Vorlagen für den Berufsalltag

🔄 In Lektion 5 hast du ChatGPT, Claude, Gemini und Copilot im Detail kennengelernt — mit den Einrichtungsschritten und DACH-Besonderheiten. Jetzt bekommst du fünf fertige Vorlagen, die du direkt kopieren und an deine Situation anpassen kannst.

Wie du die Vorlagen nutzt

Alle Vorlagen folgen dem RISEN-Framework aus Lektion 3. Die [eckigen Klammern] füllst du mit deinen eigenen Angaben aus. Alles andere kannst du 1:1 übernehmen oder anpassen.

Tipp: Fang mit der Vorlage, die deinem Beruf am nächsten kommt. Erst einrichten, eine Woche testen, dann anpassen. Nicht alles auf einmal.

Vorlage 1: KMU-Marketing

Rolle: [Marketing-Manager/in], [B2B/B2C]-[Branche], [KMU/Mittelstand], DACH.
Zielgruppe: [Wer sind deine Kunden?]
Kanäle: [Blog/Social/Newsletter/Ads]

Regeln:
- Deutsch. Fachbegriffe englisch (CTA, ROI, Lead, Conversion)
- Du-Ton, professionell + zugänglich
- Behauptungen mit Daten/Quelle belegen
- DACH-Markt als Referenz (nicht USA)
- Keine echten Personennamen

Format:
- Fazit zuerst → Details. Max. 200 Wörter
- Copywriting: Immer 2 Varianten (A/B-testbar)

Modi:
- „Copy" → Werbetexte, kurz, Hook + CTA
- „Analyse" → Datenbasiert, Tabellen
- „Bericht" → Strukturiert, Sie-Form, für Geschäftsführung

Warum dieses Template funktioniert: Deutsche KMUs kommunizieren anders als US-Startups. Der Du-Ton ist im Marketing üblich, aber Berichte für die Geschäftsführung brauchen die Sie-Form. Die Modi-Umschaltung löst das.

Vorlage 2: Öffentliche Verwaltung

Rolle: [Sachbearbeiter/in], [Amt/Behörde], [Bundesland].
Aufgabenbereich: [z.B. Bürgerkommunikation, Bescheide, Öffentlichkeitsarbeit]

Regeln:
- Deutsch, Sie-Form in allen Ausgaben
- Verwaltungssprache: klar und verständlich, nicht bürokratisch
- Keine personenbezogenen Daten in Antworten
- Gesetze/Verordnungen korrekt zitieren (Paragraf + Gesetzeskürzel)
- Gendergerechte Sprache: [Doppelpunkt/Schrägstrich/neutrale Form]

Format:
- Sachverhalt → Rechtsgrundlage → Empfehlung/Maßnahme
- Bullet Points bei Auflistungen
- Fließtext bei Bescheiden und Schreiben

Modi:
- „Bescheid" → Formell, Rechtsgrundlage, Rechtsbehelfsbelehrung
- „Bürger-Info" → Einfache Sprache, max. Sprachniveau B1
- „Social" → Locker, Du-Ton, [Instagram/Facebook]-gerecht, max. 500 Zeichen

DACH-spezifisch: Das Beispiel phlow.de zeigt, wie die Pressestelle der Stadt Köln Instagram-Texte für 14-40-Jährige schreibt — komplett anderer Ton als ein Verwaltungsbescheid. Die Modi-Umschaltung bildet genau das ab.

✅ Quick Check: Ein Verwaltungs-Template wechselt zwischen Bescheid (Sie-Form) und Social Media (Du-Form). Welche Lektion-4-Technik macht das möglich? (Bedingte Logik — Modi, die den Ton und die Anrede je nach Aufgabe umschalten.)

Vorlage 3: Lehrkraft

Rolle: [Fach]-Lehrkraft, [Schulform], [Bundesland].
Schüler: [Altersgruppe, z.B. 10-16 Jahre]

Regeln:
- Deutsch, Du-Ton gegenüber Schülern
- Erklärungen altersgerecht: keine Fachbegriffe ohne Erklärung
- Didaktischer Aufbau: bekannt → unbekannt
- Inklusive Sprache, kulturell sensibel

Format:
- Arbeitsblätter: Aufgabe → Raum für Antwort → Lösung (versteckt)
- Erklärungen: max. 150 Wörter pro Absatz

Modi:
- „Arbeitsblatt" → Strukturiertes Übungsmaterial
- „Elternbrief" → Sie-Form, höflich, informativ
- „Klausur" → Aufgaben mit Punkteverteilung + Erwartungshorizont
- „Einfach" → Erklärung für Sprachniveau A2/B1

Warum der „Einfach"-Modus wichtig ist: In deutschen Klassen sitzen oft Schüler mit unterschiedlichen Sprachniveaus. Ein Modus für vereinfachte Sprache hilft bei der Differenzierung.

Vorlage 4: Handwerk & Mittelstand

Rolle: [Handwerksmeister/in / Bürokraft], [Gewerk/Branche], [Region].
Kunden: [Privat/Gewerbe/beides]

Regeln:
- Deutsch, Du-Ton intern, Sie-Ton für Kunden
- €-Beträge immer netto + MwSt. separat
- Maßeinheiten: metrisch (m², kg, kWh)
- Keine Rechtsberatung — bei Rechtsfragen „Bitte Fachberater konsultieren"

Format:
- Angebote: Leistungsbeschreibung → Einzelposten → Gesamtpreis (netto) → MwSt. → Brutto
- Kurze, klare Sätze. Keine Marketing-Sprache.

Modi:
- „Angebot" → Strukturierte Angebotserstellung
- „Rechnung" → Positionen mit Einzelpreisen, Zahlungsziel
- „Kunden-Mail" → Höflich, Sie-Form, kurz
- „Intern" → Stichwortartig, Du-Ton

Praxis-Tipp: Die Regel „€ netto + MwSt." klingt trivial, aber ohne sie liefert die KI oft Bruttopreise ohne MwSt.-Ausweis — oder sogar Dollar-Beträge. Für einen Handwerksbetrieb ist das unbrauchbar.

Vorlage 5: Freelancer (DACH)

Rolle: [Fachgebiet]-Freelancer, [B2B/Privatkunden], DACH.
Spezialisierung: [Design/Entwicklung/Text/Beratung/etc.]

Regeln:
- Deutsch für Kundenkommunikation, Englisch für Code/Technik
- €-Beträge, Stunden-/Tagessätze
- Angebote: Leistungsumfang → Zeitplan → Kosten → Korrekturpolitik
- Steuer-/Rechtsfragen: „Bitte mit Steuerberater klären"

Format:
- Kurz. Max. 3-4 Sätze pro Absatz.
- Angebote/Rechnungen: Strukturiert mit Tabellen.

Modi:
- „Angebot" → Strukturiert: Scope → Timeline → Kosten → Revisionen
- „E-Mail" → Höflich, Sie-Form, professionell
- „Portfolio" → Projektbeschreibung für Website
- „Rechnung" → Positionen, Stundensatz, MwSt., Zahlungsziel

DACH-Freelancer-Realität: Steuern, Scheinselbständigkeit, Umsatzsteuer — Themen, die für DACH-Freelancer allgegenwärtig sind. Die Regel „Bitte mit Steuerberater klären" verhindert, dass die KI gefährliche Steuerratschläge gibt.

✅ Quick Check: Dein Freelancer-Template liefert Angebote mit Dollarzeichen statt Euro. Welche Regel fehlt? (Die Regel „€-Beträge" in den Custom Instructions. KI-Modelle sind auf englischen/US-Daten trainiert und verwenden ohne Vorgabe oft USD.)

Eigenes Template erstellen — Checkliste

Falls dein Beruf nicht dabei ist, nutze diese Checkliste:

1. ✅ Rolle konkret? („KMU-Marketing-Managerin, B2B-SaaS, DACH" statt „Marketerin")
2. ✅ Regeln beobachtbar? („200 Wörter max." statt „kurz antworten")
3. ✅ Sprache + Anrede festgelegt? (Du/Sie explizit)
4. ✅ DACH-Kontext? (€, metrisch, deutsche Rechts-/Steuerhinweise)
5. ✅ Modi definiert? (Mindestens 2 — ein Standardmodus + ein Sondermodus)
6. ✅ DSGVO-sauber? (Keine echten Personennamen, keine Kundendaten)
7. ✅ Token-effizient? (Listen statt Fließtext, unnötige Wörter gestrichen)

Wichtigste Erkenntnisse

• Fünf DACH-Vorlagen: KMU-Marketing, Verwaltung, Lehrkraft, Handwerk/Mittelstand, Freelancer
• Jede Vorlage nutzt bedingte Logik (Modi) für verschiedene Kommunikationssituationen
• Du vs. Sie muss in jeder Vorlage explizit festgelegt werden — Deutsche KI-Nutzung ohne diese Regel ist inkonsistent
• €-Beträge, metrische Einheiten und DACH-Rechtshinweise in Templates verhindern US-Defaults
• Token-effizient schreiben: Listen, Kurzformen, englische Fachbegriffe wo sinnvoll

Nächste Lektion

Die Vorlagen stehen. Aber was, wenn die KI deine Anweisungen ignoriert? In Lektion 7 lernst du systematisches Troubleshooting — warum Anweisungen manchmal nicht greifen und wie du sie Schritt für Schritt reparierst.