AI로 미팅 혁신

🔄 Quick Recall: 지난 레슨에서 회의, 소통, 지식, 프로젝트 관리 네 영역의 협업 건강을 감사했어요. 문서화를 고치면 회의도 줄어든다는 걸 배웠어요. 이제 AI 워크플로로 미팅을 직접 다뤄요.

AI가 진짜 해결하는 미팅 문제

대부분 회의 후에 일어나는 일: 누군가 노트를 적었고(아마도), 그 노트는 개인 문서에 있고(아마도), 48시간 안에 아무도 노트를 못 찾거나 뭘 결정했는지 기억 못 해요(확실히).

AI 미팅 도구가 고치는 근본 문제: 회의는 동기적 이벤트인데 지속적 산출물을 내지 않아요. 결정이 증발하고, 액션 아이템이 잊히고, 맥락이 영상통화를 닫는 순간 사라져요.

AI 미팅 어시스턴트의 작동 원리

현대 AI 미팅 도구는 세 레이어로 작동해요:

캡처는 기본. 진짜 가치는 2, 3레이어 — AI가 회의를 어떻게 처리하고 산출물이 어디로 가는지.

✅ Quick Check: ‘배포’ 레이어가 AI 미팅 워크플로에서 가장 중요한 이유는? 미팅 인사이트가 미팅 노트에만 있으면 행동이 바뀌지 않아요. 액션 아이템은 PM 도구로, 결정은 지식 베이스로, 요약은 사람들이 이미 일하는 곳(슬랙, 이메일)으로 가야 해요. 배포가 녹취를 생산성으로 바꿔요.

AI 미팅 요약 셋업

모든 회의에 펼치기 전에 하나의 반복 회의로 시작하세요:

팀을 위한 AI 미팅 워크플로를 셋업해줘.

회의 유형: [주간 팀 싱크 / 프로젝트 리뷰 / 1:1 등]
플랫폼: [줌 / 구글밋 / 팀즈 등]
팀 규모: [X명]
현재 노트 방식: [없음 / 돌아가며 / 매니저가 기록]

워크플로 설계:
1. 미팅 전 (5분 전): AI가 지난 미팅 미결 사항에서 안건 생성
2. 미팅 중: 결정, 액션, 핵심 논의 캡처. 실시간 중요 순간 마킹
3. 미팅 후 (30분 내 자동): 요약 → [슬랙/이메일/PM 도구]로 전송. 액션: [담당자] [작업] [마감]
4. 후속 (24-48시간): 액션 아이템 리마인더. 다음 미팅 시작 시 상태 체크

미팅 감사: 제거할 것 찾기

AI 요약이 회의를 나아지게 해요. 하지만 가장 영향 큰 수는 존재하면 안 되는 회의를 제거하는 거예요.

팀 회의 캘린더를 분석하고 분류해줘.

회의: [반복 회의 목록: 이름, 빈도, 시간, 참석자, 목적]

분류:
유지: 실시간 논의가 진짜 필요 (의사결정, 브레인스토밍, 민감한 대화)
단축+AI: 유지하되 시간 줄이기 (상태+논의 혼합, AI 요약으로 리캡 대체)
비동기 대체: 제거하고 비동기로 (순수 상태 업데이트, 정보 공유, 리뷰)
제거: 대체 불필요 (목적 불분명, 3개월 이상 검토 안 됨, 다른 회의와 중복)

단축 또는 대체 회의마다 비동기 대안과 예상 시간 절약.

✅ Quick Check: 어떤 세 가지 미팅 주제가 진짜 실시간 논의를 필요로 하나요? 토론이 필요한 의사결정, 아이디어가 서로 위에 쌓이는 창의적 브레인스토밍, 피드백이나 갈등 해결 같은 민감한 대화. 그 외 거의 모든 것 — 상태 업데이트, 정보 공유, 리뷰 — 은 AI 지원으로 비동기가 가능해요.

핵심 정리

• AI 미팅 도구는 캡처, 분석, 배포 세 레이어 — 배포가 가장 중요해요
• 가장 영향 큰 수는 더 나은 노트가 아닌 비동기여야 할 회의 제거 (상태 업데이트, 정보 공유)
• 미팅 노트에만 있는 액션 아이템은 잊혀요 — PM 도구에 자동 생성 + 담당, 마감, 리마인더
• 검색 가능한 미팅 아카이브가 후속 회의를 줄여요 — 검색으로 찾으니 ‘뭐 결정했지’ 회의가 불필요
• 모든 회의에 펼치기 전에 하나의 반복 회의로 팀 편안함을 먼저 만드세요

Up Next: AI 기반 프로젝트 관리 워크플로를 만들어요 — 자동 작업 배정, 상태 추적, 워크로드 밸런싱, 마감 관리.