅 초안 생성

중규모 비영리 (5-20명)라면:

필수 도구 (월 $50-100):

ChatGPT Plus 또는 Claude Pro
Google Workspace (기본, $6/인)
Google Forms
Zapier 기본 플랜 ($20/월) - 자동화 연결

첫 3개월: 위의 소규모와 동일한 기초

장기 목표 (6개월+):

Slack과 Google Sheets 연결 (자동 알림)
이메일 마케팅 플랫폼 (Mailchimp 무료 플랜) 활용
데이터 대시보드 만들기 (Google Data Studio)

Step 4: 실제 구현 계획 세우기

첫 주 (시작):

목표: ChatGPT와 Google Sheets 기본 사용법 익히기
할 일:
- ChatGPT 계정 만들고 한두 개 프롬프트 시도해보기
- Google Sheets에 현재 후원자 데이터 옮기기
시간: 1-2시간

둘째 주 (첫 프로젝트):

목표: 가장 가까운 보조금 신청을 AI로 돕기
할 일:
- 신청 공고와 공고의 평가 기준을 AI에 제공
- 보조금 신청서 초안 생성
- 검토하고 수정하기
기대 시간 절약: 1-2주 → 2-3일

셋째 주 (자동화 1단계):

목표: 후원자 감사 메시지 자동화
할 일:
- 후원자 데이터 정리 (비영리 자금출처별 분류)
- Google Forms로 후원 입력 폼 만들기
- AI로 맞춤형 감사 메시지 초안 생성하는 프롬프트 만들기
기대 효과: 매월 1시간 절약

넷째 주 (자동화 2단계):

목표: 자원봉사자 모집 시스템 정비
할 일:
- 자원봉사자 신청 Google Form 만들기
- 기본 자동 답장 설정하기
- 봉사자 일정 Google Calendar 연결
기대 효과: 자원봉사자 신청 처리 시간 70% 감소

Step 5: 팀과 함께 배우기

당신이 혼자가 아니라면, 팀과 함께 배우는 게 중요해요.

팀 온보딩 전략:

1단계: 가장 관심 있는 사람 1-2명 선택
- 그들과 함께 ChatGPT 기본 사용법 배우기
- 가장 가시적인 결과를 먼저 만들기 (보조금 신청서 초안 5분 내 만들기 같은)

2단계: 팀 미팅에서 공유
- "우리가 이렇게 시간을 줄일 수 있어요" 보여주기
- 다른 사람들의 아이디어 수렴 ("너희 업무 중 뭐가 가장 힘들어?")

3단계: 단계적 확대
- 각 팀원이 자신의 업무에 맞게 AI를 사용하도록 돕기

Step 6: 측정과 개선

AI를 도입했으면, 그 효과를 측정해야 해요.

측정할 지표:

매달 1주일의 주요 업무를 선택해서 시간 추적:
- 보조금 신청서 작성 시간: ? → ? (목표: 50% 감소)
- 후원자 관리 시간: ? → ? (목표: 40% 감소)
- SNS 콘텐츠 제작 시간: ? → ? (목표: 30% 감소)

비금전적 지표:
- 팀의 AI 도구 만족도 (1-5점 월 1회 조사)
- 후원자 만족도 변화
- 자원봉사자 참여도 변화

3개월마다 검토:

1단계: 성과 검토
- 시간 절약 정도
- 팀의 피드백
- 예상치 못한 문제나 기회

2단계: 조정
- 뭐가 잘 작동하는가? → 더 확대
- 뭐가 잘 작동하지 않는가? → 수정 또는 중단
- 새로운 기회가 있나? → 고려

3단계: 다음 3개월 계획 수립

현실적인 기대치

1개월 후:

보조금 신청서 작성 시간이 명확히 줄었을 거예요
AI 도구에 익숙해졌을 거예요
팀 일부가 관심을 보일 거예요

3개월 후:

일상 업무 20-30%가 AI의 도움을 받을 거예요
시간 절약도 가시적일 거예요
당신이 더 전략적인 일에 집중할 수 있을 거예요

6개월 후:

AI 기반 시스템이 당신 조직의 일부가 되어 있을 거예요
새로운 기회들 (더 나은 후원자 관계, 더 많은 자원봉사자 등)이 보일 거예요

마지막 조언

1. 완벽함을 추구하지 마세요 AI가 만든 첫 초안이 완벽할 필요는 없어요. 80점짜리 초안이 당신의 검토를 거쳐 95점이 되는 거예요.

2. 사람이 여전히 중심이에요 AI는 도구일 뿐, 당신의 조직의 중심은 여전히 사람입니다. AI는 시간을 주는 거예요. 그 시간으로 뭘 할지는 당신이 결정하는 거죠.

3. 계속 배우세요 AI 기술은 빠르게 변해요. 새로운 도구들도 계속 나와요. 호기심을 잃지 마세요.

4. 공유하세요 당신이 배운 것들을 다른 비영리단체들과 공유하세요. 우리 모두가 더 효율적이 될 때, 우리의 사명도 더 잘 이루어질 거거든요.

당신의 다음 단계

이 과정이 끝나지만, 여정은 계속돼요.

이번 주:

당신의 조직의 3가지 가장 시간 소모적인 업무를 적어보세요
각각에 대해 “AI가 도움이 될 수 있을까?“를 생각해보세요

다음 주:

ChatGPT나 Claude에 처음 프롬프트를 만들어보세요
당신의 첫 번째 AI 경험을 팀과 나누세요

다음 달:

가장 시간 소모적인 업무 하나를 AI로 개선해보세요
그 결과를 측정해보세요

당신의 비영리단체가 더 적은 노력으로 더 큰 변화를 만들 수 있기를 응원합니다. 이제 시작할 차례는 당신의 거예요.

화이팅!