팀 지식 베이스 만들기

🔄 Quick Recall: 지난 레슨에서 AI 프로젝트 관리 워크플로를 만들었어요 — 자동 작업 생성, 워크로드 밸런싱, AI 상태 보고서. 선행 지표가 자기보고보다 먼저 문제를 잡는다는 걸 배웠어요. 이제 팀 생산성의 다른 면을 다뤄요: 지식, 결정, 프로세스가 문서화되고 검색 가능하고 항상 최신인 상태.

지식세

신입이 “X를 어떻게 해요?“라고 물을 때마다 팀이 세금을 내요. 재정적 세금이 아닌 시간 세금. 질문에 5분 걸리지만 답하는 사람의 집중을 끊어 23분의 재집중 비용. 2년간 10명의 신입에게 곱하면 그 하나의 미문서화된 답변이 4-5시간의 비용.

이게 지식세예요: 검색 가능한 시스템 대신 사람 머릿속에 있는 정보의 누적 비용. 핵심 인력 휴가 시 업무 정지. 퇴사 시 지식이 함께 나감. 회의에서 결정했는데 문서화 안 하면 3개월 후 재논의.

지식 베이스 설계

팀 지식 베이스를 처음부터 설계해줘.

팀: [X명]
부서: [개발 / 마케팅 / 영업 / 혼합]
현재 지식 저장: [슬랙 / 구글독스 / 노션 / 없음]
가장 큰 지식 문제: [신입 온보딩 / 결정 검색 / 프로세스 문서 / FAQ 반복]

설계:
1. 카테고리 (검색 방식으로, 부서별 아님):
   - How-to 가이드 / 결정 로그 / FAQ / 온보딩 / 도구&접근 / 템플릿
2. 문서 템플릿: 제목(질문형), 최종 수정일, 오너, 태그, 본문, 관련 문서
3. 거버넌스: 생성 권한, 변경 승인, 리뷰 주기, 충돌 처리

Top-10 퀵스타트

모든 걸 문서화하려 하지 마세요. 팀이 실제로 묻는 질문부터:

팀에서 가장 자주 묻는 질문 10개를 찾아줘.

방법:
1. 슬랙에서 최근 3개월 질문("?"로 끝나는 메시지) 검색
2. 팀원에게: "가장 자주 받는 질문이 뭐예요?"
3. 최근 입사자에게: "답 찾기 가장 어려웠던 건?"
4. IT/HR 티켓에서 반복 요청 확인

상위 10개 질문마다:
- 명확한 답변 (2-3문단 이내)
- 프로세스면 단계별 설명
- 관련 도구, 문서, 사람 링크
- 검색 발견성을 위한 태그

✅ Quick Check: 지식 베이스 문서를 주제(‘경비 보고서 프로세스’) 대신 질문형(‘경비 보고서 어떻게 제출해요?’)으로 제목 지어야 하는 이유는? 사람들이 질문하듯 검색하기 때문이에요. 신입이 “경비 보고서 어떻게 제출"이라고 치지 “경비 보고서 프로세스"라고 안 쳐요. 질문형 제목이 실제 검색 패턴과 맞아서 발견성이 극적으로 높아져요.

AI 지식 캡처

지식 베이스의 가장 큰 장벽은 도구가 아니라 사람들이 문서를 안 쓰는 거예요. AI가 이미 존재하는 소스에서 자동 캡처해요:

팀 자동 지식 캡처를 셋업해줘.

소스: 미팅 녹취(결정, 프로세스), 슬랙 스레드(질문 답변),
      문서(프로세스, 가이드), 이메일(결정, 승인)

각 소스에서:
1. 캡처 대상: 결정+근거, 프로세스 설명, 반복 질문 답변
2. AI 처리: 대화에서 지식 추출 → 문서 포맷 → 카테고리/태그 제안
3. 사람 리뷰: AI 초안 → 관련자에게 → 검토/편집/원클릭 승인
4. 중복 제거: 새 문서 전 기존 문서 확인 → 있으면 업데이트 제안

문서화 순간

가장 지속 가능한 습관: 누군가에게 설명할 때마다 그 설명이 캡처되는 것.

슬랙에서 질문에 답한 후 /doc으로 AI가 스레드를 문서 초안으로 변환. 회의에서 프로세스를 설명하면 AI가 녹취에서 단계별 문서 추출. 이메일 스레드가 질문을 해결하면 전달하여 AI가 문서 초안 생성. 문서화를 업무의 부산물로, 추가 업무가 아닌 것으로 만드세요.

✅ Quick Check: ‘문서화 순간’ 접근이 정기 문서화 스프린트보다 지속 가능한 이유는? 지식이 만들어지는 순간에 캡처하기 때문 — 맥락이 생생하고 노력이 최소(이미 한 설명을 변환). 문서화 스프린트는 몇 주 전 알던 걸 기억하고 맥락을 재구성해야 하니 더 어렵고 품질이 낮아요.

핵심 정리

지식세 — 미문서화 정보의 시간 손실 — 가 신입, 휴가, 재논의할 때마다 복리로 쌓여요
Top 10 가장 많이 묻는 질문으로 시작 — 포괄적 문서화 프로젝트가 아닌 실제 수요에서 출발
AI가 대화, 미팅, 문서에서 지식을 자동 캡처 — 사람이 처음부터 문서를 쓸 필요 없어요
지식 베이스는 유지보수 없이 부패 — AI 신선도 모니터링으로 오래된 문서를 플래그하고 자동 업데이트
‘문서화 순간’(설명할 때 문서화)이 지식 캡처를 업무의 부산물로 만들어요

Up Next: 팀의 비동기 소통 시스템을 설계해요 — 회의 과부하를 줄이고 원격/하이브리드 팀을 정렬하고 중요 메시지가 소음에 묻히지 않게.