Templates de Prompts de IA pra E-mail: 18 Prompts Prontos pra Copiar e Colar pra Todo Tipo de E-mail

Escreva um e-mail solicitando uma reunião.

Para: [nome e cargo, ex: "Sarah Chen, VP de Engenharia"]
Minha relação com a pessoa: [chefe / colega / alguém que nunca encontrei / cliente / fornecedor]
Objetivo da reunião: [seja específico -- não "bater papo" mas "alinhar as prioridades do roadmap do Q2 antes da sessão de planejamento de sexta"]
Urgência: [precisa ser esta semana / flexível / urgente]
Horário preferido: [sugira 2-3 opções específicas, ou diga "sou flexível"]
Duração: [15 min / 30 min / 1 hora]
Formato: [presencial / videochamada / telefone]
O que preciso da pessoa antes: [algo que devem revisar ou preparar, ou "nada"]

Contexto relevante:
- [ex: "Discutimos isso brevemente no standup da semana passada e ela disse pra marcar"]
- [ex: "Isso é follow-up de um problema que surgiu na review de produto"]

Tom: [casual porque somos colegas / profissional porque é liderança / cordial porque é cliente]

Mantenha em menos de 100 palavras. Ninguém lê e-mails longos de convite pra reunião. O assunto deve dizer sobre o que é, não "Solicitação de reunião rápida."

Escreva um e-mail de update de status do projeto.

Para: [stakeholders -- quem precisa desse update]
Projeto: [nome do projeto]
Minha função: [o que faço nesse projeto]

Status atual:
- Geral: [no prazo / levemente atrasado / em risco / adiantado]
- Concluído desde o último update: [liste 2-4 itens feitos]
- Em andamento: [liste 2-3 itens sendo trabalhados]
- Bloqueado/em risco: [liste bloqueios, ou "nenhum"]

Métricas-chave (se aplicável):
- [ex: "Velocidade do sprint: 34 pontos (meta: 30)"]
- [ex: "Orçamento gasto: R$225K de R$400K"]
- [ex: "Cronograma: 2 dias de atraso na integração da API"]

Decisões necessárias: [algo que o leitor precisa decidir ou aprovar, ou "nenhuma -- apenas informativo"]
Próximo marco: [o que vem a seguir e quando]

Tom: [objetivo / proativo e confiante / sinalizando preocupações claramente]

Formate pra ser escaneável -- use tópicos e negrite itens-chave. O leitor deve ter o panorama completo em menos de 30 segundos. Coloque a informação mais importante na primeira frase, não enterrada no terceiro parágrafo.

Escreva um e-mail de escalação. Algo não está sendo resolvido no meu nível e preciso de ajuda de alguém acima.

Para: [pra quem estou escalando -- nome e cargo]
CC: [alguém que deveria ver, ou "ninguém"]
O problema: [o que está dando errado -- específico, factual, sem drama]
Impacto: [o que acontece se não for resolvido -- consequências concretas, prazos, valores em reais se possível]

Linha do tempo até agora:
1. [Data]: [O que aconteceu / o que tentei]
2. [Data]: [Próximo passo que tomei]
3. [Data]: [Estado atual]

O que já tentei pra resolver:
- [Tentativa 1 e resultado]
- [Tentativa 2 e resultado]

O que preciso: [pedido específico -- aprovação, intervenção, decisão, recursos]
Prazo: [quando isso precisa ser resolvido, e por quê]

Tom: profissional e factual, não emocional. Não estou reclamando -- estou garantindo que a pessoa certa tenha a informação pra agir. Sem linguagem de culpa. Foco no problema e no caminho a seguir, não em quem errou.

Mantenha em menos de 200 palavras. Anexe detalhes de apoio se necessário, mas o corpo do e-mail deve se sustentar sozinho.

Escreva um e-mail delegando uma tarefa ou responsabilidade pra alguém.

Para: [nome e cargo]
Nossa relação: [subordinado direto / colega / colaborador de outra área]
Tarefa: [o que preciso que faça -- seja específico]
Por que essa pessoa: [por que especificamente ela -- match de habilidade, disponibilidade, oportunidade de desenvolvimento]
Contexto: [informação de fundo que precisa pra fazer bem]

Detalhes:
- Prazo: [data e hora]
- Entregável esperado: [como é "pronto" -- um documento? Uma decisão? Um processo concluído?]
- Padrão de qualidade: [ex: "pronto pro cliente" vs "rascunho pra revisão interna"]
- Recursos disponíveis: [links, arquivos, pessoas que pode consultar]
- Nível de autoridade: [pode tomar decisões, ou precisa checar comigo?]

Minha disponibilidade: [quando pode me procurar com dúvidas]

Tom: [empoderador pra junior ("estou te confiando isso porque...") / colaborativo pra colega ("agradeço muito sua ajuda nisso") / direto pra handoff rotineiro]

Não microgerencie. Dê o quê e o porquê, depois confie no como.

Escreva um e-mail de cold outreach que alguém realmente responderia.

Para: [título/cargo do destinatário, ex: "Head de Growth numa startup fintech Series B"]
Meu produto/serviço: [o que eu vendo]
O problema que resolvo pra eles: [dor específica, não "ajudamos empresas a crescer"]
Minha prova: [um dado convincente, case ou sinal de credibilidade]
O pedido: [o que quero -- resposta, call de 15 min, experimentar demo grátis]

O mundo deles:
- Provavelmente recebem [X] cold emails por dia
- Se importam com: [prioridades e pressões deles]
- Provavelmente já tentaram: [soluções concorrentes ou abordagens DIY]
- O que faria responderem: [valor genuíno, não apenas curiosidade]

Regras:
- Assunto: 4-7 palavras, sem clickbait, soa como se um humano tivesse enviado
- Primeira linha: Referência algo específico sobre eles ou a empresa (não "encontrei seu perfil")
- Nada de "Espero que este e-mail o encontre bem"
- Nada de "Meu nome é X e sou da Y" (guarde pra assinatura)
- Vá ao ponto nas primeiras 2 frases
- Tamanho total: menos de 80 palavras (mais curto = maior taxa de resposta)
- CTA: uma pergunta, baixo compromisso

Escreva 3 versões:
A) Liderar com a dor deles
B) Liderar com um resultado relevante
C) Liderar com uma pergunta provocativa

Mais: um e-mail de follow-up pra 3 dias depois (menos de 40 palavras, ângulo diferente, adiciona um novo valor).

Escreva um e-mail de follow-up. Mandei mensagem mas não recebi resposta.

Contexto:
- Pra quem mandei: [nome e cargo]
- Assunto do e-mail original: [sobre o que perguntei / ofereci]
- Quando enviei: [X dias atrás]
- Relação anterior: [indicação / cold / conheci em evento / ex-cliente]
- Quantos follow-ups já mandei: [0 / 1 / 2 -- não mande mais que 3 no total]

Escreva um follow-up que:
- NÃO comece com "só dando um follow-up" ou "só checando" (esses são os openers mais ignorados)
- Adicione valor novo (ângulo diferente, dado novo, artigo relevante, insight fresco)
- Reconheça que estão ocupados sem ser passivo-agressivo
- Seja mais curto que o e-mail original
- Tenha um CTA claro mas sem pressão
- Facilite dizer "não tenho interesse" (paradoxalmente, isso gera mais respostas)

Tamanho: menos de 60 palavras. Se o primeiro e-mail foi longo, esse deve ser direto ao ponto.

Escreva um e-mail de proposta resumindo o que estou oferecendo e por que devem aceitar.

Cliente: [nome e empresa]
Projeto/oferta: [o que estou propondo]
Necessidade deles: [o problema que discutimos, ou o objetivo que mencionaram]
Solução proposta: [abordagem de alto nível -- 2-3 frases]
Investimento: [R$ valor ou faixa, ou "precificação em anexo separado"]
Cronograma: [quando começa, quanto tempo leva, marcos principais]
Por que nós: [2-3 razões específicas -- não genérico "anos de experiência" mas "fizemos exatamente isso pra Empresa X e o resultado foi Y"]

Conversas anteriores: [o que foi discutido, preocupações que levantaram]

Estrutura:
1. Abertura: Referencie nossa conversa e reafirme o objetivo deles (mostre que ouvi)
2. Resumo: O que estou propondo, em linguagem simples
3. Abordagem: 3-4 etapas ou fases principais (mantenha alto nível -- detalhes no doc anexo se necessário)
4. Investimento: Precificação clara com o que está incluído
5. Cronograma: Quando podem esperar o quê
6. Por que agora: Razão pra avançar mais cedo que mais tarde (sem urgência artificial)
7. Próximo passo: Uma ação clara ("Responda pra confirmar e envio a proposta detalhada até quinta")

Anexe a proposta detalhada se disponível, mas esse e-mail deve fazer o caso sozinho. Mantenha em menos de 300 palavras -- vão ler o anexo pros detalhes.

Um prospect levantou uma objeção. Escreva uma resposta que aborde sem ser insistente.

Objeção dele: "[Cole o que disse -- ex: 'o preço está alto demais' ou 'já usamos o Concorrente X' ou 'não é o momento']"
Meu produto/serviço: [o que vendo]
Situação deles: [o que sei sobre eles, empresa, necessidades]
Minha avaliação honesta: [a objeção é válida? parcialmente válida? baseada em desinformação?]

Escreva uma resposta que:
1. Reconheça a preocupação genuinamente (não "entendo perfeitamente, MAS...")
2. Faça uma pergunta esclarecedora se a objeção for vaga
3. Aborde a objeção específica com evidência, não retórica:
   - Preço: enquadre como ROI ou compare com o custo de não fazer nada
   - Concorrente: diferencie em capacidade específica, não genérico "somos melhores"
   - Timing: reduza o compromisso ("que tal começarmos com um piloto?")
   - Necessidade: explore se a necessidade existe mas não foi reconhecida
4. Termine com uma pergunta que mantenha a conversa aberta (não um CTA pra comprar)

Tom: confiante e prestativo, não desesperado. Se não são fit, tudo bem -- diga isso. Tentar convencer um prospect que não é fit é perda de tempo pra todo mundo.

Tamanho: menos de 150 palavras. Respostas a objeções devem ser focadas, não um segundo pitch.

Escreva uma resposta pra uma reclamação de cliente.

A reclamação: "[Cole o e-mail deles ou resuma o que disseram]"
O que realmente aconteceu: [os fatos -- foi erro nosso, mal-entendido ou limitação do produto?]
O que posso fazer pra resolver: [reembolso / troca / crédito / escalação / explicação]
Política da empresa sobre isso: [políticas relevantes -- prazo de devolução, SLA, garantia]
Histórico do cliente: [cliente novo / de longa data / VIP / reclamador frequente]

Diretrizes de resposta:
1. Reconheça a frustração primeiro -- antes de explicar qualquer coisa. Pessoas precisam se sentir ouvidas.
2. Peça desculpas se a culpa é nossa. Seja específico ("Sinto muito pelo envio danificado" não "Sinto muito que se sinta assim").
3. Se NÃO é culpa nossa, explique claramente sem ser defensivo.
4. Declare o que estou fazendo pra resolver -- ação concreta, não promessas vagas.
5. Dê um prazo: quando vão ver a resolução?
6. Ofereça algo extra se apropriado (não suborno -- um gesto genuíno de boa vontade).
7. Termine com contato direto pra follow-up.

Tom: empático, profissional e focado em soluções. Nunca desdenhoso. Nunca combativo. Mesmo que o cliente esteja sendo irracional, o e-mail deve transmitir que me importo com a experiência dele.

Escreva uma resposta pra um cliente solicitando reembolso ou cancelamento.

O pedido dele: "[O que pediram -- reembolso total, parcial, cancelar assinatura]"
Motivo informado: [por que querem o reembolso/cancelamento, ou "nenhum motivo dado"]
Tem direito? [sim pela política / não -- explique por quê / caso limite -- critério da gerência]
O que estou oferecendo: [reembolso total / parcial / crédito / solução alternativa / negação com explicação]
Tempo de processamento: [quanto tempo leva o reembolso]
Histórico do cliente: [contexto -- há quanto tempo é cliente, gasto total, problemas anteriores]

Estrutura da resposta:
1. Agradeça por entrar em contato (não faça se sentir mal por pedir)
2. Confirme o que estou fazendo: aprovar reembolso, processar cancelamento ou explicar a alternativa
3. Se aprovando: próximos passos claros e prazo
4. Se negando: explicação honesta do motivo, com empatia, e ofereça a próxima melhor alternativa
5. Se posso salvar o cliente: ofereça uma razão genuína pra ficar (não chantagem emocional -- talvez um desconto, opção de pausa, ou recurso que não experimentaram)
6. Saia com elegância: se estão indo embora, deseje boa sorte e deixe a porta aberta

Nunca faça um cliente lutar por um reembolso a que tem direito. E nunca use a palavra "infelizmente" mais de uma vez.

Escreva uma resposta pra uma pergunta de cliente sobre nosso produto ou serviço.

Pergunta: "[Cole o e-mail ou pergunta]"
A resposta: [a resposta factual à pergunta]
Informação relacionada que podem precisar: [qualquer coisa que provavelmente vão perguntar em seguida]
Link pra documentação (se aplicável): [URL]

Diretrizes de resposta:
1. Responda a pergunta real nas primeiras 1-2 frases. Não enterre a resposta depois de um parágrafo de contexto.
2. Se a resposta é complexa, divida em passos numerados.
3. Adicione uma dica proativa -- algo que não perguntaram mas vão achar útil.
4. Linke pra documentação relevante pra mais detalhes.
5. Ofereça ajuda adicional se a resposta não resolver o problema.

Tom: prestativo e claro. Como um amigo que entende do assunto, não um bot de suporte. Use o nome do produto, não "nossa plataforma" ou "o sistema."

Mantenha em menos de 150 palavras. Se precisa mais que isso pra responder, a resposta provavelmente deveria ser um artigo da central de ajuda.

Escreva um e-mail de comunicado interno.

O que está sendo anunciado: [seja específico -- mudança organizacional, nova contratação, atualização de política, lançamento de produto, mudança de escritório, etc.]
Enviado por: [meu cargo -- CEO / líder de time / RH / diretor de departamento]
Audiência: [empresa inteira / time específico / departamento]
O "e daí" pro leitor: [como isso afeta eles pessoalmente?]
Data de vigência: [quando entra em vigor]
Dúvidas/preocupações devem ir pra: [quem contatar]

Detalhes-chave:
- [Detalhe 1]
- [Detalhe 2]
- [Detalhe 3]

Considerações sensíveis:
- [ex: "algumas pessoas vão se preocupar com segurança no emprego"]
- [ex: "isso reverte uma decisão que tomamos 3 meses atrás"]
- [ex: "nenhuma -- é simplesmente boa notícia"]

Tom deve combinar com a notícia:
- Boa notícia (nova contratação, conquista, benefício): caloroso, celebrativo, mas sem exagero
- Notícia neutra (mudança de política, update de processo): claro, factual, prestativo
- Notícia difícil (demissões, reestruturação, revés): honesto, empático, direto -- não enterre o assunto

Abra com a notícia. Não com três parágrafos de contexto que deixam todo mundo nervoso sobre o que vem.

Escreva um e-mail pedindo feedback sobre meu trabalho.

Para: [nome e cargo -- chefe / colega / stakeholder de outra área / cliente]
Sobre o que preciso feedback: [um documento, apresentação, plano de projeto, design, código, proposta -- seja específico]
Anexado/linkado: [a coisa que vão revisar]
Prazo pro feedback: [quando preciso, e por quê]

Áreas específicas que quero feedback:
1. [ex: "O resumo executivo é claro o suficiente pra um público não-técnico?"]
2. [ex: "O cronograma parece realista?"]
3. [ex: "Estou deixando passar algum caso extremo?"]

Contexto necessário:
- [ex: "Isso vai pro board na terça"]
- [ex: "Já incorporei feedback de [outra pessoa]"]
- [ex: "É um primeiro rascunho -- sei que as seções 4-5 precisam de trabalho"]

Tom: colaborativo, não necessitado. Não estou pedindo permissão -- estou pedindo uma perspectiva que não tenho.

Facilite: diga exatamente o que olhar, que perguntas responder, e quanto tempo devem levar. "Pode dar uma olhada nisso?" sem direção = feedback inútil ou que nunca chega.

Escreva meu relatório de status semanal/mensal.

Para: [gestor / time / stakeholders]
Período: [datas]

Realizações:
- [O que completei -- com resultados, não apenas atividades]
- [ex: "Lancei o redesign do onboarding -- dados iniciais mostram 15% de melhoria na taxa de ativação"]
- [ex: "Fechei o contrato com [cliente] -- R$225K ARR"]

Em andamento:
- [No que estou trabalhando e onde está]
- [Data esperada de conclusão]
- [Dependências ou bloqueios]

Bloqueios / Preciso de ajuda com:
- [O que está me travando -- seja específico sobre o que precisa e de quem]
- [Ou "Nenhum -- tudo no trilho"]

Prioridades pro próximo período:
- [Top 3 coisas que vou focar]

Conquistas que valem destaque: [qualquer coisa que mereça visibilidade -- colaboração de time, feedback de cliente, aprendizado]
Aprendizados: [qualquer coisa que mudou minha abordagem ou entendimento]

Formato: tópicos escaneáveis, não parágrafos. Negrite os itens mais importantes. Meu gestor deve conseguir ler em 2 minutos e saber exatamente onde as coisas estão.

Escreva um e-mail entregando más notícias pra [destinatário].

A má notícia: [o que aconteceu -- seja específico]
Pra quem estou contando: [cargo deles e minha relação com eles]
Reação provável: [como provavelmente vão se sentir -- decepcionados, irritados, preocupados, confusos]
Por que aconteceu: [explicação honesta -- não desculpas]
O que estou fazendo sobre isso: [próximos passos concretos pra resolver ou mitigar]
O que preciso deles: [compreensão? Uma decisão? Nada -- apenas informando?]

Contexto importante:
- [ex: "Estavam contando com isso pros targets do Q2"]
- [ex: "Prometi que estaria pronto até segunda"]
- [ex: "Isso afeta o time deles também, não só o meu"]

Regras de escrita:
1. Comece com a notícia. Não faça lerem 3 parágrafos antes de chegar ao ponto.
2. Assuma responsabilidade se for o caso. Nada de voz passiva pra se esquivar ("erros foram cometidos" → "subestimei o prazo").
3. Mostre que entende o impacto NELES, não só em você.
4. Apresente o plano de recuperação -- querem saber o que acontece agora, não só o que deu errado.
5. Não peça desculpas em excesso. Um pedido de desculpas claro é mais forte que cinco "desculpa, desculpa."

Tom: direto, responsável e voltado pra frente. Sem se rebaixar, sem ficar defensivo.

Escreva um e-mail pra abordar um conflito ou desentendimento com um colega.

A situação: [descreva o que aconteceu -- o desentendimento, a falha de comunicação, o atrito]
Minha parte nisso: [como contribuí pro problema -- seja honesto]
A perspectiva deles: [como provavelmente veem a situação]
O que quero como resultado: [resolução, não vitória -- como é "resolvido"?]
Nossa relação de trabalho: [colega / subordinado / superior / outra área]

Escreva um e-mail que:
1. Abra nomeando a questão diretamente mas de forma neutra -- fatos, não culpa
2. Reconheça a perspectiva deles ("Consigo ver por que você sentiu..." ou "Sua preocupação sobre X é válida")
3. Assuma responsabilidade pela minha parte sem ser capacho
4. Proponha um caminho a seguir -- específico, acionável, justo
5. Convide o input deles ("Gostaria de ouvir sua visão" -- e dizer isso sério)
6. Sugira conversar pessoalmente se o e-mail não for suficiente

Tom: adulto-pra-adulto. Não passivo-agressivo ("como mencionei anteriormente..."). Não agressivo-pedindo-desculpa ("desculpa mas..."). Apenas honesto e construtivo.

Esse e-mail deve fazer a pessoa querer resolver a situação, não preparar sua defesa.

Escreva um e-mail fazendo o caso pra um aumento de salário ou promoção.

Meu cargo: [título atual]
Tempo no cargo: [há quanto tempo]
Pra quem estou escrevendo: [nome e título do meu gestor]
Salário atual: [valor, ou "prefiro não mencionar no e-mail"]
Meta: [o que estou pedindo -- número específico, percentual de aumento, ou "aberto a discussão"]

Meu caso:
- Realizações-chave: [3-5 resultados específicos com números quando possível]
  1. [ex: "Liderei o projeto de migração que reduziu custos de infra em R$600K/ano"]
  2. [ex: "Cresci o time de 3 pra 7 e mantive turnover abaixo da média"]
  3. [ex: "Entreguei 4 features importantes que geraram 22% de aumento em conversões pagas"]
- Aumento de escopo: [formas em que meu cargo expandiu além da descrição original]
- Dados de mercado: [benchmarks salariais que pesquisei -- Glassdoor, Levels.fyi, relatórios do setor, dados de consultorias brasileiras]
- Feedback recebido: [avaliações de performance positivas, feedback de stakeholders, prêmios]

Tom: confiante e profissional. Estou fazendo um caso de negócios, não pedindo um favor. Nada de "sinto que mereço..." -- enquadre como "aqui está o valor que entreguei e o que é competitivo pra esse nível de trabalho."

Termine com um pedido claro e sugestão de reunião pra discutir pessoalmente. Mantenha o e-mail em menos de 250 palavras -- guarde o caso detalhado pra conversa.

Escreva um e-mail profissional de desculpas.

Pelo que preciso me desculpar: [seja específico -- prazo perdido, erro num entregável, deixei a bola cair num compromisso, comportamento inadequado]
Pra quem: [nome, cargo e relação]
O que realmente aconteceu: [os fatos -- sem minimizar]
O impacto neles: [como meu erro afetou o trabalho, cronograma, reputação ou confiança deles]
O que fiz pra consertar: [ações concretas tomadas, não apenas "vou melhorar"]
O que vou mudar pra não acontecer de novo: [mudança sistêmica, não apenas força de vontade]

Escreva um pedido de desculpas que:
1. Comece com um pedido de desculpas claro e direto -- nada de "sinto muito SE você sentiu..." (isso não é desculpa)
2. Nomeie especificamente o que fiz de errado (mostra que realmente entendo)
3. Reconheça o impacto neles -- não apenas como eu me sinto
4. Explique brevemente o que aconteceu (contexto, não desculpa)
5. Declare o que fiz pra resolver o problema imediato
6. Declare o que estou mudando pra prevenir repetição
7. Não peça perdão -- é decisão deles, não meu pedido

Mantenha em menos de 200 palavras. E-mails longos de desculpa parecem querer absolvição. Curtos parecem sinceros.

Tom: genuíno, responsável, conciso. Esse e-mail deve reconstruir confiança, não implorar por ela.