KI für Eventplanung & Veranstaltungen
KI im Eventalltag: Konzept, Ablaufplan, Dienstleister-Mails und Promotion schneller — mit klarer roter Linie bei erfundenen Anbietern/Preisen (Haftung) und beim Datenschutz für Gästedaten. 8 Lektionen + Zertifikat.
Worum es in diesem Kurs geht
Du planst Veranstaltungen, weil du Menschen ein Erlebnis schaffen willst — nicht, um abends Anfrage-Mails zu tippen, Ablaufpläne zu basteln und Social-Media-Posts zu texten. Genau da setzt dieser Kurs an. KI kann dir die Schreibtischarbeit abnehmen: Konzepte entwerfen, einen minutengenauen Regieplan bauen, Dienstleister anschreiben, das Event bewerben. Das schafft Zeit für das, was nur du kannst — Dramaturgie, Stimmung, die Koordination vor Ort.
Aber die Eventplanung hat zwei harte rote Linien, die wir in diesem Kurs ziehen. Erstens: KI erfindet Dienstleister, Preise, Locations und sogar Genehmigungspflichten — selbstbewusst und falsch. Wer sich ungeprüft darauf verlässt, haftet selbst. Zweitens: Teilnehmer- und Gästedaten gehören geschützt. KI ist ein starkes Hilfsmittel für Entwürfe — die Verantwortung bleibt immer bei dir.
In 8 Lektionen lernst du Schritt für Schritt:
- die goldene Regel — was KI übernimmt und was beim Menschen bleibt
- wie du aus einem Briefing ein Konzept und einen Pitch entwickelst
- wie du einen Ablauf- und Regieplan (Run of Show) mit KI baust
- wie du Dienstleister-Briefings schreibst — und erfundene Angaben erkennst
- wie du Einladungen und Gästedaten DSGVO-konform managst
- wie du dein Event in eurer Markenstimme bewirbst
- wie du Recht und Sicherheit einordnest — und KI hier nur Fragen vorbereiten lässt
Für wen ist der Kurs?
Für Eventplaner:innen, Agenturmitarbeitende, Tagungs- und Veranstaltungsmanager:innen sowie alle, die in Unternehmen, Vereinen oder Verbänden Events organisieren. Du brauchst keine KI-Vorkenntnisse, nur den Wunsch, weniger Zeit am Schreibtisch und mehr Zeit für das Erlebnis zu verbringen.
Was du am Ende kannst
Du nutzt KI klug und sicher: als Entlastung bei der Planung, mit klarer Grenze bei erfundenen Fakten und vollem Schutz der Gästedaten. Du weißt, wofür KI großartig ist — und wofür dein Event immer dein eigenes Urteil und deine eigene Präsenz braucht.
Das lernst du
- Die goldene Regel anwenden: KI nimmt die Schreibtischarbeit (Konzept, Ablauf, Texte), das Erlebnis und die Vor-Ort-Krise bleiben beim Menschen
- Aus einem Kundenbriefing mit KI ein Eventkonzept und einen Pitch entwerfen — und Emotion sowie Echtheit selbst einbringen
- Einen minutengenauen Ablauf- und Regieplan (Run of Show) mit KI erstellen und gegen die Realität vor Ort prüfen
- Dienstleister-Briefings und Anfrage-Mails mit KI schreiben — und die rote Linie ziehen: erfundene Anbieter, Preise und Genehmigungen prüfst und verantwortest du
- Einladungen und Teilnehmerkommunikation mit KI gestalten und Gästedaten DSGVO-konform behandeln (Auftragsverarbeitung, Foto-Einwilligung)
- Promotion-Texte für Social Media, Landingpage, Programmheft und Presse mit KI in eurer Markenstimme erstellen
- Die rechtlichen Pflichten rund um Events einordnen (GEMA, Genehmigungen, Sicherheit, KSK, KI-Kennzeichnung) und KI dabei nur als Frage-Vorbereiter nutzen, nie als Rechtsquelle
After This Course, You Can
What You'll Build
Kursinhalt
Voraussetzungen
- Du planst oder organisierst Veranstaltungen — Firmenevents, Tagungen, Messen, Galas, Vereins- oder Verbandsfeste
- Du hast schon mal mit ChatGPT, Gemini oder Claude getippt (oder bist bereit, es zum ersten Mal zu tun)
- Keine KI-Vorkenntnisse nötig — wir fangen ganz vorne an
Für wen ist das?
- Eventplaner:innen und Mitarbeitende in Eventagenturen
- Veranstaltungs-, Tagungs- und Kongressmanager:innen
- Marketing- und Orga-Verantwortliche für Firmenevents und Messen
- Vereins-, Verbands- und Stiftungsmanager:innen, die Feste und Tagungen organisieren
- Alle, die Veranstaltungen planen und mehr Zeit fürs Erlebnis statt für den Schreibtisch wollen
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt KI den Eventplaner?
Nein. KI nimmt dir die Schreibtischarbeit ab — Konzept, Ablaufplan, Briefings, Promotion —, aber sie steht nicht im Saal, spürt die Stimmung nicht und managt keine Krise vor Ort. Das Erlebnis, die Emotion und die Live-Koordination bleiben bei dir. Wie es eine Eventplanerin auf X zugespitzt hat: Bittet man die KI, ein Firmenevent zu planen, bucht sie schon mal eine Location im Metaverse. Manche Dinge brauchen einen Menschen.
Kann ich mich auf die Anbieter und Preise verlassen, die die KI nennt?
Nein — niemals ungeprüft. KI erfindet überzeugend klingende Dienstleister, Telefonnummern und Preise, die es gar nicht gibt. Das ist die rote Linie in Lektion 4. Wenn du dich darauf verlässt und es weitergibst, haftest du — nicht die KI. „Das hat die KI gesagt“ entlastet vor Kunden und Behörden nicht. Jede Angabe prüfst du gegen eine echte Quelle.
Darf ich Teilnehmerdaten einfach in jedes KI-Tool eingeben?
Nein. Anmeldelisten, Gästedaten und Eventfotos sind personenbezogene Daten und fallen unter die DSGVO. Nutzt du ein Eventtool oder Ticketing, das die Daten in deinem Auftrag verarbeitet, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Für erkennbare Personen auf Fotos brauchst du in der Regel eine Einwilligung. Das lernst du in Lektion 5.
Brauche ich teure Tools?
Nein. Du kommst mit kostenlosen Werkzeugen weit: ChatGPT, Gemini oder Claude für Konzept, Ablaufplan, Mails und Promotion, dazu Canva für Visuals. Wir bauen den ganzen Kurs auf Werkzeugen auf, die du sofort und gratis nutzen kannst.
Bekomme ich ein Zertifikat?
Ja. Wenn du alle Lektionen abschließt und die Tests bestehst, bekommst du ein Zertifikat, das du im Team, bei Auftraggebern oder auf deiner Website zeigen kannst.
