Una persona usuaria te pone una carta sobre la mesa. Es una resolución: una denegación del Ingreso Mínimo Vital, una revisión de la incapacidad, una notificación del SEPE. Tres páginas de lenguaje administrativo apretado, artículos, una “resolución de extinción”, un plazo para recurrir perdido en el párrafo noveno. No entiende ni una línea, y, siendo sincera, a ti misma te hacen falta dos lecturas para estar segura de que lo entiendes tú. Y ahora toca traducirlo a algo con lo que de verdad pueda actuar, antes de que se le pase el plazo.
Es una de las tareas más útiles y de menos riesgo que la IA puede asumir en trabajo social —si lo haces con seguridad—. Así conviertes un muro de lenguaje administrativo en una explicación clara en lectura fácil sin poner nunca en peligro el secreto profesional ni la protección de datos.
Por qué estas cartas cuestan tanto de leer
No es culpa tuya. La correspondencia administrativa se escribe de forma rutinaria muy por encima del nivel que la mayoría de la gente maneja con comodidad: frases larguísimas, lenguaje encadenado, fórmulas que nadie usa en la vida real. Y quienes reciben estas cartas suelen ser justo quienes peor pertrechados están para descifrarlas: poca práctica lectora, poco español, una crisis que ya viene de lejos.
Para eso existe precisamente la lectura fácil: frases cortas, palabras de cada día, una idea por frase, estructura clara. No es un invento improvisado: tiene una norma técnica, la UNE 153101:2018 EX, la primera del mundo sobre lectura fácil, y entidades como Plena Inclusión llevan años adaptando documentos así. La IA es buenísima cerrando esa brecha: de “se procede a declarar la extinción de la prestación con efectos retroactivos” pasa a “la administración dice: tu ayuda se ha terminado y tienes que devolver una parte”. Pero antes de que una carta se acerque a ChatGPT, hay una regla que va primero.
La regla antes que ninguna otra: anonimizar
Nunca metas datos identificativos de una persona en ChatGPT. La versión normal de ChatGPT no es un espacio confidencial: lo que escribes sale de tu control y puede usarse para entrenar futuros modelos si no lo desactivas. Los datos que manejas están protegidos por el secreto profesional —recogido en el Código Deontológico del Trabajo Social— y por el RGPD. La Agencia Española de Protección de Datos lo dice sin rodeos en su decálogo “Cuidado con lo que le confIAs”: nada de nombres, documentos ni datos sensibles en la IA.
Y anonimizar es más que borrar el nombre. También se identifica a una persona por la combinación de detalles: una dolencia poco común, una fecha concreta, una cuantía exacta. Quita o sustituye todo eso primero.
- Nunca pegues: nombre, DNI/NIE, número de expediente, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, ni cifras o fechas exactas que delaten a alguien.
- Sí puedes pegar: el texto de la resolución ya anonimizado, con marcadores como [persona usuaria], [fecha], [importe]. Es decir, el lenguaje y la estructura con los que necesitas ayuda.
El camino seguro en cuatro pasos
Primero anonimizar, luego dejar que la IA redacte, leer cada palabra y, por último, volver a poner los datos reales en tu sistema seguro: la responsabilidad del resultado final sigue siendo tuya.
Paso 1 — Anonimiza en tu propio sistema. En el documento seguro, sustituye nombre, expediente, DNI, dirección y cada fecha o importe único por marcadores: [persona usuaria], [fecha], [importe].
Paso 2 — Pide la versión en lectura fácil. Un prompt que funciona: “Reescribe esta resolución en lectura fácil: frases cortas, sin tecnicismos, para alguien cuya lengua materna quizá no sea el español. Mantén todos los plazos y el derecho a recurrir de forma exacta y clara. No añadas nada que no esté aquí.” La última frase importa: le dice a la IA que no invente.
Paso 3 — Comprueba cada palabra contra el original. Esta parte no se negocia. Verifica que cada fecha, cada plazo y cada vía de recurso coinciden exactamente con la resolución real. La IA es una redactora estupenda y una jurista pésima: que nunca interprete una norma confusa, solo que reescriba una clara.
Paso 4 — Vuelve a identificar en tu sistema seguro. Lleva la versión en lectura fácil que has revisado a la carta, el guion o el aplicativo de tu entidad, y añade ahí los nombres, fechas e importes reales —nunca en el chatbot—.
Son unos minutos, y la persona se va sabiendo qué ha pasado y qué tiene que hacer a continuación.
Qué significa para ti
Si vas hasta arriba de gestión documental: este es el punto de partida más valioso. Las resoluciones son densas, repetitivas y emocionalmente duras para quien las recibe; ahí una traducción rápida a lectura fácil le quita a alguien una carga real.
Si trabajas con personas con poco español: deja que la IA escriba primero en lectura fácil y, después, un borrador de traducción si hace falta —pero trata cada traducción como un borrador que revisa una persona cualificada—.
Si tu entidad aún no tiene normas sobre IA: usa solo texto anonimizado, déjalo documentado y plantéaselo a la coordinación. Quien usa la IA con cuidado y lo transparenta está en una situación muy distinta a la de quien pega datos de un expediente.
Si acabas de empezar en el sector: ahorra tiempo en la redacción, nunca en aprender cómo funciona de verdad el sistema de prestaciones. El atajo es escribir, no entender.
Qué no puede hacer
- No es fiable con el derecho. La IA suelta con total seguridad un plazo equivocado o se inventa un recurso que no existe. Cada dato se comprueba contra el original. Siempre.
- No conoce a tus personas usuarias. Reproduce patrones de sus datos de entrenamiento —sesgos incluidos— y no capta la historia, el trauma ni el contexto de alguien. Eso es tu criterio, no el suyo.
- No es un espacio de trabajo confidencial. El ChatGPT normal no está hecho para datos protegidos. El paso de anonimizar no es cortesía: es la frontera entre una herramienta y una infracción.
- No hace la parte humana. La IA deja una carta legible. No puede sentarse con una persona asustada, comprobar si de verdad ha entendido, ni decidir qué le conviene. Eso es el trabajo. La IA solo aparta el papeleo para que te quede más tiempo para hacerlo.
En resumen
Una resolución densa es justo el tipo de problema en el que la IA es buenísima. Lo resuelves en minutos sin comprometer nunca la confidencialidad —siempre que el paso de anonimizar sea sagrado—. Borra los datos, deja que la IA haga la versión en lectura fácil, comprueba cada hecho contra el original y devuelve los datos reales a donde tienen que estar: tu sistema seguro, bajo tu responsabilidad.
Hacer bien la parte de la confidencialidad es todo el juego. Nuestro curso de protección de datos con IA cubre justo eso: los hábitos de anonimización y los pasos de comprobación que te protegen a ti y a tus personas usuarias. Apréndelo una vez y aplícalo a cada carta que aterrice en tu mesa. (Y para la tarea hermana —escribir más rápido las notas de caso— tienes la guía sobre redactar tus registros con IA sin saltarte el secreto profesional.)
