Se ricevi clienti o pazienti su Microsoft Teams, questa frase merita qualche secondo di silenzio: fino a poco tempo fa il prendi-appunti con IA girava attivo di default, e non c’era un modo pulito di spegnerlo a metà chiamata.
Tradotto: un numero imprecisato di conversazioni riservate (sedute di psicoterapia, consulenze legali, colloqui disciplinari, chiacchierate sui soldi di qualcuno) veniva trascritto e riassunto da un’IA che nessuno in quella stanza aveva mai autorizzato.
Dopo un bel po’ di proteste, Microsoft ha fatto marcia indietro. Adesso c’è un interruttore “IA della riunione” che spegne Copilot, Facilitator e Recap mentre la call è in corso, e sta arrivando a tutti nel corso di luglio.
Due clic. Solo che dentro c’è una trappola di cui praticamente nessuno ha scritto… e se sei tenuto al segreto professionale, è proprio quella la parte che conta.
Dov’è l’interruttore
Il comando sta nella barra degli strumenti della riunione, lì dentro la chiamata. Non in una pagina di impostazioni da andare a cercare uscendo dalla call.
Un limite importante su chi può farlo: solo organizzatori e relatori con licenza possono spostare l’interruttore. Se sei un partecipante nella riunione di qualcun altro, vedi che l’IA sta girando (c’è l’indicatore), ma spegnerla no. Puoi solo chiedere.
Per uno psicologo o un avvocato questo significa una cosa molto concreta: organizza tu i tuoi appuntamenti. Se è il cliente a mandarti l’invito, l’interruttore non è tuo.
La trappola: la trascrizione riaccende l’IA
Sta sepolta nell’avviso di rilascio di Microsoft (MC1319216), sotto un paragrafo intitolato “Transcription Dependency”, ed è di gran lunga la cosa più importante di tutto l’articolo.
IA della riunione e trascrizione sono agganciate tra loro. Parole di Microsoft: accendere l’IA della riunione avvia in automatico la trascrizione e genera un riepilogo… e avviare la trascrizione attiva in automatico l’IA della riunione e il riepilogo.
Rileggi la seconda metà. Hai spento l’IA all’inizio della chiamata. Venti minuti dopo un collega pieno di buone intenzioni (o il cliente stesso) clicca su “avvia trascrizione” perché vorrebbe una traccia scritta. L’IA si è appena riaccesa, e sta riassumendo la tua seduta riservata.
Perché una riunione sia davvero senza IA, devono restare spente tutte e due. Non esiste, cioè, uno stato in cui la trascrizione gira e l’IA sta zitta.
E qui una precisazione doverosa, visto che qualche testata italiana l’ha raccontata al contrario: spegnere Copilot ferma la registrazione solo se era l’IA ad averla avviata. Il contrario, invece, non vale. Chi avvia la trascrizione si ritrova dentro anche l’IA, punto.
L’ultimo punto merita una riga tutta sua. Spegnere l’IA di Teams non fa assolutamente nulla a un bot prendi-appunti di terze parti che la tua organizzazione ha autorizzato. Quelli passano dai permessi delle app, che gestisce l’amministratore. Se nelle tue call entra un bot con tanto di nome e faccina, con questo interruttore non lo mandi via.
La parte italiana: Garante, segreto professionale e articolo 4
Adesso la parte che la stampa anglosassone non può darti, perché tu non giochi con le regole americane.
Il Garante privacy è stato chiaro da tempo su un punto: registrare una riunione all’insaputa dei partecipanti viola la privacy. E il consenso, quando serve, deve essere specifico, riferito a un trattamento preciso… non generico, non estendibile a “vari possibili trattamenti”. Quindi l’avvisino standard che compare quando entri in call non è consenso valido. Aggiungi che le trascrizioni di una seduta clinica sono dati sulla salute (articolo 9 del GDPR, categoria particolare) e il quadro si stringe parecchio.
Il segreto professionale non si sospende perché ad ascoltare è una macchina. Vale per l’avvocato (il CNF ci ha scritto sopra un vademecum intero) e vale per lo psicologo, che al segreto è tenuto per codice deontologico. Un servizio che trascrive e riassume la seduta non è un mobile neutro nella stanza: tratta quei dati. Serve il contratto da responsabile del trattamento (articolo 28 GDPR) con chi trascrive, e serve sapere se il fornitore usa quell’audio per riaddestrare il proprio modello.
E poi c’è l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (legge 300/1970), che in America semplicemente non esiste. Il PC e lo smartphone sono “strumenti di lavoro” e finora non richiedevano accordo sindacale preventivo. Ma nel momento in cui ci installi dentro un’IA che riassume conversazioni, valuta interventi e condensa lo stato di avanzamento del lavoro, quello strumento si presta al controllo a distanza continuo dell’attività dei dipendenti. E allora rientra nei vincoli dell’articolo 4: accordo con le rappresentanze sindacali oppure autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro. È un tema che Il Sole 24 Ore ha già sollevato, e no, non è un dettaglio da giuristi: senza accordo, l’introduzione di Copilot nelle riunioni è attaccabile.
Insomma: spegnere l’IA è la strada semplice. Accenderla è un progetto di compliance.
Cosa dici al tuo cliente
Qui si ferma quasi tutta la copertura: all’interruttore. Ma se hai un dovere di riservatezza, l’interruttore è la metà facile. Quella difficile è la conversazione.
E la ricerca su questo è scomoda da leggere. In uno studio su 121 pazienti i cui clinici usavano documentazione con IA ambientale, l'81,6% ha dato il consenso ricevendo una spiegazione semplice: “l’audio serve a generare la sua cartella”. Quando invece hanno spiegato anche le funzioni di IA, dove finiscono i dati e che c’è un’azienda di mezzo, il consenso è crollato al 55,3%.
Essere del tutto onesti ti costa più o meno un quarto dei “sì”. È questo il prezzo vero, e va pagato lo stesso… perché l’alternativa è un consenso non informato. E un consenso non informato non è consenso, né eticamente né ai sensi dell’articolo 4, punto 11 del GDPR.
Altri due dati da portarsi in studio:
- Dal 96% al 98% delle persone ha detto che sapere dove finisce l’audio, chi può accedervi e a cosa serve ha pesato sulla decisione. Non sono dettagli che puoi saltare.
- Tra il 35% e il 52% ha dichiarato che si sarebbe tenuto delle cose per sé (soprattutto su salute mentale, sessualità e qualunque cosa di cui si vergognasse) sapendo che un’IA stava registrando. Per un terapeuta questa non è una nota a piè di pagina sulla privacy. È la seduta intera, rovinata.
Quindi il copione conta. Corto, con la scelta messa davanti, e la possibilità concreta di dire di no:
“Prima di iniziare: Teams ha un assistente IA che può prendere appunti e scrivere un riepilogo. Per le nostre sedute lo tengo spento di default. Se in futuro un riassunto scritto le fosse utile, possiamo accenderlo, e le dico esattamente dove viene conservato e chi può vederlo. Entrambe le scelte vanno benissimo. Lo vuole acceso, o lo lascio spento?”
Fine. Undici secondi. Nomina la tecnologia, offre un no reale, e rimette la decisione in mano a chi sta rischiando la propria riservatezza. La ricerca dice una cosa sola: le persone vogliono una spiegazione breve e in italiano comprensibile, più una scelta vera. Non una lezione tecnica. E soprattutto non il silenzio.
Dove finisce davvero la trascrizione
Se una riunione Teams viene registrata o trascritta, il file non vive in una nuvola astratta. Atterra nell’OneDrive dell’organizzatore (riunione normale) o nello SharePoint del canale (riunione di canale), e compare nella chat della riunione e nella scheda Recap del calendario.
Di default, chiunque fosse in riunione può aprire registrazione e trascrizione. L’organizzatore può restringere l’accesso (solo agli organizzatori, o a persone precise), ma deve farlo apposta.
E sopra c’è un altro strato: sono file ordinari dentro il tenant Microsoft della tua organizzazione. Ricadono nelle policy di conservazione aziendali, sono acquisibili in un contenzioso, e gli amministratori ci arrivano. Per una seduta con un cliente, “l’ho cancellato dalla chat” non è la stessa cosa di “non esiste più”.
Cosa cambia per te
Un po’ di contesto: secondo l’Istat, l’uso dell’IA nelle imprese italiane con almeno 10 addetti è raddoppiato in un anno, dall'8,2% al 16,4%. Nelle grandi aziende siamo già al 53%. Morale: l’IA è entrata nelle riunioni prima di entrare nelle policy interne. Ed è esattamente quello che sta succedendo qui.
Psicologo o psicoterapeuta: spento di default, organizzi tu le sedute, usi il copione. Il dato sull’autocensura è quello che dovrebbe chiudere la questione: un paziente che si trattiene perché c’è una macchina in ascolto è un paziente che non riesci ad aiutare come si deve.
Avvocato: qui non è solo privacy. È decidere se far transitare una conversazione coperta dal segreto attraverso il servizio IA di un terzo. Spento di default. E se il cliente vuole un riassunto, glielo scrivi tu.
Commercialista o consulente finanziario: probabilmente hai obblighi di conservazione che tirano dalla parte opposta. Nessun problema, questa non è un’arringa contro la documentazione. È un’arringa a favore di una cosa sola: sapere se il verbale l’hai scritto tu o se se l’è improvvisato un’IA… e dirlo al cliente.
Risorse umane: contestazioni disciplinari e indagini interne sono il caso più affilato di tutti. Un riepilogo IA di un colloquio disciplinare è un documento che qualcuno ti rileggerà ad alta voce più avanti, e non sarà uno dalla tua parte. Spegni e prendi appunti a mano. Poi passa dall’articolo 4.
Piccola impresa: due cose sono cambiate in silenzio. Copilot ora è incluso in modo permanente in Microsoft 365 Business Standard e Premium (il modulo a pagamento separato è sparito, e il prezzo si è mosso di conseguenza), quindi lo stai pagando che tu lo usi o no. E i tuoi dipendenti adesso possono spegnere l’IA in una call con un cliente. Due cose che valgono dieci minuti alla prossima riunione del team.
Cosa l’interruttore non risolve
- Non è retroattivo. Tutto quello che l’IA ha generato prima del clic continua a esistere, in chat e nel riepilogo, sotto la policy di conservazione aziendale.
- Non arriva alle riunioni passate. Ogni riepilogo già depositato su OneDrive resta su OneDrive.
- Non ferma i bot di terze parti. Altro sistema, altri permessi, roba da amministratore.
- Te lo possono togliere. Se il tuo amministratore ha disattivato l’IA della riunione a livello di tenant, l’interruttore non compare nemmeno, e va benissimo così. Se invece l’ha resa obbligatoria, quella è una conversazione con l’IT, non un’impostazione che vinci tu.
- Non ti procura il consenso. L’interruttore sistema la macchina. La conversazione con il cliente resta tua, ed è la parte che davvero protegge entrambi.
Tirando le somme
Microsoft ti ha dato un pulsante di spegnimento perché in tanti hanno detto che un’IA in ascolto di default sulle loro riunioni sapeva di sorveglianza. Prenditi la vittoria, ma prenditela per bene.
Spegni l’IA della riunione, lascia spenta anche la trascrizione, organizza tu gli appuntamenti con i clienti, e metti una frase onesta all’inizio della seduta. È tutta qui la pratica. Ed è meno lavoro del parere di compliance che scriveresti dopo averla sbagliata.
Se vuoi il sistema completo per usare l’IA in un lavoro riservato (cosa si può incollare, cosa non esce mai dalla stanza, come tenere riservata una conversazione riservata), il nostro corso IA per avvocati parte gratis con le prime due lezioni.
E se invece decidi che gli appunti con l’IA li vuoi, con il consenso sul tavolo, è una scelta perfettamente legittima: Fondamenti di IA ti dà le basi per farlo con la testa.
Fonti
- Microsoft 365 Message Center MC1319216, interruttore IA della riunione in Teams
- Microsoft fa retromarcia su Teams: si potranno disattivare Copilot, Facilitator e Recap (MisterGadget)
- IA e controlli sui lavoratori, regole legali e accordi sindacali (Il Sole 24 Ore, NT+ Lavoro)
- Videocall e privacy: registrare e trascrivere senza rischi (Agenda Digitale)
- Il GDPR e l’avvocato (Consiglio Nazionale Forense)
- Imprese e ICT, anno 2025 (Istat)
- Patient and Clinician Perspectives on Ambient AI Documentation (JAMA Network Open)
