La séance, c’est le métier que tu aimes. Les quarante minutes d’après — rédiger ce qui s’est passé, transformer « bon, tu t’engages sur quoi ? » en vraie liste, écrire l’email de suivi sur le ton chaleureux-mais-pro — c’est le métier pour lequel personne n’a signé. Multiplie par quatre ou cinq clients par jour, et tes soirées partent dans de l’admin que le client ne voit même pas.
Voici la version 2026 de ce boulot : la séance se termine, la transcription existe, un seul prompt la transforme en récap client, liste de devoirs, notes de prépa pour la prochaine séance et email de suivi — et tes cinq minutes servent à relire et humaniser, pas à rédiger. Pas besoin d’une énième app à 30 € par mois. Les outils sont gratuits, les prompts sont plus bas.
Un truc d’abord, et c’est non négociable : tout ce workflow suppose que ton client a dit oui à l’enregistrement — à voix haute, sur l’enregistrement, et dans ton contrat. En France, ce n’est pas un détail : c’est l’article 226-1 du Code pénal plus le RGPD, et le code de déontologie ICF exige en plus de déclarer tout usage d’IA. On a écrit le garde-fou complet séparément : la règle de consentement avant l’IA en séance. Consentement d’abord. Ensuite, ça.
La stack gratuite (tu n’as probablement besoin de rien de neuf)
La catégorie « notes de réunion IA » est un champ de bataille d’outils payants — Otter, Fireflies, Fathom et une douzaine d’autres veulent tous leurs 10 à 30 € par mois, et le Blog du Modérateur en recense des nouveaux en continu. Un coach solo n’a besoin de rien de tout ça pour démarrer :
- Fathom, en gratuit — rejoint tes appels Zoom, Meet ou Teams, enregistre et transcrit sans limite de durée. Le hic : les résumés IA maison sont plafonnés à environ cinq réunions par mois. Aucune importance — en fait t’as pas besoin de leurs résumés, ChatGPT fait mieux avec ton prompt (ci-dessous). Ce qu’il te faut, c’est la transcription, et elle est illimitée. En français, la transcription n’est pas parfaite (les comparatifs français mesurent quelques pourcents d’erreur), mais largement exploitable pour un récap.
- Otter, en gratuit — 300 minutes de transcription par mois, mais 30 minutes max par conversation. Pour une séance de 50 minutes, c’est mort ; garde-le pour les points courts, ou comme plan B.
- Juste ChatGPT — si tu enregistres déjà tes séances (ou que tu prends des notes à la main), zappe le notetaker. Colle la transcription ou tes gribouillis : le prompt fait le reste, et la version gratuite de ChatGPT suffit.
L’upgrade payante, si un jour tu la veux : « Prends des notes pour moi » de Google Meet, dispo en français (une des huit langues prises en charge), écrit automatiquement les notes dans un Google Doc — et s’étend maintenant aux séances en présentiel via ton téléphone. Mais elle demande un abonnement Google AI Pro payant, et ne marche pas sur un compte Gmail gratuit. C’est confortable, pas nécessaire — c’est exactement pour ça que ce guide commence par la voie gratuite. Pendant ce temps, seulement 26 % des TPE-PME françaises utilisent l’IA générative d’après le baromètre France Num 2025 — autant dire que le coach qui maîtrise ce workflow a un coup d’avance sur son marché.
Le workflow 5 minutes
Étape 1 — récupère les mots. Fin de séance, tu attrapes la transcription dans ton notetaker (ou tu photographies tes notes manuscrites — ChatGPT lit les deux). Avant de coller quoi que ce soit : remplace le nom du client par [CLIENT], vire tout ce qui l’identifie, et désactive l’entraînement dans Paramètres → Contrôle des données. Trente secondes, une fois le pli pris.
Étape 2 — lance le prompt maître. C’est là que tout se joue. Un prompt, quatre sorties :
You are my assistant for my coaching practice. Below is the (anonymized)
transcript of a coaching session. Produce four things:
1. CLIENT RECAP — 5-8 warm, plain-English bullets of what we explored
and decided, written to the client ("you"), no jargon.
2. AGREED ACTIONS — the specific commitments the client made, each with
its deadline if one was mentioned. Only include commitments actually
stated. If none were stated clearly, say so.
3. MY PREP NOTES — 3-4 bullets for me: open threads to revisit next
session, patterns I should watch, anything left unresolved.
4. FOLLOW-UP EMAIL — a short, warm email to the client with the recap
and actions woven in. My voice: encouraging, direct, no corporate
filler. Sign off as [YOUR NAME].
Transcript:
[PASTE HERE]
(Les prompts marchent aussi en français — remplace les crochets et demande la sortie en français.)
La ligne qui bosse le plus dur, c’est « only include commitments actually stated ». Franchement, c’est elle qui sauve le système. Les résumeurs IA ont une manie documentée : transformer les « peut-être » en engagements fermes — des utilisateurs ont pris des outils de réunion la main dans le sac, en train d’inventer des actions que personne n’avait validées. Cette instruction, plus ta relecture, c’est le correctif.
Étape 3 — relis comme si ton nom était dessus, parce que c’est le cas. Compare le récap à ton souvenir de la séance. Vérifie chaque engagement de la liste d’actions — c’est le seul passage que tu ne survoles jamais. Corrige les deux phrases de l’email qui ne sonnent pas comme toi. Envoie. En général, moins de cinq minutes — et le client reçoit le jour même un suivi qui, avant, te tenait jusqu’à 22 h.
Le réglage de la voix
Le premier email généré sonnera pas tout à fait comme toi. Du coup, règle ça une fois pour toutes : colle deux ou trois emails de suivi que tu as réellement envoyés, avec « Match this voice exactly — this is how I write to clients. » Ensuite, garde-les dans la même conversation (ou un projet ChatGPT) et chaque brouillon revient dans ton registre. La différence entre « email qui sent l’IA » et « ton email, en plus rapide », c’est ce simple copier-coller.
Bonus : le point de mi-semaine
Les résultats en coaching se jouent sur la responsabilisation entre les séances. Depuis la même conversation :
Using the agreed actions above, draft a 3-sentence mid-week check-in
message for [CLIENT]: warm, brief, referencing their specific commitment,
ending with one open question. It should read like a text from a person,
not a newsletter.
(Là aussi : demande la sortie en français, l’IA suit sans broncher.)
Jamais d’envoi automatique là-dessus. Tu lis, tu ajustes, tu envoies toi-même — le client, c’est toi qu’il paie, et ça doit le rester.
Si tu es…
Coach business — tes clients vivent d’engagements et d’échéances, donc la section ACTIONS est ton livrable le plus précieux. Ajoute au prompt « flag any commitment that has no deadline » et regarde les trous se signaler tout seuls.
Coach de vie — tes séances sont moins liste d’actions, plus exploration. Rééquilibre le prompt : demande « les thèmes explorés » plutôt que des actions dures, et garde l’anonymisation stricte, parce que tes transcriptions sont les plus personnelles de la profession.
Coach santé ou bien-être — ajoute « do not include any medical details in the client-facing outputs » au prompt maître. Le cadrage des progrès, les habitudes et les encouragements passent bien ; tout ce qui est clinique n’a rien à faire dans un chatbot.
Coach exécutif — tes suivis peuvent être lus par des sponsors et les RH. Demande deux versions : l’email client, et une note « avancement de la mission » neutre et safe côté confidentialité, adaptable pour le sponsor sans exposer le contenu de séance.
Ce que ça ne peut pas faire
- Deviner ce qui n’a pas été dit. Si le vrai engagement du client s’est joué après la fin de l’appel, aucun prompt ne le récupère. Tes notes de prépa restent les tiennes.
- Être fiable sans relecture. Le problème des actions inventées est réel et documenté. Deux minutes de vérification, c’est l’impôt sur les quarante minutes gagnées. Paie-le à chaque fois.
- Ignorer les limites du gratuit. Les résumés Fathom se plafonnent (pas les transcriptions), les 300 minutes d’Otter s’évaporent, et sa limite de 30 minutes par conversation ne colle pas à une séance standard. Si tu dépasses le gratuit un jour, tu sauras exactement pourquoi tu paies.
- Faire la relation. Un message de suivi qui sent le généré fait des dégâts. La règle qui protège tout le système : l’IA rédige, toi tu envoies, rien ne part sans avoir été lu.
- Aider les coachs sur Gmail gratuit via Google Meet. Le notetaker intégré exige un plan IA payant ou un compte Workspace. La stack Fathom + ChatGPT existe précisément pour que ça n’ait aucune importance.
En résumé
Bref, le calcul est simple : une séance de 50 minutes te coûtait 90 minutes. Avec une transcription, un bon prompt et deux minutes de relecture, elle t’en coûte 55 — et le client reçoit un suivi meilleur et plus rapide que ce que la plupart des coachs n’enverront jamais. Les outils sont gratuits, le script de consentement prend dix secondes, et tout ça se cumule : chaque note de séance devient un historique consultable pour préparer la suivante. (Les consultants ont leur version du système : le kit IA d’après rendez-vous.)
Si tu veux le système complet — capture, prompts, habitudes de relecture et réglages de confidentialité — notre cours Comptes rendus de réunion avec l’IA le déroule pas à pas, et Coaching et Mentorat avec l’IA couvre le versant métier. Pour pousser les prompts plus loin, il y a Enchaînement de Prompts. Les deux premières leçons de chaque cours sont gratuites.
Sources :
- Fathom — notetaker IA avec offre gratuite
- IA pour compte rendu de réunion (gratuit) : top 8 des outils 2026 — Flowt
- IA et productivité : 5 outils recommandés par la rédaction — Blog du Modérateur
- Google Meet lance la prise de notes automatique en français — Clubic
- Google Meet ouvre la prise de notes Gemini aux abonnés AI Pro et Ultra — Clubic
- Baromètre France Num 2025 : le numérique et l’IA dans les TPE-PME — francenum.gouv.fr
- ICF Code of Ethics — International Coaching Federation
- Data Controls FAQ — OpenAI Help Center
