Plancraft vs ToolTime vs HERO 2026: Welche Handwerker-Software für welchen Betrieb?

Wenn du als Handwerker 2026 endlich auf eine Software umsteigst — Sanitär, Heizung, Elektro, Schreinerei, GaLaBau, egal welche Branche — dann landest du fast garantiert bei einem von drei Anbietern: Plancraft, ToolTime oder HERO Software. Alle drei deutsche Cloud-Lösungen, alle drei mit KI-Features, alle drei werben mit „Testsieger" und „über 30.000 Nutzer".

Tja, und genau das ist das Problem. Die Marketing-Texte unterscheiden sich kaum, die Demo-Videos sehen gleich aus, und der Preis liegt am Ende immer „auf Anfrage". Wer entscheidet sich für was — und warum?

Ich habe echte Capterra- und Trustpilot-Reviews durchgewühlt, die Praxispreise von OMR Reviews und Vergleichsportalen zusammengetragen, mit Bitkom- und ZDH-Marktdaten abgeglichen und Praktiker-Stimmen aus Reddit r/Handwerker und YouTube-Vergleichen (Chris Möck, clever-workflows.de) eingesammelt. Das Ergebnis: ein klarer Leitfaden mit Empfehlung pro Betriebsgröße — nicht der x-te „beide-haben-Vor-und-Nachteile"-Artikel.

Die kurze Antwort (für Eilige)

Wer’s tiefer wissen will: lies weiter. Kosten, Schwächen und KI-Realität gibt’s in den nächsten 2.000 Wörtern.

Wie groß ist der Markt 2026 überhaupt?

Bevor wir in die Tools einsteigen: Sind Handwerksbetriebe überhaupt schon digital? Die Antwort ist halt: ja, aber unterschiedlich.

ZDH-Daten (Zentralverband des Deutschen Handwerks): 68 % aller Handwerksbetriebe nutzen 2022 digitale Technologien — von 45 % in 2017. Bitkom 2025 ergänzt: 85 % bieten mindestens einen digitalen Service an (Online-Termin, E-Rechnung), aber nur 4 % setzen aktiv KI ein. Die Lücke zwischen „digital" und „KI-gestützt" ist riesig.

Konkrete Marktanteilszahlen für Plancraft, ToolTime, HERO veröffentlicht keiner der drei. Was wir wissen:

• Plancraft: Über 30.000 Nutzer (eigene Angabe), 38 Mio. EUR Series-B-Funding 2025 — stärkstes Wachstum 2024-2026
• HERO Software: Über 30.000 aktive Nutzer, trusted.de-Testsieger Note 1,4, größte Funktionsbreite
• ToolTime: Etabliert bei kleinen Cloud-First-Betrieben, keine öffentlichen Nutzerzahlen

Heißt: Beide großen Spieler (Plancraft, HERO) bewegen sich in derselben Liga. ToolTime ist die Nische-Alternative für Mobile-First-Kleinbetriebe.

Plancraft: Der Einfachheits-Champion

„Genial einfach und simpel aufgebaut, intuitiv nach Einweisung. Jeder Cent ist es wert. Übersicht über alle Projekte, App-Zeiterfassung, Chat, automatische Kalkulation, Aufmaß — super Support." — Malermeister auf Capterra/Reddit r/Handwerker

Module:

• Angebote & Rechnungen (mit GAEB-Import, Abschlags- und Schlussrechnungen)
• KI-gestütztes Aufmaß (Sprach-zu-Mengenberechnung)
• Materialverwaltung (Datanorm, IDS-Import)
• Mobile Zeiterfassung (Arbeitsstunden, Urlaub, Wetter, projektbasiert)
• Projekt- und Baustellenmanagement

KI-Features 2026:

• Sprach-Aufmaß: Du sprichst Maße auf der Baustelle ein, KI rechnet sie in Quadratmeter Trockenbau, Meter Rohrleitung, Stück Fliesen um
• Automatische Mengenermittlung + Materialschätzung
• KI-unterstützte Angebotserstellung „vom Aufmaß bis zum fertigen Angebot"

Das ist fokussierte KI — kein Telefonassistent, kein durchgängiger Agent. Aber genau in dem Bereich, der die meiste Zeit kostet (Aufmaß + Kalkulation).

Preise 2026 (laut Vergleichsportalen — der Hersteller gibt nur „ab"-Preise):

• Monatstarif: ab ca. 74,90 € pro User/Monat
• Jahrestarif: ab ca. 59,90 € pro User/Monat
• Aktueller Wechselbonus bis 1.200 € (Stand Mai 2026)

Schwächen aus Praxistests (für-gründer.de, handwerkersoftware-mieten.de):

• Begrenzter Funktionsumfang im Vergleich zu HERO (kein tiefes CRM/Lead-Management)
• Buchhaltung eher rudimentär — Gewinn-Auswertung fehlt
• Bei sehr komplexen Workflows stößt die Logik an Grenzen

Für wen? Maler, Fliesenleger, Sanitär, kleine Schreinereien mit 1-25 Mitarbeitern, die viel Aufmaß machen und einen klaren, schnellen Angebotsprozess brauchen. Keine ERP-Komplexitäts-Junkies.

ToolTime: Der mobile Allrounder

„Einfache Bedienung, Schnittstellen, Kundenservice ist kostenlos und sehr hilfreich." — Felix, Anlagenmechaniker SHK, Capterra 10.07.2024, 5 Sterne

„Nicht empfehlenswert!! Mir wurde versprochen, dass ich mich deutlich verbessern würde." — Maurice, Bau-Geschäftsführer, Capterra 03.08.2024, 1 Stern (Kritik an fehlenden Features bei individuellen Rechnungen/Abschlägen)

Module:

• Angebote, Rechnungen, Kunden- und Projektverwaltung
• Einsatzplanung mit Plantafel (Stärke gegenüber Plancraft)
• Mobile Zeiterfassung, Baustellendokumentation (Foto, Notizen)
• Materialimport (Datanorm, IDS), Lexware-Integration

KI-Features 2026 (ToolTime Echo):

• Voice-to-Docs: Du sprichst auf der Baustelle, Echo macht daraus strukturierte Arbeitsberichte — Aufmaßnotizen, Mängelprotokolle, Stundenzettel
• Branchenpreise für Voice-to-Docs liegen bei 49-120 € pro User/Monat als Add-on

Preise 2026 (OMR Reviews + Vergleichsportale):

• SOLO: ca. 79 €/Monat für Einzelkämpfer
• TEAM: 3 Mitarbeiter à 49 €/Lizenz/Monat = 147 €/Monat
• Höhere Pakete (MAX) für größere Teams
• Jahrestarif: ab ca. 59 €/Monat
• ⚠️ Mehrere Quellen weisen auf Preiserhöhungen in den letzten Jahren hin

Schwächen:

• Automatisierungstiefe begrenzt — komplexere Workflows stoßen an Grenzen
• Vergleichsweise teuer bei wachsenden Teams (linear pro User)
• Fehlende Tiefe bei GAEB-Ausschreibungen und Lager/Bestellwesen

Für wen? Sanitär-, Heizungs-, Elektrobetriebe mit 1-15 Mitarbeitern, die viel Außendienst machen, Plantafel-getrieben planen und Sprach-Dokumentation als Hauptproduktivität-Hebel sehen.

HERO Software: Der ERP-Champion

„Endlich eine Software, die verstanden hat, wie Handwerk wirklich funktioniert." — Badsanierung/Fliesen-Betrieb, Trustpilot 2025, 5 Sterne

„Für ein Unternehmen im Garten- und Landschaftsbau ist die Software nicht zu empfehlen." — GaLaBau-Betrieb, Trustpilot (Kritik: zu unflexibel)

Module:

• Komplette Auftragsverwaltung von Lead bis Schlussrechnung
• Tiefes CRM mit Lead-Management
• Zeiterfassung, mobile App, Dokumentenmanagement
• Rechnungswesen mit Mahnwesen
• Spezielle SHK-Workflows (Wartungsplanung, Sanierungsprojekte)
• „Plantafel" für Einsatz- und Ressourcenplanung

⚠️ Hinweis zu SHK-Spezialmodulen: Konkrete Module wie „Wärmepumpenrechner" oder „Hydraulikabgleich" sind in den verfügbaren öffentlichen Quellen nicht als fest integrierte HERO-Module dokumentiert. SHK-Betriebe nutzen für diese Spezialberechnungen typischerweise Fachtools, die HERO als Daten anbindet — nicht ersetzt.

KI-Features 2026 (HERO AI + HERO Voice):

• HERO Voice (auch „ZORRO"): KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, beantwortet Fragen, qualifiziert Leads und legt direkt Aufgaben/Aufträge in HERO an
• KI-gestützte Lead-Verarbeitung: Webformular-Daten laufen automatisiert ein, werden weiterbearbeitet
• KI-Unterstützung bei Angebotsprozessen

Damit geht HERO am weitesten in der KI-Tiefe — nicht nur Sprache, sondern echte agentische Workflows, die in der Telefonie und im Lead-Management eingreifen.

Preise 2026:

• HERO Core: ab 69 €/User/Monat
• Monatstarif: ab ca. 79 €/Monat, Jahrestarif: ab 59 €/Monat
• Top-Tarife bis 209 €/Nutzer (Stand Praxisberichte)
• Tests vermerken: Preise wurden in letzten Jahren erhöht, dafür neue Features (u.a. Buchhaltung) hinzugekommen

Schwächen:

• Steilere Lernkurve als Plancraft/ToolTime — mehr Funktionen, mehr Klicks
• Für Solo-/Kleinbetriebe „mächtig, aber teuer und komplex"
• AGB erlauben Preisanpassungen bei Vertragsverlängerung — auf Bindungsfristen achten

Für wen? Mittelständische Betriebe mit 10-100 Mitarbeitern, eigenem Telefon-Volumen (>20 Anrufe/Tag), Lead-Management-Bedarf und Lust auf ein „Betriebssystem" statt einer leichten App.

Direkt-Vergleich KI-Features 2026

Wer setzt am stärksten auf generative KI? HERO. Punkt. Telefon-KI plus durchgängige Workflow-Automatisierung sind 2026 das ambitionierteste Setup im DACH-Handwerk.

Wer setzt KI am fokussiertsten ein? Plancraft. Fokus auf den engsten Engpass (Aufmaß → Angebot), kein KI-Theater.

Wer ist am vorsichtigsten mit KI? ToolTime. Echo ist solide, aber kein Game-Changer im Vergleich zur Konkurrenz.

Aufmaß-KI: magicplan + Co. — Realität vs. Marketing

Du hörst von magicplan als „der Aufmaß-App schlechthin"? Stimmt halb. Praxis-Realität:

• magicplan (LiDAR + iPhone-Kamera): ±1-3 cm Genauigkeit bei Standardräumen. Heißt: 95-98 % OK für Angebote und Materialkalkulation. Riesiger Zeitvorteil gegenüber Zollstock (Faktor 5-10x).
• Aber: Bei engen Winkeln, spiegelnden Flächen oder mm-Präzision (z.B. Fliesenarbeit auf Fugenraster) muss zusätzlich nachgemessen werden. Laser-Distanzmesser bleibt Pflicht-Backup.
• RoomScan Pro: Älter, weniger empfohlen 2026.

Integration mit Plancraft/ToolTime/HERO: Stand Mai 2026 sind tiefe API-Verbindungen rar. Die Praxis: Export aus magicplan (PDF, JPG, DXF, CAD) → Import als Anhang in Handwerker-Software. Keine Live-Sync. Wer auf nahtlose Integration hofft, wird enttäuscht.

💡 Praxis-Tipp aus Handwerker-Foren: Magicplan ist genial für schnelle Quadratmeter-Kalkulation (Bodenbeläge, Wandfarbe, Trockenbau). Für millimeter-präzise Arbeit (Sanitär-Verrohrung, Fliesenfugen) bleibt Laser + Zollstock Standard.

Buchhaltung: Welches Tool spricht mit DATEV/sevdesk/LexOffice?

Hier wird’s ehrlich tricky. Alle drei bieten Exporte zu DATEV/sevdesk/LexOffice, aber echte Live-API-Integrationen sind nicht das Standard-Feature.

Wer ist Buchhaltung-Hub? Wenn du DATEV-Steuerberater hast, brauchst du keine Live-API — der Export reicht für 95% der Fälle. Wenn du selbst sevdesk/LexOffice machst und Live-Sync willst: HERO ist am stärksten, dahinter ToolTime mit Lexware. Plancraft setzt eher auf solide Exporte als tiefe Integration.

Was gibt’s daneben? sevdesk und LexOffice sind keine Handwerker-Software — sie können Buchhaltung, aber kein Aufmaß, keine Plantafel, keine GAEB. Wer Handwerker-Workflow + Buchhaltung will, braucht beides: ein Handwerker-Tool plus ein Buchhaltungs-Tool. Niemand hat eine eierlegende Wollmilchsau gebaut.

Wechseln statt warten? Praxisrealität 2026

Aus Handwerker-Foren und YouTube-Vergleichen (Chris Möck / clever-workflows.de ist die Referenz im DACH-Handwerk):

• Wer wechselt zu Plancraft: Solo- und Kleinbetriebe, die HERO als zu komplex empfunden haben oder von Excel/Papier kommen. Plancraft hat aktiv einen Wechselbonus bis 1.200 € ausgelobt — das ist ein Marktangriff auf HERO.
• Wer wechselt zu HERO: Wachsende Betriebe (10+ MA), die mit Plancraft/ToolTime an die Funktions-Grenze gestoßen sind und jetzt CRM, Lead-Management und Plantafel brauchen.
• Massenwanderung gibt es nicht. Die meisten Handwerker bleiben beim einmal gewählten Tool, weil der Wechselaufwand (Datenmigration, Mitarbeiter-Schulung) hoch ist.

Preiserhöhungen sind bei allen drei dokumentiert — keine Massenrebellion auf X oder in Foren, aber Beschwerden vereinzelt vorhanden. Wichtig: AGB lesen, Bindungsfristen prüfen, bei Vertragsabschluss explizite Preisstabilität für 24 Monate verhandeln.

Häufige Fehler bei der Software-Auswahl

Fehler 1: Auf den günstigsten Tarif schauen

Du sparst 200 €/Jahr, verlierst aber 5 Stunden/Woche durch fehlende Funktionen. Rechnung: 5h × 50 €/h × 50 Wochen = 12.500 € Produktivitätsverlust. Spar nicht falsch.

Fehler 2: Die Software-Demo mit allen Features wählen, statt der mit der Bedienbarkeit

Wenn deine Mitarbeiter die App nicht öffnen, ist sie wertlos. Mobile UX > Funktionsumfang. Capterra-Reviews lesen, nicht nur Hersteller-Demos.

Fehler 3: KI-Hype mitkaufen, ohne den Use-Case zu kennen

HERO Voice klingt geil. Aber wenn dein Telefon 5x am Tag klingelt, sparst du dadurch nichts. Erst Use-Case definieren: „Wo verliere ich aktuell die meiste Zeit?" Dann Tool wählen, das genau diesen Engpass adressiert.

Fehler 4: Bindungsfrist unterschätzen

HERO-AGB erlauben Preisanpassungen bei Verlängerung. Plancraft und ToolTime haben ähnliche Klauseln. Maximal 12-Monats-Bindung verhandeln, dann jährlich neu evaluieren.

Fehler 5: Aufmaß-App separat ohne Integration kaufen

magicplan ist toll. Aber wenn du jeden Plan einzeln per PDF in Plancraft hochlädst und dann manuell ins Angebot tippst, hast du den Effizienzgewinn verloren. Tools mit nativem Aufmaß (wie Plancraft Sprach-Aufmaß) sind für die meisten Betriebe besser als zwei getrennte Apps.

Die ehrliche Empfehlung pro Betriebsgröße

1-3 Mitarbeiter (Solo, Kleinstbetrieb): → ToolTime SOLO oder Plancraft Solo-Tarif. ToolTime, wenn mobil-Außendienst-fokussiert. Plancraft, wenn Aufmaß+Angebot der Hauptpain-Punkt.

4-15 Mitarbeiter (Kleinbetrieb): → Plancraft (Maler/Fliesen/Schreiner mit Aufmaß-Schwerpunkt) oder ToolTime (SHK/Elektro mit Plantafel-Bedarf). HERO ist hier oft überdimensioniert.

16-50 Mitarbeiter (Mittelständler): → HERO Software. Hier zahlt sich CRM, Lead-Management und Telefon-KI aus. Plancraft/ToolTime werden funktional zu eng.

50-100+ Mitarbeiter (Großhandwerk): → HERO oder klassisches ERP (Sage, PDS, Das Programm). HERO ist die Cloud-Alternative mit dem größten Funktionsumfang im DACH-Markt.

Fazit: Es gibt kein „bestes Tool" — nur das richtige für DEINEN Betrieb

Wer 2026 noch Excel + Papier verwaltet, hat halt einen Wettbewerbsnachteil. Aber wer sich blind ein Tool kauft, weil „YouTube empfiehlt das", auch.

Drei Regeln, die den Unterschied machen:

1. Nutze die kostenlose Testphase (7-14 Tage bei allen drei) — und teste mit einem echten Kundenprojekt, nicht mit einer Demo-Spielerei
2. Frage zwei Bestandskunden des Tools (über Capterra, Reddit r/Handwerker oder direkt anrufen) nach ehrlichen Erfahrungen
3. Plane den Migrationsaufwand mit ein — Daten aus dem alten System rauszuholen kostet halt 2-5 Tage Arbeit, das vergessen alle

Und wenn du dann das richtige Tool gefunden hast: die Schulung deiner Mitarbeiter ist NICHT optional. Die KI-Funktionen, die du oben gelesen hast, funktionieren nur, wenn jemand sie auch nutzt. Hier kommt der nächste Schritt:

🎓 Wenn du tiefer einsteigen willst: Unser Kurs KI-Tools für deutsche Handwerker 2026 zeigt dir Schritt für Schritt, welche KI-Features in Plancraft, ToolTime und HERO du wirklich nutzt — mit Setup-Anleitungen, Prompt-Vorlagen und Praxisbeispielen für SHK, Elektro, Maler und GaLaBau. 8 Lektionen, ohne Marketing-Blabla. Plus: Wie du QCG-Förderung für die Schulung beantragst (bis zu 100 % Lehrgangskosten + 75 % Lohnzuschuss).

Quellen

Hersteller-Quellen:

• Plancraft offizielle Seite
• ToolTime offizielle Seite
• HERO Software offizielle Seite

Vergleichsportale & Reviews:

• Capterra Plancraft
• Capterra ToolTime
• OMR Reviews — Plancraft, ToolTime, HERO Tarif-Listings
• Trustpilot-Reviews zu HERO Software (2025-2026)
• trusted.de — HERO als Testsieger Note 1,4
• Vergleich für-gründer.de
• handwerk-digitalisieren.de
• hawepro.de Vergleich

Markt-Daten:

• ZDH (Zentralverband des Deutschen Handwerks) — Digitalisierungsumfrage 2022 (45% → 68%)
• Bitkom 2025 — 85% digitale Services, 4% aktive KI-Nutzung im Handwerk
• handwerker-kosmos.de — Preisvergleiche
• WiWo / FAZ Berichte zur Plancraft 38 Mio EUR Series B (2025)

Praxisstimmen via Grok-Recherche (Mai 2026):

• Capterra-Reviews mit Datum + Sternen (Felix SHK, Maurice Bau, etc.)
• Trustpilot-Reviews
• Reddit r/Handwerker
• Chris Möck / clever-workflows.de (YouTube-Vergleichsvideos)

Aufmaß-Apps:

• magicplan
• meisterox.app — Praxiserfahrungen mit magicplan im Handwerk

Recherche-Methodik: Perplexity Pro (Web + Academic + Wiley + Social) zu Hersteller-Features und Preisen, Grok für X/Capterra/Trustpilot/Reddit-Praktikerstimmen Stand Mai 2026. Forschungsnotizen unter research/perplexity-pro-research.json und research/grok-research.json im Blog-Ordner.

Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Software-Beratung. Preise und Funktionen ändern sich. Stand: Mai 2026. Vor Vertragsabschluss eigene Tests und Vergleichsangebote einholen.