Wenn du Mandanten-, Patienten- oder Beratungsgespräche über Microsoft Teams führst, ist dieser Satz einen Moment Stille wert: Bis vor Kurzem lief der KI-Mitschreiber standardmäßig mit, und es gab keinen sauberen Weg, ihn mitten im Gespräch abzuschalten.
Heißt im Klartext: Eine unbekannte Zahl vertraulicher Gespräche — Therapiesitzungen, Mandantenberatungen, BEM-Gespräche, Konflikte mit dem Chef — wurde von einer KI transkribiert und zusammengefasst, der niemand im Raum je zugestimmt hatte.
Nach genug Gegenwind hat Microsoft dann doch zurückgerudert. ComputerBase und Dr. Windows haben’s gemeldet: Es gibt jetzt einen Besprechungs-KI-Schalter, der Copilot, Facilitator und Recap im laufenden Meeting stoppt. Der Rollout läuft im Juli.
Zwei Klicks. Aber da steckt ein Haken drin, über den bisher praktisch niemand schreibt — und wenn du eine Schweigepflicht hast, ist genau dieser Haken der Teil, der zählt.
Wo der Schalter sitzt
Er liegt in der Meeting-Symbolleiste, direkt im Gespräch. Nicht in irgendeiner Einstellungsseite, für die du das Meeting verlassen müsstest.
Eine wichtige Einschränkung dazu: Nur lizenzierte Organisatoren und Referenten dürfen den Schalter umlegen. Bist du bloß Teilnehmer in einem fremden Meeting, siehst du zwar an der Statusanzeige, dass die KI läuft — ausschalten kannst du sie nicht. Du kannst nur fragen.
Für Therapeutinnen, Anwälte und Ärztinnen heißt das ganz konkret: Lade zu deinen Gesprächen selbst ein. Schickt dir der Mandant den Termin, gehört dir der Schalter nicht.
Der Haken: Die Transkription holt die KI zurück
Das steht in Microsofts eigener Rollout-Meldung (MC1319216) unter der Überschrift “Transcription Dependency”, und es ist mit Abstand das Wichtigste in diesem Artikel.
Besprechungs-KI und Transkription sind aneinandergekoppelt. Microsoft schreibt es selbst: Wer die Besprechungs-KI einschaltet, startet automatisch die Transkription — und wer die Transkription startet, aktiviert damit automatisch die Besprechungs-KI und den Recap.
Lies den zweiten Halbsatz nochmal. Du hast die KI zu Beginn ausgeschaltet. Zwanzig Minuten später drückt eine hilfsbereite Kollegin — oder der Mandant selbst — auf “Transkription starten”, weil er ja gern was Schriftliches hätte. Die KI ist damit wieder an und fasst deine vertrauliche Sitzung zusammen.
Damit wirklich keine KI mitläuft, müssen beide aus bleiben. Einen Zustand, in dem transkribiert wird und die KI schweigt, gibt es nun mal nicht.
Nebenbei: Genau das hat die deutsche Berichterstattung bisher nur angerissen — und mancherorts sogar verdreht. Wenn du also irgendwo liest, das Abschalten von Copilot schalte die Aufzeichnung gleich mit ab: Das stimmt nur in eine Richtung. Andersrum eben nicht.
Der letzte Punkt verdient eine eigene Zeile. Die eigene Besprechungs-KI von Teams auszuschalten macht mit einem fremden Notetaker-Bot exakt gar nichts. Die laufen über App-Berechtigungen, die dein Admin verwaltet. Wenn da ein Bot mit Namen und kleinem Avatar in deinen Terminen sitzt, kriegst du den mit diesem Schalter halt nicht raus.
Der deutsche Teil: Schweigepflicht und Betriebsrat
Und jetzt wird’s spezifisch, denn hier hört die internationale Berichterstattung auf.
Wenn du der Schweigepflicht unterliegst, ist das keine Geschmacksfrage. § 203 StGB stellt die Offenbarung von Privatgeheimnissen unter Strafe — für Ärztinnen, Psychotherapeuten, Anwältinnen, Steuerberater und weitere Berufsgruppen. Ein KI-Dienst, der eine Sitzung mitschreibt und zusammenfasst, ist dabei kein neutrales Möbelstück im Raum: Er verarbeitet die Geheimnisse mit. Genau dafür gibt es § 203 Abs. 3 StGB — mitwirkende Personen und Dienstleister müssen sauber eingebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Dazu kommt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und, bei Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO. Kurz: Die KI auszuschalten ist der einfache Weg. Sie einzuschalten ist ein Compliance-Projekt.
Und wenn du in einem Unternehmen mit Betriebsrat sitzt, kommt eine zweite Ebene dazu, die es in den USA schlicht nicht gibt: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, sind mitbestimmungspflichtig — und zwar erzwingbar. Der Knackpunkt ist die Überwachungseignung, nicht die Absicht: Eine KI, die Gesprächsverläufe auswertet, Beiträge zusammenfasst und Arbeitsstände verdichtet, erfüllt das objektiv, auch wenn kein Mensch im Unternehmen jemanden kontrollieren will. Der Bitkom-Leitfaden “Künstliche Intelligenz und Mitbestimmung” vom Februar 2026 geht genau darauf ein.
Heißt praktisch: Ohne Betriebsvereinbarung ist die Einführung von Copilot in Meetings angreifbar. Der neue Schalter ist dabei ein gutes Argument für eine Vereinbarung — er macht Abschaltbarkeit technisch nachweisbar. Er ersetzt sie nicht.
Was du deinem Gegenüber sagst
Die meisten Artikel enden hier — beim Schalter. Aber wenn du eine Verschwiegenheitspflicht hast, ist der Schalter die leichte Hälfte. Die schwere ist das Gespräch.
Die Forschung dazu ist unangenehm deutlich. In einer Studie mit 121 Patientinnen und Patienten, deren Behandler KI-Dokumentation einsetzten, stimmten 81,6 % zu, solange sie eine einfache Erklärung bekamen — “die Aufnahme hilft, Ihre Notiz zu erstellen”. Erfuhren sie zusätzlich von den KI-Funktionen, davon, wo die Daten liegen, und dass ein Unternehmen mit im Spiel ist, fiel die Zustimmung auf 55,3 %.
Ehrlich zu sein kostet dich also rund ein Viertel deiner Zusagen. Das ist der reale Preis, und du solltest ihn trotzdem zahlen — denn die Alternative ist eine Einwilligung, die nicht informiert ist. Und eine nicht informierte Einwilligung ist nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO eben keine.
Zwei weitere Befunde, die du mit ins Gespräch nehmen solltest:
- 96–98 % sagten, dass es für ihre Entscheidung wichtig war, wohin die Aufnahme geht, wer darauf zugreifen kann und wozu sie genutzt wird. Das sind keine Details, die man weglassen darf.
- 35 bis 52 % gaben an, Dinge zurückzuhalten — gerade bei psychischer Gesundheit, Sexualität und allem, wofür sie sich schämen — wenn sie wüssten, dass eine KI mithört. Für Therapeutinnen ist das keine Datenschutz-Fußnote. Das ist die Sitzung selbst, beschädigt.
Das Skript zählt also. Kurz halten, mit der Wahl anfangen, das Nein wirklich leicht machen:
“Bevor wir starten: Teams hat eine KI-Assistenz, die mitschreibt und hinterher eine Zusammenfassung erstellt. Ich hab die für unsere Gespräche grundsätzlich aus. Wenn Sie eine schriftliche Zusammenfassung nützlich fänden, können wir sie anschalten — dann sag ich Ihnen genau, wo sie gespeichert wird und wer sie sehen kann. Beides ist völlig in Ordnung. Wollen Sie sie an, oder lasse ich sie aus?”
Elf Sekunden. Es benennt die Technik, es bietet ein echtes Nein an, und es legt die Entscheidung dorthin, wo das Vertrauen auf dem Spiel steht. Die Forschung ist eindeutig: Genau das wollen Menschen — eine kurze, klare Erklärung plus eine echte Wahl. Kein Technik-Vortrag. Und kein Schweigen.
Wo die Aufzeichnung tatsächlich landet
Wird ein Teams-Meeting aufgezeichnet oder transkribiert, liegt die Datei nicht in irgendeiner abstrakten Cloud. Sie landet im OneDrive des Organisators (normales Meeting) oder auf der SharePoint-Seite des Kanals (Kanal-Meeting) und taucht im Meeting-Chat und im Recap-Tab auf.
Standardmäßig kann jeder, der im Meeting war, Aufzeichnung und Transkript öffnen. Der Organisator kann das einschränken — nur er selbst, oder ausgewählte Personen — aber er muss es eben aktiv tun.
Und darüber liegt noch eine Ebene: Das sind ganz normale Dateien im Microsoft-Tenant deiner Organisation. Sie unterliegen eurer Aufbewahrungsrichtlinie, sie sind im Rechtsstreit auffindbar, und Administratoren kommen dran. Für ein Mandantengespräch gilt: “Ich hab’s aus dem Chat gelöscht” ist nicht dasselbe wie “es ist weg”.
Was das für dich heißt
Therapeutin oder Beraterin: Standardmäßig aus, zu eigenen Terminen selbst einladen, Skript benutzen. Der Selbstzensur-Befund ist der, der die Sache entscheidet — wer sich selbst zensiert, weil eine Maschine mithört, ist jemand, dem du nicht richtig helfen kannst.
Anwältin: Es geht nicht nur um Datenschutz, sondern darum, ob ein Gespräch, das unter das Mandatsgeheimnis fällt, durch den KI-Dienst eines Dritten laufen soll. Standardmäßig aus. Und wenn ein Mandant eine Zusammenfassung will: schreib sie selbst.
Steuerberater oder Finanzberaterin: Bei dir ziehen Aufbewahrungspflichten in die Gegenrichtung. Völlig in Ordnung — das hier ist kein Plädoyer gegen Dokumentation. Es ist ein Plädoyer dafür, zu wissen, ob das Protokoll du geschrieben hast oder eine KI es sich zusammengereimt hat. Und dem Mandanten zu sagen, welches von beidem.
Personalabteilung: Anhörungen, Konfliktgespräche, BEM. Härtester Fall. Eine KI-Zusammenfassung eines Disziplinargesprächs ist ein Dokument, das dir später vorgelesen wird — von jemandem, der nicht auf deiner Seite steht. Aus. Und selbst mitschreiben. Und zwar bevor der Betriebsrat fragt.
Mittelstand, Geschäftsführung: Zwei Dinge haben sich leise geändert. Copilot ist seit dem 1. Juli fest in Microsoft 365 Business Standard und Premium eingebaut — das separate Add-on ist weg, der Preis hat sich mitbewegt. Du zahlst also dafür, ob du’s nutzt oder nicht. Und deine Leute können KI jetzt im Kundengespräch abschalten. Beides gehört auf die Tagesordnung eures nächsten Jour fixe. Zusammen mit dem Betriebsrat.
Was der Schalter nicht löst
- Er wirkt nicht rückwirkend. Was die KI vor dem Klick erzeugt hat, existiert weiter — im Chat, im Recap, nach eurer Aufbewahrungsrichtlinie.
- Er reicht nicht in alte Meetings. Jeder Recap, der schon in OneDrive liegt, bleibt in OneDrive liegen.
- Er stoppt keine Fremd-Bots. Anderes System, andere Berechtigungen, Admin-Sache.
- Man kann ihn dir wegnehmen. Hat euer Admin die Besprechungs-KI im Tenant deaktiviert, taucht der Schalter gar nicht erst auf — auch gut. Hat er sie vorgeschrieben, ist das ein Gespräch mit der IT, keine Einstellung, die du gewinnst.
- Er besorgt dir keine Einwilligung. Der Schalter erledigt die Maschine. Das Gespräch mit deinem Gegenüber bleibt deins — und es ist der Teil, der euch beide tatsächlich schützt.
Unterm Strich
Microsoft hat euch einen Aus-Schalter gegeben, weil genug Leute gesagt haben, dass eine standardmäßig mithörende KI sich nach Überwachung anfühlt. Nimm den Gewinn mit — aber nimm ihn korrekt mit.
Besprechungs-KI aus, Transkription gleich mit aus lassen, zu eigenen Mandantenterminen selbst einladen, und einen ehrlichen Satz an den Anfang der Sitzung stellen. Das ist die ganze Praxis. Und es ist weniger Arbeit als das Compliance-Memo, das du sonst hinterher schreibst.
Wenn du das ganze System dahinter willst — was du in eine KI kippen darfst, was den Raum nie verlässt, und wie ein vertrauliches Gespräch vertraulich bleibt — unser Kurs DSGVO und KI startet kostenlos mit den ersten zwei Lektionen.
Und wenn du auf der anderen Seite rauskommst und KI-Protokolle mit Einwilligung willst: Das ist eine legitime Entscheidung — KI-Meeting-Notizen zeigt, wie man’s sauber macht.
Quellen
- Microsoft 365 Message Center MC1319216 — Teams: Besprechungs-KI-Schalter
- Copilot, Facilitator und Intelligent Recap lassen sich deaktivieren — ComputerBase
- Umstrittene KI-Funktionen lassen sich in Meetings deaktivieren — Dr. Windows
- Künstliche Intelligenz und Mitbestimmung, Leitfaden 2026 — Bitkom
- Patient and Clinician Perspectives on Ambient AI Documentation — JAMA Network Open
- Zugriff auf Aufzeichnungen und Transkripte anpassen — Microsoft Support
