Ein:e Klient:in legt dir einen Brief hin. Es ist ein Bescheid — eine Bürgergeld- oder Wohngeld-Entscheidung, drei Seiten dichter Verwaltungssprache, Paragrafen, ein „Bescheid über die Aufhebung", eine Widerspruchsfrist irgendwo in Absatz neun. Sie verstehen kein Wort, und ehrlich: Du brauchst selbst zwei Durchgänge, um sicher zu sein, dass du es verstehst. Jetzt sollst du es in etwas übersetzen, mit dem sie wirklich handeln können — bevor die Widerspruchsfrist abläuft.
Das ist eine der nützlichsten, risikoärmsten Aufgaben, die KI in der Sozialen Arbeit übernehmen kann — wenn du es sicher machst. So verwandelst du eine Wand aus Behördendeutsch in eine klare Erklärung in Leichter Sprache, ohne je die Schweigepflicht oder den Sozialdatenschutz zu riskieren.
Warum diese Bescheide so schwer zu lesen sind
Es liegt nicht an dir. Behördenpost ist routinemäßig weit über dem Niveau geschrieben, das die meisten Menschen bequem bewältigen — lange Schachtelsätze, Nominalstil, Formulierungen, die im echten Leben niemand benutzt. Und die Menschen, die solche Briefe bekommen, sind oft am wenigsten gerüstet, sie zu entschlüsseln: geringe Lesekompetenz, wenig Deutsch, eine Krise, die längst läuft.
Genau dafür gibt es Leichte Sprache: kurze Sätze, alltägliche Wörter, eine Information pro Satz, klare Gliederung. Sogar der Bundesdatenschutzbeauftragte erklärt Datenschutz im Jobcenter in Leichter Sprache. KI ist richtig gut darin, diese Lücke zu schließen — aus „es wird eine Erstattungsforderung geltend gemacht" wird „das Amt sagt: Sie haben zu viel Geld bekommen und sollen einen Teil zurückzahlen". Aber bevor ein Bescheid in die Nähe von ChatGPT kommt, gilt eine Regel zuerst.
Die Regel vor allem anderen: anonymisieren
Niemals identifizierbare Daten einer Person in ChatGPT eingeben. Das normale ChatGPT ist kein vertraulicher, datenschutzkonformer Raum — was du tippst, geht auf die Server von OpenAI, ist nicht von deiner Schweigepflicht gedeckt und kann zum Training künftiger Modelle genutzt werden, wenn du nicht widersprichst. Sozialdaten genießen besonderen Schutz (Schweigepflicht nach § 203 StGB, Sozialdatenschutz nach dem SGB) — und die juristische Brücke ist klar: Kein unbefugtes Offenbaren liegt vor, wenn du die Inhalte anonymisiert weitergibst.
Anonymisieren heißt aber mehr als den Namen löschen. Auch aus der Kombination von Merkmalen und Episoden lässt sich eine Person erkennen — eine seltene Diagnose, ein konkretes Datum, ein ungewöhnlicher Betrag. Entferne oder ersetze alles davon zuerst.
- Nie hineinkopieren: Name, Aktenzeichen, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Sozialversicherungsnummer und alle exakten Daten oder Beträge, die eine Person verraten.
- Sicher hineinkopieren: den anonymisierten Text des Bescheids mit Platzhaltern wie [Klient:in], [Datum], [Betrag] — also die Sprache und Struktur, bei der du Hilfe brauchst.
Der sichere Vier-Schritte-Weg
Erst anonymisieren, dann die KI entwerfen lassen, jedes Wort lesen, dann die echten Angaben im sicheren System wieder einsetzen — die fachliche Verantwortung für das Endergebnis bleibt bei dir.
Schritt 1 — In deinem eigenen System anonymisieren. Ersetze im sicheren Dokument Name, Aktenzeichen, Geburtsdatum, Adresse und jedes eindeutige Datum oder jeden Betrag durch Platzhalter: [Klient:in], [Datum], [Betrag].
Schritt 2 — Die KI um eine Übersetzung in Leichte Sprache bitten. Ein Prompt, der gut funktioniert: „Schreibe diesen Bescheid in Leichter Sprache um — kurze Sätze, ohne Fachbegriffe, für jemanden, dessen Muttersprache vielleicht nicht Deutsch ist. Halte alle Fristen und das Widerspruchsrecht genau und klar. Füge nichts hinzu, was hier nicht steht." Der letzte Satz zählt — er sagt der KI, nichts zu erfinden.
Schritt 3 — Jedes Wort gegen das Original prüfen. Das ist der Teil, der nicht verhandelbar ist. Prüfe, dass jedes Datum, jede Frist und jede Widerspruchsmöglichkeit exakt mit dem echten Bescheid übereinstimmt. KI ist eine starke Texterin und eine schlechte Juristin — lass sie nie eine unklare Regel deuten, nur eine klare wiedergeben.
Schritt 4 — Im sicheren System re-identifizieren. Setze die von dir geprüfte Fassung in Leichter Sprache in den Brief, das Skript oder die Fachsoftware deiner Stelle und füge die echten Namen, Daten und Beträge dort hinzu — nie im Chatbot.
Das Ganze dauert Minuten, und die Person geht mit dem Verständnis, was passiert ist und was als Nächstes zu tun ist.
Was das für dich bedeutet
Trägst du eine schwere Dokumentationslast: Hier ist der wertvollste Startpunkt. Bescheide sind dicht, wiederholen sich und sind für Klient:innen emotional schwer — genau da nimmt eine schnelle Übersetzung in Leichte Sprache jemandem eine echte Last ab.
Arbeitest du mit Menschen mit wenig Deutsch: Lass die KI zuerst in Leichter Sprache schreiben, dann bei Bedarf einen Übersetzungsentwurf — aber behandle jede Übersetzung als Entwurf, den ein qualifizierter Mensch prüft.
Hat deine Stelle noch keine KI-Regeln: Nutze nur anonymisierten Text, dokumentiere das, und sprich es mit der Leitung an. Die Person, die KI sorgfältig nutzt und es offenlegt, steht ganz anders da als die, die beim Einfügen von Falldaten erwischt wird.
Bist du neu im Feld: Spar dir Zeit beim Formulieren — nie beim Lernen, wie das Sozialsystem wirklich funktioniert. Die Abkürzung ist das Schreiben, nicht das Verstehen.
Was sie nicht kann
- Sie ist beim Recht nicht zuverlässig. KI nennt selbstbewusst eine falsche Frist oder erfindet ein Widerspruchsrecht, das es nicht gibt. Jede Tatsache wird gegen das Original geprüft. Immer.
- Sie kennt deine Klient:innen nicht. Sie reproduziert Muster aus ihren Trainingsdaten — samt möglicher Voreingenommenheit — und kann Geschichte, Trauma oder Kontext eines Menschen nicht erfassen. Das ist deine Einschätzung, nicht ihre.
- Sie ist kein vertraulicher Arbeitsraum. Das normale ChatGPT ist nicht für geschützte Sozialdaten gebaut. Der Anonymisierungsschritt ist keine Höflichkeit — er ist die Grenze zwischen Werkzeug und Pflichtverletzung.
- Sie übernimmt nicht den menschlichen Teil. KI macht einen Brief lesbar. Sie kann nicht bei einem verängstigten Menschen sitzen, prüfen, ob er wirklich verstanden hat, oder entscheiden, was in seinem Interesse liegt. Das ist die Arbeit. KI räumt nur den Papierkram weg, damit du mehr Zeit dafür hast.
Fazit
Ein dichter Bescheid ist genau die Art Problem, in der KI richtig gut ist. Du löst es in Minuten, ohne je die Vertraulichkeit zu gefährden — solange der Anonymisierungsschritt heilig bleibt. Streich die Daten, lass die KI die Übersetzung in Leichte Sprache machen, prüfe jede Tatsache gegen das Original und setz die echten Angaben dort zurück, wo sie hingehören: in dein sicheres System, unter deiner Verantwortung.
Den Vertraulichkeitsteil richtig zu machen, ist das ganze Spiel. Unser Kurs KI in der Sozialarbeit zeigt genau das — die Anonymisierungs-Gewohnheiten, die Prompts und die Prüfschritte, die dich und deine Klient:innen schützen. Fang damit an und wende es auf den nächsten Bescheid an, der auf deinem Tisch landet.
