발표 구조 설계: 보고서에서 말로 전환하기

발표는 ‘말하는 보고서’라고 생각해야 해요. 그런데 여기서 중요한 게 있거든요. 보고서와 발표는 형식이 다르다는 거예요.

보고서와 발표의 근본적인 차이

보고서는 읽는 사람이 자신의 속도로 내용을 소비할 수 있어요. 모르는 부분이 있으면 다시 읽을 수 있죠. 하지만 발표는 다르거든요. 한 번 흘러가면 끝나요. 그래서 구조가 훨씬 명확해야 하고, 논리의 흐름이 한 번에 이해되어야 합니다.

보고서는 ‘포함’의 논리로 움직여요. 가능한 한 많은 정보를 담으려고 하죠. 하지만 발표는 ‘선택’의 논리로 움직인답니다. 가장 중요한 것만 골라서 말해야 해요.

그래서 당신이 100페이지의 보고서를 가지고 15분 발표를 준비한다면, 첫 번째 해야 할 일은 ‘뭘 빼야 할까?‘를 생각하는 거예요. ‘뭘 더할까?‘가 아니라.

한국 기업에서는 이런 구조가 가장 효과적이에요. 저희가 ‘임원 보고 구조’라고 부르는 것이죠.

1단계: 현황 (20%)

발표의 첫 부분은 현재 상황을 객관적으로 설명하는 거예요. 시장 상황이 어떤지, 우리 프로젝트의 진행 상황이 어떤지를 정량적으로 제시합니다. 이 부분에서는 감정이 아니라 팩트만 나와야 해요.

예를 들어, “시장 규모는 지난해 대비 15% 증가했고, 경쟁사의 신제품 출시는 예상보다 2개월 빨라졌으며, 우리의 현재 시장 점유율은 22%입니다” 이런 식이죠.

2단계: 문제 (20%)

현황 다음에는 문제를 제시해요. 하지만 여기서 주의할 점이 있거든요. ‘문제’는 객관적인 것이어야 한다는 거예요. ‘이건 문제가 아니라 기회야’라고 상사가 생각하면 안 되니까요.

그래서 “우리가 현재 시장 점유율 2위인데, 1위와의 격차가 13%포인트이며, 이 격차는 지난해보다 커졌습니다"라고 말해야 해요. “우리가 너무 약해서 안 된다"는 주관적 표현은 피하는 거죠.

3단계: 원인 분석 (20%)

문제의 원인이 뭔가를 분석하는 부분이에요. 이건 정말 중요한 부분이거든요. 왜냐하면 원인이 정확하지 않으면 해결책도 정확할 수 없으니까요.

“시장 점유율이 떨어진 이유는 세 가지입니다. 첫째, 우리의 제품 가격이 경쟁사보다 12% 비싸요. 둘째, 우리의 배송 시간이 경쟁사보다 3일 더 오래 걸려요. 셋째, 우리의 고객만족도는 경쟁사 대비 2.3점이 낮아요"라고 구체적으로 분석하는 거예요.

4단계: 해결책 (20%)

원인을 알았으면 이제 해결책을 제시해요. 하지만 모든 원인을 해결할 필요는 없어요. 영향력이 큰 것부터 시작하죠.

“이 중에서 배송 시간을 줄이는 것이 가장 효과적일 것으로 분석됩니다. 새로운 배송 파트너와 계약하면 배송 시간을 2일로 단축할 수 있고, 이는 고객만족도를 3.5점 향상시킬 수 있을 것으로 예상됩니다” 이런 식으로요.

5단계: 기대 효과 (20%)

마지막으로 이 해결책을 실행하면 어떤 결과가 나올 것인가를 제시해요. 그리고 가능하면 정량적으로 말해야 하거든요.

“배송 시간 단축으로 고객만족도가 향상되면, 이는 재구매율 증가로 이어질 것으로 예상되며, 결과적으로 내년 상반기 시장 점유율을 25%까지 끌어올릴 수 있을 것으로 추정됩니다"라고요.

이론적으로는 다섯 단계가 다 필요하지만, 실제로는 시간이 제한되어 있어요. 그러면 어떻게 해야 할까요?

먼저 중요도 순서를 정하세요. 어떤 항목을 빼면 가장 손실이 적을까? 일반적으로 ‘현황’에서 일부를 빼고, ‘원인 분석’을 조금 축약하는 게 가장 안전해요. 절대 빼면 안 되는 것은 문제, 해결책, 기대 효과거든요. 이 세 가지는 의사결정에 직결되니까요.

그리고 여기 중요한 팁이 있어요. 임원진 앞에서는 ‘디테일을 많이 말하는 것’이 중요하지 않아요. ‘핵심이 명확한 것’이 중요해요. 왜냐하면 임원진은 매우 바쁘거든요. 그들이 원하는 건 “당신의 건의안이 논리적인가? 성공할 가능성이 있는가? 투자할 만한가?“이거든요.

이 다섯 가지 구조를 정확하게 이해하고 있으면, 어떤 상황의 발표든 준비할 수 있어요. 당신이 지금 배운 것은 한국 기업 발표의 가장 핵심적인 뼈대랍니다.

다음 레슨에서는 이 구조를 더 살을 붙이는 방법, 즉 자신감 있게 말하고 설득력 있게 전달하는 방법을 배워요.