Anh em làm việc từ xa hay kết hợp chắc biết cảm giác này: Họp xong là quên sạch.
Cuộc họp 1 tiếng, ra khỏi phòng họp là không nhớ ai nói gì, việc cần làm là gì, hạn chót khi nào. Phải xem lại bản ghi hoặc hỏi lại đồng nghiệp - mất thời gian kinh khủng.
Đó là lý do mình đăng ký Otter.ai Pro - công cụ ghi chú cuộc họp tự động khá nổi tiếng.
Giá: 10$/tháng (thanh toán năm) hoặc 17$/tháng (thanh toán tháng). Quy ra tiền Việt khoảng 250k-425k/tháng, tức 3-5 triệu/năm.
Dùng được 6 tháng thì mình nhận ra: có cách làm việc này hoàn toàn miễn phí và kết quả còn tốt hơn.
Otter.ai Làm Được Gì?
Trước khi nói các lựa chọn thay thế, mình tóm tắt Otter.ai Pro làm gì nhé:
Tính năng chính:
- Chuyển giọng nói tự động: Chuyển giọng nói → văn bản trong thời gian thực
- Nhận diện người nói: Phân biệt ai nói gì
- Tạo tóm tắt: Tóm tắt điểm chính
- Trích xuất việc cần làm: Tìm ra việc cần làm
- Tích hợp: Tự động tham gia Zoom, Meet, Teams
Giới hạn bản miễn phí:
- 300 phút chuyển đổi/tháng
- Tối đa 30 phút/cuộc họp
- Không có tính năng AI nâng cao
Bản cao cấp:
- 1200 phút/tháng
- Tối đa 90 phút/cuộc họp
- Đầy đủ tính năng AI
Nghe thì tiện, nhưng mình phát hiện ra 2 vấn đề lớn với Otter.ai.
Vấn Đề Của Otter.ai Với Người Việt
1. Không hỗ trợ tiếng Việt
Đây là vấn đề lớn nhất.
Otter.ai chỉ hỗ trợ: tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp. Không có tiếng Việt.
Nghĩa là nếu nhóm anh em họp bằng tiếng Việt (hoặc pha trộn Việt-Anh như đa số công ty VN), bản chép lời sẽ:
- Sai be bét phần tiếng Việt
- Không nhận diện được người nói
- Tóm tắt vô nghĩa
Mình từng thử ghi âm cuộc họp nội bộ nhóm, kết quả bản chép lời như này:
Thực tế: "Bạn Minh xác nhận hạn chót với khách hàng chưa?"
Otter: "Ban ming confirm dead line boy client jua?"
Không dùng được.
2. Bối cảnh không tùy chỉnh được
Otter.ai chép lời rồi tóm tắt theo mẫu cố định.
Nhưng mỗi cuộc họp có bối cảnh khác nhau:
- Họp lập kế hoạch sprint → cần story points, velocity
- Họp khách hàng → cần quyết định quan trọng, việc cần làm
- Họp động não → cần danh sách ý tưởng, kết quả bỏ phiếu
- Họp 1:1 → cần phản hồi, ghi chú thảo luận nghề nghiệp
Otter không hiểu bối cảnh này. Nó cho ra tóm tắt chung chung.
Quy Trình Mình Dùng Thay Thế (Hoàn Toàn Miễn Phí)
Đây là quy trình mình áp dụng sau khi hủy Otter bản cao cấp:
Bước 1: Ghi âm với công cụ có sẵn
Zoom: Bật Ghi âm đám mây (có trong tất cả gói trả phí) Google Meet: Bật Ghi âm (Google Workspace có) Microsoft Teams: Bật Ghi âm
Hầu hết công ty đã có một trong số này rồi. Không cần trả thêm tiền.
Bước 2: Lấy bản chép lời từ nền tảng
Zoom: Tải xuống bản chép lời từ Ghi âm đám mây Google Meet: Bản chép lời tự động nếu bật Phụ đề trực tiếp YouTube: Tải lên video riêng tư, lấy phụ đề tự động
Mẹo: Nếu họp tiếng Việt, dùng Google Speech-to-Text hoặc Whisper (miễn phí, hỗ trợ tiếng Việt).
Bước 3: Dùng kỹ năng AI để trích xuất thông tin
Đây là bước quan trọng nhất.
Thay vì để Otter tóm tắt theo mẫu cứng, mình dùng kỹ năng để trích xuất chính xác những gì mình cần:
Meeting Notes Action Extractor
Dán bản chép lời vào, nhận được:
📋 TÓM TẮT CUỘC HỌP
- Chủ đề: Đánh giá Sprint Kế hoạch Q1
- Thời lượng: 45 phút
- Người tham dự: [danh sách từ bản chép lời]
🎯 QUYẾT ĐỊNH QUAN TRỌNG
1. Ngày ra mắt dời sang 15/2
2. Ngân sách được duyệt cho chiến dịch tiếp thị
3. Vị trí tuyển mới được phê duyệt
📝 VIỆC CẦN LÀM
| Công việc | Người phụ trách | Hạn chót |
|------|-------|----------|
| Hoàn thiện trang đích | Minh | 20/1 |
| Gửi hợp đồng cho nhà cung cấp | Linh | 18/1 |
| Lên lịch kiểm tra người dùng | Huy | 22/1 |
❓ CÂU HỎI CÒN LẠI
- Cần làm rõ phạm vi Giai đoạn 2
- Đang chờ phê duyệt từ bộ phận pháp lý
📅 CUỘC HỌP TIẾP THEO
1/2, 2pm - Demo Sprint
Kết quả này có thể tùy chỉnh - anh em có thể chỉnh sửa kỹ năng để phù hợp định dạng công ty.
So Sánh Chi Phí
| Tính năng | Otter.ai cao cấp | Quy trình miễn phí |
|---|---|---|
| Chi phí/tháng | 250-425k | 0đ |
| Chi phí/năm | 3-5 triệu | 0đ |
| Tiếng Việt | Không | Có |
| Định dạng tùy chỉnh | Không | Có |
| Hiểu bối cảnh | Hạn chế | Tốt |
| Tích hợp | Tự động tham gia | Dán thủ công |
Đánh đổi duy nhất: Cần dán bản chép lời thủ công thay vì tự động tham gia. Mất thêm 30 giây mỗi cuộc họp.
Với 30 giây đó, anh em tiết kiệm 3-5 triệu/năm. Đáng không?
Các Kỹ Năng Hỗ Trợ Ghi Chú Cuộc Họp
1. Meeting Notes Action Extractor
Tốt nhất cho: Họp thông thường, cần trích xuất việc cần làm và quyết định
Kết quả:
- Tóm tắt 3-5 gạch đầu dòng
- Việc cần làm với người phụ trách và hạn chót
- Quyết định quan trọng
- Câu hỏi theo dõi
2. Sprint Planning Notes
Tốt nhất cho: Nhóm Agile, nghi lễ sprint
Kết quả:
- Mục tiêu sprint
- User stories đã cam kết
- Năng lực và velocity
- Rủi ro và trở ngại
- Việc cần làm theo thành viên nhóm
3. Client Meeting Summary
Tốt nhất cho: Họp với khách hàng/bên liên quan
Kết quả:
- Tóm tắt yêu cầu khách hàng
- Sản phẩm bàn giao đã thỏa thuận
- Dòng thời gian và cột mốc
- Phê duyệt cần chờ
- Bước tiếp theo
4. 1-on-1 Meeting Notes
Tốt nhất cho: Họp 1:1 quản lý-nhân viên
Kết quả:
- Các điểm thảo luận đã bàn
- Phản hồi đã cho/nhận
- Chủ đề phát triển nghề nghiệp
- Việc cần làm
- Chủ đề cho cuộc họp 1:1 tiếp theo
Quy Trình Cho Các Loại Cuộc Họp Khác Nhau
Họp hàng tuần (Đồng bộ nhóm):
- Ghi âm trên Zoom/Meet
- Tải xuống bản chép lời
- Dán vào Meeting Notes Action Extractor
- Chia sẻ ghi chú trong kênh Slack/Teams
Thời gian: 2 phút sau cuộc họp
Họp với khách hàng:
- Ghi âm với sự cho phép của khách hàng
- Bản chép lời + Client Meeting Summary
- Email tóm tắt cho khách hàng xác nhận
- Lưu trữ trong CRM
Lợi ích: Khách hàng đánh giá cao việc được tóm tắt nhanh, chuyên nghiệp
Nghi lễ sprint:
- Ghi âm Zoom
- Dùng Sprint Planning Notes
- Cập nhật Jira/Trello với việc cần làm
- Chia sẻ trong kênh #sprint
Kết quả: Tài liệu sprint đầy đủ, không bỏ sót mục nào
Xử Lý Tiếng Việt - Giải Pháp Cụ Thể
Đây là quy trình cho cuộc họp tiếng Việt hoặc pha trộn Việt-Anh:
Lựa chọn 1: Google Live Transcribe
- Mở Google Docs
- Bật Nhập bằng giọng nói (Công cụ → Nhập bằng giọng nói)
- Chọn tiếng Việt
- Phát bản ghi qua loa
- Google chép lời thời gian thực
Độ chính xác: ~85% cho tiếng Việt chuẩn
Lựa chọn 2: Whisper (OpenAI)
- Tải xuống bản ghi
- Tải lên dịch vụ dựa trên Whisper (miễn phí)
- Chọn tiếng Việt
- Tải xuống bản chép lời
Độ chính xác: ~90%, tốt hơn Google
Lựa chọn 3: Dùng ChatGPT/Claude trực tiếp
- Tải lên tệp âm thanh vào Claude (Claude Pro hỗ trợ âm thanh)
- Câu lệnh: “Chép lời cuộc họp này bằng tiếng Việt, sau đó tóm tắt các điểm chính”
- Nhận bản chép lời + tóm tắt trong 1 bước
Độ chính xác: 90%+, và hiểu bối cảnh
Mẹo Để Ghi Chú Cuộc Họp Chất Lượng Hơn
1. Yêu cầu mọi người tự giới thiệu
“Đây là Minh, mình muốn thêm ý kiến về…”
Giúp bản chép lời nhận diện người nói chính xác hơn.
2. Tóm tắt quyết định thành tiếng
“OK, vậy quyết định là chúng ta sẽ ra mắt vào ngày 15/2, đúng không?”
Giúp AI trích xuất quyết định dễ dàng.
3. Nêu rõ việc cần làm
“Việc cần làm: Minh sẽ gửi hợp đồng trước thứ 6”
Định dạng này giúp AI trích xuất chính xác 100%.
4. Chạy bản chép lời qua AI ngay sau cuộc họp
Khi trí nhớ còn mới, anh em có thể xác minh và sửa nếu cần.
Khi Nào Otter.ai Cao Cấp Vẫn Đáng?
Có một số trường hợp Otter vẫn hữu ích:
1. Họp 100% tiếng Anh với nhiều người tham gia
Nhận diện người nói tự động tiện hơn thủ công
2. Cần bản chép lời thời gian thực
Chuyển đổi trực tiếp trong cuộc họp để theo dõi
3. Tuân thủ doanh nghiệp
Một số công ty cần công cụ với chứng nhận bảo mật
4. Không muốn thiết lập quy trình
Nếu giá trị thời gian > 250k/tháng → trả tiền để tiện lợi
Nhưng với đa số người Việt, quy trình miễn phí đủ tốt rồi.
Tính Toán Lợi Tức Đầu Tư
Giả sử anh em có 20 cuộc họp/tháng:
Với Otter cao cấp:
- Chi phí: 350k/tháng
- Thời gian: 0 phút (tự động)
- Chất lượng: 7/10 (không có tiếng Việt)
Với quy trình miễn phí:
- Chi phí: 0đ
- Thời gian: 20 cuộc họp × 2 phút = 40 phút/tháng
- Chất lượng: 9/10 (có thể tùy chỉnh, tiếng Việt OK)
Với 40 phút công việc thêm, anh em tiết kiệm:
- 350k/tháng
- 4.2 triệu/năm
Và kết quả còn tốt hơn vì tùy chỉnh được theo bối cảnh.
Kết Luận
Otter.ai là công cụ tốt, nhưng với người Việt, nó có 2 vấn đề lớn:
- Không hỗ trợ tiếng Việt
- Không tùy chỉnh được kết quả
Quy trình miễn phí với kỹ năng AI:
- Hỗ trợ tiếng Việt hoàn toàn
- Tùy chỉnh theo loại cuộc họp
- Kết quả chất lượng hơn
- Tiết kiệm 4+ triệu/năm
Đánh đổi duy nhất là 2 phút mỗi cuộc họp để dán bản chép lời. Đáng giá.
Muốn thử ngay? Bắt đầu với Meeting Notes Action Extractor - dán bản chép lời cuộc họp gần nhất vào và xem kết quả.
Anh em đang dùng công cụ gì để ghi chú cuộc họp? Chia sẻ bên dưới nhé!